L’espace numérique sécurisé des agents publics (Ensap) est ouvert aux agents de la fonction publique territoriale depuis la parution du décret n° 2021-1752 du 21 décembre 2021.
Un décret publié au Journal officiel du 22 novembre définit les caractéristiques essentielles et les modalités d’utilisation de l’Ensap, créée et administrée par la direction générale des finances publiques (DGFiP) et offrant divers services personnalisés relatifs à la paye, aux pensions et aux élections professionnelles. Surtout, ce décret procède à sa mise en conformité au regard du règlement général sur la protection des données, dit RGPD : il précise en particulier qui a accès aux données enregistrées.
Son utilité
L’Ensap permet à l’agent public :
- de disposer d’un outil d’échange et de communication avec l’administration ;
- de disposer d’un espace d’archivage de documents relatifs aux pensions de l’Etat (notamment estimations de pension, titres de pension, bulletins de pensions) et à la paye (notamment bulletins de paye, bulletins de solde, bulletins de solde de réserve, attestations fiscales) ;
- d’obtenir la simulation du montant de sa retraite servie par le régime des retraites de l’Etat ;
- d’effectuer des démarches en ligne ;
- de consulter et mettre à jour ses données personnelles ;
- de transmettre à des tiers, au moyen d’un lien sécurisé, des informations relatives à la paye et aux pensions ;
- de participer aux élections professionnelles dans la fonction publique de l’Etat, par la mise à disposition de la carte électorale.
Les informations et catégories de données à caractère personnel enregistrées dans le traitement sont énumérées à l’annexe du décret.
Conservation des données
Les données de connexion des usagers font l’objet d’une journalisation qui se traduit par la conservation des éléments d’identification de l’usager, des date et heure de la connexion et de la nature de l’intervention. Elles sont conservées pendant douze mois à compter de leur enregistrement.
Mais le décret précise également que les durées de conservations de certaines données. Les données relatives à la paye sont conservées tout au long de la carrière de l’agent et jusqu’à ce que celui-ci atteigne l’âge de soixante-quinze ans. Le numéro de compte bancaire utilisé dans le cadre de la procédure d’identification à l’Ensap n’est pas conservé au-delà de la première connexion à l’espace. Il est mis à jour à chaque collecte d’un bulletin de paye pour permettre à l’agent de procéder à sa demande de départ à la retraite en ligne et demander le paiement de sa pension sur ce compte ou d’en changer dans sa demande.
Les données relatives aux pensions sont conservées pendant cinq ans à compter de la date de décès de l’agent.
Les données relatives à la carte électorale pour les élections professionnelles par vote électronique sont conservées jusqu’à l’épuisement des délais de recours contre le résultat desdites élections.
L’accès des agents aux données
Seuls les usagers ont accès à l’espace numérique sécurisé des agents publics.
Peuvent être destinataires de tout ou partie des données enregistrées dans l’Espace, listées en annexe, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d’en connaître :
- les agents des services gestionnaires des rémunérations dont l’agent public dépend ;
- les agents des services de gestion des ressources humaines dont l’agent public dépend ;
- les agents des services liaison-rémunération ;
- les agents des services gestionnaires de retraite ;
- les agents en charge de l’assistance informatique des utilisateurs ;
- les agents des organismes membres du groupement mentionné au VI de l’article L. 161-17 du code de la sécurité sociale ;
- les destinataires désignés par l’agent pour les documents qu’il décide de communiquer.
Enfin, les droits d’accès et de rectification du traitement s’exercent :
- pour les données concernant la paye : auprès du service gestionnaire dont l’agent relève ;
- pour les données concernant la solde : auprès des services du ministère de la défense ;
- pour les données concernant les pensions : auprès du service des retraites de l’Etat, bureau en charge du support, de l’infrastructure et de la production, 10, boulevard Gaston-Doumergue, 44964 Nantes Cedex 9 ;
- pour les données concernant la carte électorale : auprès du service gestionnaire dont l’agent relève.
Les droits à l’effacement, à la limitation et d’opposition ne s’appliquent pas au présent traitement.
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