Hypothèques : archivage des documents déposés

Un décret et un arrêté modifient les règles relatives à l’archivage des documents déposés et produits dans les conservations des hypothèques.

Désormais, les documents déposés dans les conservations des hypothèques depuis plus de cinquante ans ainsi que ceux produits pour leur exploitation sont versés aux services départementaux d’archives. Un arrêté du même jour indique que les documents des conservations des hypothèques antérieurs au 1er janvier 1956 qui ont été reçus, avant l’entrée en vigueur du présent arrêté, dans des centres spéciaux d’archives dépendant du service départemental d’archives compétent en application du 1 de l’article 1er de l’arrêté du 9 avril 1956 sont considérés comme versés de plein droit aux services départementaux d’archives compétents.

Les copies de documents reçus avant l’entrée en vigueur du présent arrêté dans un centre spécial d’archives dépendant de la direction générale des impôts au sens du 2 de l’article 1er de l’arrêté du 9 avril 1956 sont demandées au bureau des hypothèques dans le ressort duquel sont situés les immeubles ou au bureau ayant le centre spécial d’archives précité situé dans son ressort territorial ; elles sont délivrées par ce dernier bureau. La même règle s’applique aux relevés de formalité lorsque le répertoire des formalités hypothécaires a été reçu dans ledit centre. Les copies de documents conservés par les bureaux des hypothèques, ainsi que les relevés de formalité les concernant, sont demandés dans ces bureaux et sont délivrés par ces derniers.

Les documents postérieurs au 31 décembre 1955, qui sont conservés sur des supports de substitution ou sous forme dématérialisée, sont versés sous ces formes aux services départementaux d’archives. Les documents déposés dans les conservations des hypothèques depuis plus de cinquante ans ainsi que ceux produits pour leur exploitation sont versés aux services départementaux d’archives.

Selon l’arrêté du 1à octobre, les documents des conservations des hypothèques postérieurs au 31 décembre 1955 font l’objet d’un premier versement au service départemental d’archives compétent au plus tard au 1er janvier 2020 par décision conjointe du directeur des services fiscaux territorialement compétent et du directeur du service départemental d’archives. Ces versements sont effectués selon une périodicité définie conjointement par le directeur des services fiscaux territorialement compétent et le directeur du service départemental d’archives compétent, sans pouvoir excéder dix années suivant celle au cours de laquelle le versement précédent a été effectué. Dans l’attente du versement, les demandes de copies de documents et d’extraits du fichier sont faites à la conservation des hypothèques du lieu de situation des biens.