Un paysage éducatif sous tension économique
Les dépenses de fonctionnement dans l’éducation ne cessent de croître. Les collectivités locales, en charge des écoles primaires, des collèges et des lycées, doivent composer avec un triple défi :
- Maintenir un niveau de service satisfaisant
- Préserver l’investissement pédagogique
- Respecter des équilibres budgétaires parfois contradictoires
Au sein du système scolaire, le poste achats représente une part importante du budget de fonctionnement, bien au-delà de ce que l’on imagine souvent. Au jour le jour, en plus des achats permanents, comme le mobilier ou d’assurer l’équipement en matériel informatique, il faut s’approvisionner en consommables de bureau et d’entretien, fournir en matériel les services de maintenance ou assurer les besoins liés aux projets pédagogiques.
Ainsi, selon les données du Rapport 2025 sur l’état des achats publié par Amazon Business, 59 % des responsables achats publics anticipent une augmentation de leur budget d’approvisionnement cette année. Mais, en parallèle, 47 % pointent toujours l’inefficacité et la complexité comme obstacles majeurs à une gestion fluide et stratégique des dépenses.
Des pratiques dispersées, peu structurées, peu pilotées
Dans de nombreuses écoles et établissements, les achats sont réalisés de manière décentralisée, souvent sans outils adaptés ni expertise particulière. Si bien que ce sont parfois des enseignants, des secrétaires ou des chefs d’établissement qui gèrent les commandes, sans processus unifié, avec peu de visibilité sur les coûts globaux ou les possibilités de mutualisation.
Cette fragmentation a un coût. Un établissement qui commande ses fournitures de façon isolée, sans coordination avec les autres entités de son territoire (groupements scolaires, directions départementales, académies), passe à côté de leviers essentiels :
- Économies d’échelle
- Rationalisation des fournisseurs
- Négociation tarifaire
- Ou encore réduction des tâches administratives
Le rapport d’Amazon Business indique qu’en 2025, 66 % des organisations publiques externaliseront certaines fonctions d’achats pour gagner en efficacité, notamment dans la gestion transactionnelle ou la veille fournisseurs. Cela montre bien que la sophistication des achats n’est plus l’apanage des grandes structures.
Le potentiel des plateformes numériques pour les collectivités
Pour répondre aux enjeux des établissements scolaires et transformer l’achat en levier stratégique, des solutions comme Amazon Business permettent par exemple aux collectivités de :
- Créer des environnements d’achat personnalisés
- D’y intégrer des plafonds budgétaires
- Des catalogues référencés
- Et des circuits d’approbation
Cela permet aux équipes sur le terrain de commander rapidement les produits nécessaires, tout en assurant un contrôle aisé a posteriori.
Ajoutons que plus de 65 % des organisations interrogées dans l’étude utilisent déjà des outils d’analyse des données pour suivre leurs achats, identifier des doublons, regrouper les besoins ou réorienter les dépenses.
31 % des décideurs publics souhaitent désormais accorder plus de temps à l’amélioration du reporting et de l’analyse. Dans l’Éducation nationale, cela permettrait notamment de suivre en temps réel les dépenses par établissement, par catégorie de produits, ou par fournisseur, et de prendre des décisions sur des bases solides, plutôt que réactives.
Peut-on aller vers une commande publique plus durable et plus locale ?
Au-delà de l’efficience budgétaire, la fonction achats doit aussi répondre à des enjeux de durabilité, d’inclusion et de cohérence territoriale. L’achat responsable devient progressivement une norme dans les politiques d’achat public. D’après le rapport, 80 % des structures publiques ont défini des objectifs de collaboration avec des fournisseurs certifiés ou écoresponsables. Cela s’inscrit dans une évolution plus large, où les achats deviennent un instrument d’alignement avec les objectifs ESG (environnement, social, gouvernance) des collectivités.
Les plateformes numériques permettent d’aller plus loin dans cette démarche. Il est aujourd’hui possible de paramétrer des moteurs de recherche pour faire remonter en priorité des produits certifiés ou sourcés localement. À l’instar de ce qu’a réalisé l’université Nottingham Trent au Royaume-Uni, certains établissements scolaires en France pourraient orienter leurs commandes vers des fournisseurs de leur région pour soutenir l’économie locale et réduire leur empreinte carbone. L’outil devient ainsi un instrument de politique publique.
Une nouvelle gouvernance des achats scolaires à construire
Pour que ces évolutions produisent leurs effets, encore faut-il que les achats soient pleinement intégrés dans les processus de décision des collectivités éducatives. Or, seuls 46 % des décideurs publics interrogés considèrent que la fonction achats est véritablement incluse dans les discussions stratégiques. C’est là une opportunité manquée : la fonction achats, bien pilotée, est capable de générer des économies sans compromettre la qualité, de sécuriser les approvisionnements et de renforcer la résilience des établissements.
Trois conditions sont essentielles pour tirer pleinement parti de cette transformation :
- La formation des agents gestionnaires du matériel scolaire
- L’appropriation des outils numériques pour l’automatisation et l’analyse des achats
- L’intégration de la fonction achats dans les projets éducatifs et budgétaires à l’échelle des territoires
Pour mieux piloter les achats, il est en outre indispensable que les groupements d’établissements, les rectorats et les collectivités locales travaillent collectivement à harmoniser les pratiques afin de structurer la collecte de données utiles à la décision.
Le rapport Amazon Business rappelle d’ailleurs que 95 % des responsables achats jugent que leur organisation dispose désormais des talents et ressources nécessaires pour fonctionner de manière optimale, mais que 94 % considèrent qu’il reste encore de nombreuses marges d’optimisation.
Repenser les achats scolaires publics ne signifie pas simplement mieux acheter. Il s’agit de faire évoluer une culture administrative vers une logique de pilotage intelligent, responsable et efficient. Ce changement est à portée de main, encouragé par la technologie, mais aussi par une prise de conscience de la fonction stratégique de l’approvisionnement. Les établissements scolaires, bien accompagnés, peuvent ainsi se saisir de ces outils pour mieux répondre à leurs missions et respecter l’équilibre de leur budget.
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