« Il est temps que les citoyens se demandent pourquoi les services privés ne sont pas aussi modernes que les services publics ». Rien que ça (et sous réserve, au-delà de la pirouette, que tous les services privés soient réellement plus avancés que les services publics). C’est en tout cas l’ambition affichée par Mounir Mahjoubi, secrétaire d’Etat chargé du Numérique, lors du lancement de demarches-simplifiees.fr, un service numérique qui permet à toute personne publique de dématérialiser ses démarches administratives (vues ici comme toute interaction entre l’usager et l’administration).
Aujourd’hui, 80% de ces démarches se font encore via des formulaires papiers alors qu’Emmanuel Macron et le gouvernement l’ont promis à plusieurs reprises : d’ici le 1er janvier 2022, 100% des démarches administratives devront être dématérialisées.
Les administrations peuvent ainsi désormais se connecter sur le site demarches-simplifiees.fr afin d’y créer gratuitement des procédures en ligne.
En pratique, sur la plateforme, l’agent crée un formulaire numérique, case par case. Il ne reste ensuite qu’à l’intégrer au portail internet de l’administration afin que les usagers puissent y avoir accès. Pour cela, il suffit de copier-coller l’url créée automatiquement par le générateur de formulaire. Et tout cela « en quelques clics », selon le secrétariat d’Etat au Numérique.
« Avec une seule interface, il est possible pour un agent de créer l’ensemble du processus, » précise Philippe Vrignaud, responsable du projet à la Direction interministérielle du numérique et du système d’information et de communication de l’État (DINSIC).
Une simplification pour les usagers et pour les agents
Tout a été pensé afin de fluidifier la démarche de l’usager. Le dispositif récupère par exemple automatiquement les informations relatives à une entreprise depuis son numéro Siret grâce à l’API Entreprise.
De même, l’intégration de la Base adresse nationale (BAN) et de l’API Géo permettent d’automatiser le remplissage des champs des formulaires créés.
En outre, différentes briques « France Connect » ont été inclues au dispositif. Le système « FranceConnect Plateforme », qui facilite l’échange de données entre administrations, permet de ne pas demander à un usager une pièce justificative qui lui a déjà été demandée par une autre administration.
Le dispositif « FranceConnect Identité » permet pour sa part aux usagers d’utiliser un moyen d’identification unique pour se connecter à l’ensemble des services publics en ligne. Enfin, un tableau de bord lui permettra de suivre l’avancée de l’ensemble de ses demandes réalisées via le biais de demarches-simplifiees.fr.
L’agent n’a pas été oublié. Le chargé du service pourra effectuer toutes les démarches d’instruction des dossiers sur l’application. « Il pourra aller jusqu’à la prise de décision et sa motivation, » indique Philippe Vrignaud. « Une administration peut gérer l’ensemble de la procédure sur la plateforme, y compris ses échanges avec l’usager ». Une messagerie est pour cela incorporée à l’outil.
Les collectivités, des deux côtés de la pièce
Les collectivités territoriales peuvent donc se servir de ce kit mis gratuitement à disposition par la DINSIC pour dématérialiser leurs procédures administratives. Les demandes d’autorisations d’urbanisme (dont la dématérialisation sera obligatoire à compter de novembre 2018) ont notamment été citées en exemple lors du lancement du service.
« La capacité de téléchargement de pièces justificatives est de 20 Mo. Cela a été prévu pour permettre la dématérialisation de démarches lourdes, comme par exemple les demandes de permis de construire », précise Philippe Vrignaud.
Toujours pour faciliter les procédures complexes, demarches-simplifiees.fr prévoit la possibilité pour les administrations de travailler en coopération grâce à un dossier en ligne partageable. Philippe Vrignaud clarifie : « L’administration qui instruit le dossier peut recueillir l’avis d’autres services ou d’experts grâce à un champs dédié. Cette possibilité sera très utile pour certaines démarches, en matière d’urbanisme notamment ».
Dans l’autre sens, les collectivités vont voir certaines démarches administratives qu’elles effectuent auprès de l’Etat se numériser. Richard Smith, sous-préfet dans le Pas-de-Calais, a ainsi expliqué que durant la phase de test de ce nouvel outil, la préfecture avait dématérialisé les demandes concernant la dotation d’équipement des territoires ruraux (DETR). L’objectif étant qu’à terme, les collectivités fassent toutes leurs demandes de subvention grâce à des formulaires en ligne.
Un outil inventé par une startup d’Etat
Démarches-simplifiees.fr est en fait le nouveau nom de « Téléprocédures simplifiées (TPS) », un programme développé par une startup d’Etat incubée au sein de la DINSIC. L’outil a ainsi pu être testé depuis 2017.
Durant cette période, 130 démarches en ligne ont été créées par différentes administrations volontaires. 10 000 dossiers ont ainsi déjà pu être déposés par des usagers. Selon le secrétariat d’Etat, « les premiers retours d’expérience mettent en évidence une réduction des délais de traitement de l’ordre de deux tiers entre le moment où l’usager effectue sa démarche et l’obtention de sa réponse ».
Pour atteindre l’objectif de la dématérialisation de 100% des démarches administratives, rappelé par le Premier ministre lors du premier Comité interministériel de la transformation numérique (CITP), le gouvernement a donc décidé de « faire confiance au terrain, » note Henri Verdier. « On n’a pas voulu mettre en place d’échéancier qui imposerait des dates de dématérialisation de tel ou tel service. Nous mettons simplement à disposition de l’ensemble des agents un outil gratuit, car ce sont eux les mieux placés pour savoir ce qu’il faut faire pour moderniser les services publics. »
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