Aux termes de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dite « loi informatique et libertés », à tout traitement de données à caractère personnel est associée une durée de conservation qui correspond à la durée nécessaire à la réalisation de la finalité initiale du traitement.
Durée d’utilité administrative – Ces durées de conservation des données correspondent aux durées d’utilité administrative (DUA) déterminées pour les documents électroniques ou papier par les instructions interministérielles relatives à la gestion des archives publiques.
La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) et le service interministériel des archives de France œuvrent à une définition concertée de ces délais. A cette étape, la conservation correspond à la fois à l’archivage dit « courant » et à l’archivage dit « intermédiaire », au sens des articles R.212-10 et R.212-11 du Code du patrimoine.
Instruction interministérielle – Pour les élections, les durées d’utilité administrative des documents sont fixées par l’instruction interministérielle Intérieur/Culture NOR/INT/K/0400001/C et DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004. Cette instruction prévoit une DUA de trois ans pour les listes électorales. Concernant le fichier électoral des communes, qui a fait l’objet de la délibération de la Cnil n° 2008-116 du 20 mai 2008, cette DUA de trois ans doit s’entendre à compter de la fin de la validité de la donnée, c’est-à-dire de la radiation de l’électeur.
En vertu des articles 36 de la loi « informatique et libertés » et L.212-3 du Code du patrimoine, les données en cause peuvent faire l’objet d’un traitement au-delà de cette durée initiale pour être conservées, par les services publics d’archives compétents, à des fins statistiques ou à des fins de recherche scientifique ou historique. Il est ainsi prévu dans l’instruction suscitée de conserver les listes électorales générales des communes à l’issue de leur DUA. A cette étape, la conservation correspond à l’archivage dit « définitif » au sens de l’article R.212-12 du Code du patrimoine.
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