En l’absence d’indication complémentaire et a minima, une dérogation aux règles de communicabilité des archives publiques instituées par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 n’est accordée que pour une consultation sur place des documents. En cas de refus (qui doit être motivé au même titre qu’un refus de consultation), le courrier de réponse signale au demandeur les voies de recours – en l’occurrence, possibilité de solliciter l’avis de la Commission d’accès aux documents administratifs (Cada) – même si la consultation, elle, a reçu un avis favorable. Par ailleurs, lorsque les archives ont fait l’objet d’une externalisation, le prestataire n’est pas habilité à se substituer à l’administration pour communiquer les documents.
La circulaire énumère également les différentes étapes de traitement d’une demande de dérogation. L’article L. 213-3 du Code du patrimoine dispose notamment que le temps de réponse à une demande de consultation ne peut excéder deux mois à compter de l’enregistrement de la demande. Selon la circulaire, il importe donc de formaliser clairement cet enregistrement dans le service par l’apposition de la date de réception du dossier, après vérification de la présence de toutes les pièces nécessaires à l’instruction.
Une dernière partie de la circulaire a trait au rôle de la Cada et aux modalités de suivi. Si l’avis de cette commission est favorable, au moins partiellement, à la communication par dérogation des documents au demandeur, le Service interministériel des Archives de France (Siaf) et le service versant disposent d’un délai d’un mois pour faire connaître leur position à la Cada.
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