Le dossier individuel des agents territoriaux en 10 questions

Sommaire de la fiche de droit pratique

1. Qu’est-ce que le dossier individuel ?
2. Qu’en est-il des agents contractuels ?
3. Que doit-il contenir ?
4. Des éléments sont-ils à exclure du dossier individuel ?
5. Qu’en est-il, pour le dossier individuel, des représentants syndicaux ?
6. L’administration peut-elle modifier le dossier, même à la demande de l’intéressé ?
7. Dans quelles conditions les agents peuvent-ils avoir accès à leur dossier ?
8. Tous les documents du dossier sont-ils communicables ?
9. Qui gère le dossier d’un agent détaché ou mis à disposition ?
10. Qu’en est-il du dossier électronique ?

01 – Qu’est-ce que le dossier individuel ?

Unique, le dossier individuel permet à ­l’administration de recenser toutes les informations concernant la situation administrative d’un agent public. Il est composé des documents intéressant sa situation administrative (code général de la fonction publique , art. L137-1). Il peut être géré sous forme papier ou électronique (art. L137-3).

L’autorité territoriale chargée de la gestion du dossier s’assure de la confidentialité des données personnelles, de l’intégrité, de l’accessibilité et de la lisibilité du dossier individuel (CGFP, art. R137-4).

02 – Les agents contractuels disposent-ils aussi d’un dossier individuel ?

La tenue d’un dossier individuel s’impose pour tous les agents publics, y compris contractuels (CGFP, art. L137-1 ; lire la question n°3), et les modalités de gestion en sont désormais précisées par les dispositions réglementaires du CGFP (art. R137-1 et s.).

03 – Que doit contenir le dossier individuel ?

« Le dossier individuel de l’agent public doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité » (CGFP, art. L137-1). Cela vaut tant pour les fonctionnaires que pour les agents contractuels, dès qu’il s’agit d’agent public.

De manière générale, cette obligation constitue une garantie essentielle pour les agents. Il s’agit d’assurer l’authenticité, la neutralité, la confidentialité et l’accessibilité du dossier individuel. En effet, le fractionnement du dossier rendrait plus difficile sa communication.

En outre, la numérotation des pièces sans discontinuité est nécessaire pour éviter le retrait ou l’ajout de pièces inexactes.

Pour autant, le non-respect de ces modalités de classement ne constitue pas un vice de procédure, sauf si l’absence de classement et de numérotation ne permet pas de s’assurer que le dossier de l’agent est complet.

Parmi les éléments du dossier, figurent, par exemple, l’état civil de l’agent, les arrêtés de nomination, d’avancement, de changement de position statutaire, les actes relatifs à ses évaluations, ses éventuelles mutations ou, le cas échéant, les sanctions disciplinaires.

En effet, l’article L533-5 du CGFP précise les sanctions devant être inscrites dans le dossier individuel du fonctionnaire et selon quelles modalités. Parmi les sanctions disciplinaires du premier groupe, seuls le blâme et l’exclusion temporaire de fonctions sont inscrits dans le dossier du fonctionnaire. Ces sanctions sont effacées automatiquement au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue durant cette période. En revanche, un simple avertissement n’a pas à y être mentionné (CGFP, art. L533-5 et s.). Pour les sanctions des deuxième et troisième groupes, les ­conditions et les délais à l’expiration desquels la mention de ces sanctions cesse de figurer au dossier du fonctionnaire sont désormais précisés par le CGFP (art. L533-5 et s.). Ainsi, le fonctionnaire frappé d’une sanction disciplinaire des deuxième et troisième groupes est en droit, après dix années de services effectifs à compter de la date de la sanction disciplinaire, de demander la suppression de toute mention de cette sanction, sauf si une autre sanction est ­intervenue durant cette période.

Cet article est en relation avec le dossier

• Agents publics : des droits et des obligations