Le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales (CGCT) a modifié, par ses articles 5 à 8, le cadre réglementaire applicable à la tenue des registres communaux, à savoir les articles R. 2121-9, R. 2122-7 et R. 2122-8 du code général des collectivités territoriales, devenu obsolète.
En effet, les services départementaux d’archives ont constaté la détérioration au fil des ans des registres communaux notamment lorsque les feuillets des délibérations étaient collés dans des registres à souches, entraînant de nombreuses pertes de documents ou d’altérations dues à l’acidité des colles employées.
Aussi, les modifications apportées par le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 ont pour objet d’assurer une meilleure préservation des registres communaux en tenant compte des nouvelles technologies d’édition. L’article R. 2121-9 du CGCT modifié par le décret précité prescrit désormais l’utilisation de papier permanent et d’une encre d’impression stable et neutre.
Pour répondre aux interrogations que peuvent susciter ces modalités de conservation, la circulaire n° NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements, élaborée en concertation avec l’Association des maires de France, est venue préciser les normes recommandées. Celles-ci ne sont pas d’usage exceptionnel. Le papier permanent prescrit par la circulaire précitée est largement disponible auprès de la plupart des fournisseurs papetiers. En ce qui concerne l’encre, il est recommandé d’utiliser une imprimante laser noir et blanc d’usage a priori désormais courant. La norme ISO prévue pour l’encre d’impression et visée également dans la circulaire a en outre un caractère de simple recommandation. En outre, pour tenir compte des spécificités des petites communes de moins de 1 000 habitants, en regard au nombre de délibérations prises chaque année ainsi qu’à leurs moyens financiers et humains, le décret du 8 juillet 2010 prévoit que ces communes pourront ne procéder à la reliure des feuillets mobiles des délibérations que tous les cinq ans. Ce délai est un terme maximal. Les communes concernées qui le souhaitent peuvent évidemment effectuer la reliure des registres avant l’expiration de ce délai. Il s’agit en tout état de cause, par ces nouvelles dispositions, que les communes puissent assurer la conservation à long terme d’une source essentielle d’informations pour leur histoire.
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