Archives et numérique : encore un long chemin à parcourir pour les collectivités

La dématérialisation ? Aucune collectivité ne peut désormais y échapper ! La montée en charge de la facturation électronique en est la preuve. Depuis le 1 er janvier 2017, les plus grandes sociétés françaises doivent transmettre des factures dématérialisées à leurs clients publics, qui sont tenus de les accepter. Toutes les entreprises seront soumises à cette obligation dès 2020 (ordonnance du 26 juin 2014 définissant le calendrier d’obligation de facturation électronique).

L’Agence pour l’informatique financière de l’Etat a mis gratuitement à disposition des fournisseurs, mais aussi des collectivités, une solution intitulée « Chorus pro ». Lorsqu’une facture est déposée sur la plateforme, le portail la stocke dans son serveur Atlas, sur lequel la direction générale des finances publiques archive aussi toutes les pièces justificatives transmises par les ordonnateurs au comptable public.

« L’Etat est allé au bout de la démarche en proposant une solution pour l’archivage de ces documents pendant le temps de leur durée d’utilité administrative », se félicite Catherine Junges, responsable du pôle des archives départementales des Yvelines. « C’est essentiel, car, jusqu’alors, les collectivités n’envoyaient que des copies scannées et gardaient précieusement les originaux papier. Mais avec la dématérialisation, l’original, c’est la facture numérique. Et la plupart des communes n’ont pas les moyens de sécuriser ces documents. »

En 2000, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve (loi n° 2000-230 du 13 mars 2000) a ouvert la voie à la dématérialisation des procédures administratives. Les collectivités ont emboîté le pas à l’Etat, multipliant les chantiers de dématérialisation.

Des données vulnérables

« Cette dématérialisation tous azimuts, sans réflexion sur la sécurité des données, comporte une somme considérable de ...