Frais de mission : définition
Les frais de mission rassemblent les dépenses effectuées dans le cadre de l’activité professionnelle par un salarié ou un chef d’entreprise. Ces déplacements doivent bien sûr s’opérer sous l’ordonnance de la hiérarchie, ou conformément au cahier de charge de l’employé.
Le remboursement des frais de mission dans la fonction publique concerne les frais relatifs à l’hébergement, à l’alimentation, au transport et à l’indemnité journalière au cours de la sortie professionnelle. Les frais de missions ne prennent donc pas en compte les dépenses relatives aux stages, aux changements de résidence ou au transport du domicile au lieu de travail.
Pour le transport, les employés en fonction publique ont la possibilité d’utiliser leur propre véhicule. Cependant, ils devront faire une demande auprès de leurs supérieurs hiérarchiques et souscrire une assurance. Pour optimiser la gestion du reporting des frais de mission en vue d’un éventuel remboursement, vous pouvez utiliser un modèle de note de frais, un outil à la fois pratique et gratuit.
Qui est concerné par les frais de mission ?
À l’exception des agents des structures publiques industrielles et commerciales, tout employé effectuant un déplacement professionnel a droit à des indemnités de missions. Cela est valable pour les agents opérant en fonction publique et privée. Une mission doit s’étendre sur un an maximum et peut occasionner des déplacements fréquents.
Les frais de missions s’appliquent également aux employés effectuant des missions intérimaires (tâche transitionnelle ou occupation temporaire d’un poste). Un agent intérim est éligible pour les frais de mission lorsqu’il exécute une mission loin de ses résidences administratives et familiales.
Pour être remboursés, les salariés doivent fournir des pièces justificatives et disposer d’un ordre de mission détaillant la fonction qui leur est attribuée. Dès le retour du salarié, une note de frais, détaillant les dépenses effectuées lors de la mission, doit être rédigée. Ce document doit ensuite être lu et validé par un supérieur hiérarchique avant d’être envoyé en comptabilité.
Quelles sont les conditions générales de remboursement des frais de mission ?
Pour être considéré comme en mission, l’agent doit s’être déplacé pour le compte du service, loin de sa résidence administrative et familiale. Celui-ci peut alors percevoir des indemnités et des suppléments pour charge familiale. Toutefois, notons que les traitements qui sont réservés à l’agent envoyé sont liés exclusivement à la fonction qui lui est confiée.
Afin de bénéficier des indemnités de mission, l’employé doit disposer d’un ordre de mission officiel. Ce document doit être approuvé et signé par une autorité territoriale ou tout autre fonctionnaire habilité à le faire.
Généralement, l’ordre de mission s’étend sur une période de douze mois. Toutefois, il est possible de procéder à une prorogation tacite dans le cadre des déplacements effectués au sein de la résidence administrative. Pour être complet, l’ordre de mission doit inclure, la raison du déplacement, la destination, le mode de transport et la classe autorisée.
Quels sont les frais professionnels dans la fonction publique ?
Lorsqu’un agent est en mission loin de son administration et de sa famille, il peut être éligible pour la prise en charge son hébergement, son transport et son alimentation. Les frais liés à ses nouvelles prérogatives peuvent être remboursés sous conditions.
L’indemnité au titre des frais de transport peut être appliquée à n’importe quel moyen de transport (transports publics et en commun, taxi ou véhicule personnel). Le tarif se situe donc dans la limite du moyen de déplacement le moins coûteux. Si l’agent utilise son propre véhicule, le tarif d’indemnisation se détermine grâce à l’application d’un barème des frais kilométriques.
Si le déplacement est prévu pour durer plus d’une journée, les frais d’hébergement et de nourriture sont pris en charge. Pour les frais de repas, il existe un barème fixé par l’Urssaf à 19,40 €. Par ailleurs, les déjeuners et dîners représentent une grande partie des dépenses les plus caractéristiques d’un déplacement professionnel.
Quelles sont les modalités de remboursement ?
Les modalités de remboursement des frais de mission dans la fonction publique varient en fonction des employeurs. Les indemnités peuvent être octroyées par un régisseur ou un régisseur d’avances ou encore un comptable du Trésor sous l’injonction de l’ordonnateur. D’un autre côté, il existe des marchés ministériels qui facilitent la procuration des documents justificatifs des dépenses liées au transport et à l’hébergement.
Le délai de versement des indemnités ne suit pas une réglementation précise. Dans le but de se conformer au principe d’annualité, les services financiers s’efforcent de finir avec ce dossier en décembre au plus tard.
Cas particulier : frais de mission pour les agents à l’étranger
En 2007, le principe du remboursement des frais de mission a été normalisé par le décret n° 2007-23 du 5 janvier 2007. Ainsi, il est désormais possible d’enclencher le processus sans attendre une délibération de principe autorisant le remboursement.
L’agent en déplacement à l’étranger est également éligible pour une prise en charge de ses frais de transport, des indemnités de mission et des frais divers comme les frais de passeport ou de visa. Les frais de missions en fonction publique couvrent les frais d’hébergement, les frais d’alimentation et également les frais divers.
Les indemnités journalières varient en fonction du pays et sont fixées par un arrêté ministériel. Les frais d’indemnisation alloués à chaque agent sont attribués en fonction de la durée de la mission.
Cependant, le taux d’indemnité de mission par jour est réduit à un pourcentage donné dans le cas où l’agent est logé ou nourri gratuitement. Ce pourcentage s’élève à :
- 65 % dans le cas où le missionné est logé gratuitement,
- 17 % lorsqu’il est nourri au déjeuner ou au dîner,
- 35 % lorsqu’il est nourri gratuitement pour les deux repas.
Pour prétendre à un remboursement des frais de mission, l’agent doit fournir à son ordonnateur des justificatifs de paiement des frais de transport, d’hébergement, de repas et des frais divers.
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