La réunionite, une maladie qui se soigne

Trop nombreuses, trop longues, inefficaces voire totalement inutiles, les réunions sont souvent vécues comme une corvée. L’exercice, pourtant, est indissociable de l’organisation du travail et, même, de l’organisation de la vie en société.

« C’est un rituel de connexion humaine qui remonte à la nuit des temps », relève Antoine Blanchys, consultant expert en transformation d’entreprise. C’est à partir de la fin du XIX^e siècle que la machine s’est emballée, en même temps que se développaient les activités bureaucratiques. La complexification des environnements de travail et la gestion à court terme ont ensuite porté le coup de grâce. Et la visioconférence n’a rien arrangé. « On en a rajouté au lieu d’en enlever ! » observe ­Antoine ­Blanchys.

S’il est impossible de s’en passer, comment, au moins, en faire « un moment à la fois productif, engageant et apprenant », comme le promet le « réuniologue » ­Louis ­Vareille, dans son guide « La réunionite, ça suffit ! », publié en 2022 aux éditions Eyrolles.

Participation justifiée

Selon le consultant ­Antoine ­Blanchys, « il faut commencer par se poser la question de sa raison d’être : est-ce une réunion d’information, de coordination, d’organisation, de ­résolution de problème, de point de situation, de prise de décision… ? L’objet doit être clair ». Chaque ­personne conviée doit aussi avoir un rôle à y jouer.

« La convocation de chaque participant doit être justifiée », rappelle Anne ­Flillol, consultante et ancienne déléguée générale à l’organisation de la communauté d’agglomération (CA) de Plaine commune (9 communes, 2 200 agents, 450 000 hab., Seine-Saint-Denis). Derrière la participation à une réunion se cache aussi la capacité à déléguer et à faire confiance. La présence ne doit pas dépendre du niveau de responsabilité ou d’un rang dans l’organigramme, mais bien de la capacité à y être utile. « C’est une discipline que ­chacun doit s’imposer pour ne pas être là en touriste », constate ­Antoine ­Blanchys. Ce qui signifie aussi que l’organisation doit formellement autoriser à dire « non ».

Selon une enquête sur les écueils liés au mode collaboratif en entreprise, qui a été réalisée en avril 2017 par ­OpinionWay pour le cabinet Empreinte humaine ⁽¹⁾, plus de six ­personnes sur dix affirmaient alors qu’elles n’avaient pas la possibilité de décliner une invitation à une réunion.

Conserver l’attention

Sur la forme, « il faut une personne chargée de la réunion, un chef d’orchestre qui garantit qu’à la fin, il y a un résultat. Il peut s’agir d’actions à court terme, d’instructions, de prises de décision… », poursuit ­Antoine Blanchys. Un déroulé très structuré, avec des « chapitres », permettra de donner du rythme et de conserver l’attention. Tout comme les réunions debout ou le fait d’enlever les tables pour ne conserver que des chaises. Ce qui évitera aux participants de faire autre chose. « Il faut développer de nouvelles approches plus mobilisatrices, créer les conditions pour que les collaborateurs réfléchissent ensemble, produisent des idées, des solutions, ouvrent des perspectives », assure Anne Filliol.

La mission « innovation » du ministère de l’Economie, des finances et de l’industrie a développé en ce sens le Réunio’Kit. Un manuel en ligne recensant des méthodes d’intelligence collective pour animer des réunions, en présentiel comme en distanciel, de manière à les rendre « plus dynamiques, ­efficaces et constructives ».