Le code général des collectivités territoriales (CGCT) distingue les «procès-verbaux» des conseils municipaux, dont la communication peut être demandée par toute personne en application de l’article L. 2121-26, des «comptes rendus» des séances, qui, aux termes des articles L. 2121-25 et R. 2121-11, sont affichés sous huit jours, par extraits, à la porte de la mairie.
Aucune disposition législative ou réglementaire ne précise les mentions qui doivent être portées obligatoirement sur les procès-verbaux. La grande souplesse laissée par la loi aux conseils municipaux pour l’établissement des procès-verbaux de leurs séances a été reconnue, dans un arrêt de principe du 3 mars 1905 (Sieur Papot, Lebon p. 218), par le Conseil d’État, qui a considéré que, «sous réserve de la mention des motifs pour lesquels des conseillers municipaux n’auraient pas donné leur signature», conformément aux dispositions de l’article L. 2121-23 du CGCT, «les conseils municipaux sont maîtres de la rédaction de leurs procès-verbaux».
Si les procès-verbaux reprennent intégralement ou de façon analytique les interventions des conseillers, d’autres se contentent de mentionner l’existence d’un débat, sans que cela entache d’illégalité la délibération. Le Conseil d’État a considéré à ce sujet que si le texte des délibérations «ne fait pas mention des interventions des conseillers municipaux au cours de la séance, cette mention n’est imposée par aucune disposition législative ou réglementaire» (CE, 18 novembre 1987, n° 75312 ; CAA de Bordeaux, 6 juillet 2004, n 00BX0202).
Par ailleurs, dans sa décision du 5 décembre 2007 (n° 277087), la haute juridiction a admis que la transcription des délibérations pouvait être faite sur un document unique, communicable à toute personne en vertu de l’article L. 2121-26 susvisé, en ces termes : «Si n’ont été communiqués que les comptes rendus des séances du conseil municipal, et non les procès-verbaux demandés par la requérante, il ressort des pièces du dossier que ces comptes rendus tenaient lieu, au sein du conseil municipal, de procès-verbal».
En l’état du droit et de la jurisprudence, il n’y aurait donc pas d’illégalité à ce que le même texte tienne lieu de compte rendu et de procès-verbal. Dans le silence de la loi, il apparaît que, pour éviter ou limiter les contestations, le procès verbal doit néanmoins contenir des éléments qui apparaissent nécessaires tant à l’information du public qu’à celle du préfet chargé du contrôle de légalité sur les décisions prises par le conseil municipal ainsi que sur les conditions formelles de leur adoption. Les mentions du procès-verbal, qui peuvent faire l’objet d’un examen par le juge administratif en cas de contestation de la légalité, voire de l’existence des délibérations font foi jusqu’à preuve contraire. Ainsi, outre la date et le lieu de la séance, il est recommandé de préciser au minimum, pour toute délibération, les noms du président de séance, des conseillers présents et des absents ayant donné procuration de vote, les indications faisant apparaître la tenue d’un débat contradictoire (CE, 10 juillet 1996 n° 140606) et la décision prise avec le résultat du vote. Mais d’autres mentions, notamment celles qui sont relatives à des règles de procédure, peuvent être utiles pour éviter des contestations dans des cas tels que l’élection du maire et des adjoints (CE, 11 mars 2009, n° 317002), la tenue d’une séance à huis clos (CAA de Douai, 20 décembre 2001, n° 98DA12491), l’élection du président de la séance au cours de laquelle le compte administratif du maire est débattu (CE, 28 juillet 1999, n° 168971), ou encore le recours au vote à scrutin public ou à scrutin secret (CAA de Nantes, 27 décembre 2007, n° 07NT00616 ; CAA de Bordeaux, 19 décembre 1996, n° 94BX00309)
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