Opérationnel depuis juin dernier, le chatbot du département de la Vendée est accessible à tous, du débutant à l’expert de l’achat, sur l’intranet de la collectivité. Ce programme informatique simulant une conversation humaine, permet, par un déroulé logique des questions successives posées par un robot aux agents engagés dans des achats, d’obtenir, in fine, la procédure idoine. « Des boutons spécifiques donnent des explications sur les questions posées », explique Hervé Robert, chef du service de la commande publique de la Vendée.
Le département a choisi de traiter les achats de manière assez centralisée : toutes les commandes de plus de 40 000 euros sont prises en charge par le service de la commande publique, composé de treize personnes ; pour les autres, la procédure est aux mains des services métiers.
Outil de simplification
Pour Hervé Robert, les services avaient besoin d’un outil de simplification. « Jusqu’ici, nous avions un tableau Excel qui répondait à une grande partie des interrogations, mais certaines restaient sans réponse. Les acheteurs devaient alors se tourner vers le guide de procédure interne. »
« De quelle catégorie d’achats fait partie votre besoin : services, travaux, fournitures ? » est la première question posée par le chatbot. Pas si simple. « La location de véhicules, par exemple, est souvent classée dans la nomenclature “services”, alors qu’elle entre dans celle des “fournitures” », commente le chef du service de la commande publique. « L’agent peut aussi s’interroger sur la possibilité de ne solliciter qu’une entreprise pour des achats de faible importance », ajoute-t-il.
Mais il est une question, essentielle, que doivent d’abord se poser les acheteurs : leur commande entre-t-elle dans la catégorie des achats courants ? « La computation des montants au regard des seuils réglementaires s’impose, poursuit Hervé Robert. Ce qui signifie qu’il ne faut pas se limiter aux besoins de son service pour choisir les procédures. Il faut avoir une vision globale sur le besoin de la collectivité. » Avec le chatbot, l’idée est de pouvoir, de manière simple, rattacher toutes les dépenses d’une même famille.
Travail collaboratif
Si l’outil n’impose pas de coût supplémentaire, puisqu’il a été construit avec des licences déjà comprises dans le portefeuille du département (option « Power apps » de Teams Microsoft), il a nécessité près d’une année de travail. « Au départ, on a une entrée unique. Ensuite, beaucoup de cas sont possibles pour, finalement, obtenir une seule réponse parmi un nombre limité de procédures », ajoute le chef de service.
La direction de l’informatique a érigé une construction spécifique par une addition de briques communiquant entre elles. Des évolutions de l’outil sont envisagées afin de rapatrier les informations plus facilement. « Aujourd’hui, pour répondre aux questions, les acheteurs doivent aller chercher les informations comme la nomenclature sur d’autres supports », souligne Hervé Robert.
Contact : Hervé Robert, chef du service de la commande publique de la Vendée, marchespublics@vendee.fr
« Mieux réfléchir à la définition d’un besoin global »
Dominique Tudeau, gestionnaire administratif « marchés publics » et comptable à la direction des solutions numériques
« Cet outil nous donne un accès facilité à la commande publique avec, notamment, ce déroulé de questions et l’utilisation de termes compréhensibles. Il permet de renforcer nos échanges transversaux entre les métiers et le service de la commande publique. Dans notre direction, nos principaux achats concernent le matériel informatique pour l’équipement des postes de travail ; les marchés de réseaux informatiques et des achats de solutions logicielles.
Pour la maintenance de ces logiciels, nous n’avons pas à mettre en concurrence les entreprises, le fournisseur ayant la propriété intellectuelle des outils ; il est donc le seul à en assurer la maintenance. Enfin, nous avons aussi des marchés de consommables. Le chatbot va également favoriser des discussions entre services pour mieux réfléchir à la définition d’un besoin global. »
Thèmes abordés
Régions
