Réponse du ministère de l’Économie, des finances, de la souveraineté industrielle et numérique : La déclaration d’un changement d’adresse administratif d’une entreprise individuelle ou en société résultant d’une décision de la commune est une formalité différente de celle d’un transfert de siège social.
Elle n’est soumise à aucun frais de déclaration, y compris pour les sociétés, afin de ne pas pénaliser les entreprises et notamment les très petites entreprises (TPE), artisans et petits commerçants. L’arrêté municipal ou la décision de la commune sont suffisants pour justifier la gratuité de la formalité. C’est en ce sens que le ministre de l’économie a, comme le rappelle le député, répondu à la question n° 05837 du sénateur SOMON publiée le 31 août 2023.
Toutefois, les greffiers des tribunaux de commerce font application d’un avis n° 2018-007 du comité de coordination du registre du commerce et des sociétés aboutissant à nuancer le principe de gratuité de ladite formalité, selon la manière dont l’information relative au changement d’adresse est portée à la connaissance du greffe :
- lorsque le greffier est informé par l’administration, en dehors de toute formalité de modification de la situation de l’entreprise, du changement de libellé de l’adresse décidé par l’autorité administrative, il procède à la mise à jour du registre du commerce et des sociétés (RCS) par le biais d’une inscription d’office, gratuitement en application de l’article R. 743-145 du code de commerce. Postérieurement, le greffier pourra inviter la société à déposer en annexe du RCS les actes modifiant les statuts et les statuts mis à jour, ce dépôt d’actes isolés réalisé sur le site du guichet unique des formalités d’entreprises engendrant toutefois quelques frais (une quinzaine d’euros) ;
- lorsque la demande de mise à jour de l’adresse résulte d’une formalité de modification à l’initiative de l’entreprise, la prise en compte dans le RCS du nouveau libellé décidé par l’autorité administrative constitue une formalité d’entreprise et doit être réalisée sur le site du guichet unique des formalités d’entreprises. Elle donne lieu à émoluments et débours (environ deux cents euros).
Aucune disposition ne permettant actuellement d’appliquer une exigence de gratuité au cas de demande réalisée par l’entreprise, les collectivités sont invitées à informer les greffes des tribunaux de commerce des changements de libellés d’adresse.
Toutefois, le collège stratégique en charge du pilotage du guichet unique, avec l’appui de la mission interministérielle relative à la simplification et à la modernisation des formalités des entreprises et de publicité légale, travaille avec les différents acteurs du guichet unique, parmi lesquels les greffiers des tribunaux de commerce, à l’élaboration d’un avis destiné à consacrer la gratuité de ladite formalité ou à en limiter les frais lorsqu’elle est réalisée par l’entreprise.
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