La signature mail pour les collectivités : un potentiel sous-estimé
Avec en moyenne 40 emails envoyés par jour par employé, l’email reste le premier canal de communication en entreprise.
Tous les membres de votre collectivité possèdent un email. Ils ont, pour la plupart, des échanges fréquents avec les différents écosystèmes qui gravitent autour de leur entité publique. Concitoyens, partenaires, entreprises, associations… la majorité des échanges avec ces audiences se font par mail. C’est pourquoi il est important d’exploiter au maximum leur premier canal de communication.
Pour cela, vos signatures mail peuvent devenir de véritables alliées.
En transformant ces dernières en « encart publicitaire », chacun de vos emails pourrait devenir un relai de communication qui a de l’importance.
Ce que l’on constate actuellement, c’est que de nombreux acteurs du secteur public commencent à se pencher sur le ce sujet. Et pourtant, une signature mail harmonisée et communicante permet de répondre à un double enjeu. Il s’agit de l’authentification/l’identification et celui de la communication.
L’ensemble de ces bénéfices sont parfaitement résumés par Aurélie Lesourd, Chargée de Marketing & Communication à la CCI d’Eure-et-Loir.
« Letsignit nous permet de modifier simultanément nos signatures et donc représente un précieux gain de temps ! Grâce à l’administration centralisée, nos signatures sont homogènes et nous pouvons y ajouter des campagnes de communication que nous programmons afin qu’elles s’activent automatiquement pendant la période souhaitée. Nous pouvons ensuite suivre le nombre de clics qu’elles génèrent grâce aux statistiques.
1.La signature mail, un vecteur de communication puissant au taux d’ouverture de 100 %
En harmonisant et gérant les signatures mail de tous vos collaborateurs depuis un seul poste via un outil dédié tel que Letsignit, vous capitalisez sur un nouvel espace de communication au cœur de leurs emails 1to1. L’avantage : les emails de vos collaborateurs sont envoyés à des audiences dites de confiance donc captives et les communications ne sont pas intrusives ! De plus, en choisissant un modèle unique de signature, vous vous assurerez une image cohérente et maitrisée auprès de toutes vos audiences. Cela renforcera le sentiment d’appartenance de vos membres et la facilité d’identification de votre groupe.
Ainsi, tous vos collaborateurs seront, intrinsèquement, des ambassadeurs de votre collectivité et mieux encore, ils deviendront des relais numériques efficaces de toute votre stratégie de communication.
Les exemples sont multiples :
- Digitalisation des usages (développement de services numériques) : prise de rendez-vous avec différents services, dématérialisation de démarches administratives…
- Enjeux de développement / économique : promotion de territoire, partage de rapports annuels, promotion d’activité locale…
- Services à la personne : proposition de formations, promotion de nouveaux services sociaux…
- Organisation des élections : Diffusion des lieux de vote, recherche d’assesseurs…
- Organisation d’évènements sportifs (vélos, voile, course à pied…)
- Covid (gestes barrières, centres de vaccination, masques…)
- Promotion d’initiatives citoyennes
- Enjeux rénovation : partages de bonnes pratiques, promotion de dispositifs et d’avantages liés à la rénovation
- Actualités liées aux enfants : écoles, cantines, centres aérés
- Festivités (14 juillet, fin d’année, marché de noël)
- Commémorations : 11 novembre, 8 mai, 18 juin
- Promotion des événements culturels
- Enjeux écologiques : rappel des bonnes pratiques, appel à faire le tri…
- Promotion de la consommation locale
- Organisation de salons
2.La signature mail comme vecteur de communication granulaire
Si la communication doit être le ressort d’une abondance et d’une certaine pluralité des informations, il n’en reste pas moins que celle-ci ne doit pas s’exprimer de manière tous azimuts.
C’est ici que la signature mail devient un levier de communication très intéressant. En effet, en automatisant la gestion des signatures mail de vos collaborateurs avec des outils comme Letsignit, vous pourrez délivrer le bon message, à la bonne personne, au bon moment.
Segmentez par audience
En fonction des destinataires de leurs emails, vos collaborateurs choisissent la signature mail et la bannière la plus adéquate.
C’est d’ailleurs ce que souligne Pauline Saussereau, Directrice de la communication de la Mairie de Saint-Ouen l’Aumône :
« En tant que collectivité, nous sommes amenés à envoyer de nombreux mails par jour. Letsignit nous permet de cibler notre information en fonction des destinataires (administrés, partenaires, associations…) et de booster notre trafic par la lecture des contenus sur site. »
Segmentez par service
Toutes les collectivités possèdent par essence plusieurs services qui, par leur nature, ont des fonctions et des actualités différentes. En automatisant la gestion des signatures mail, vous pouvez offrir à chaque service leur propre espace de communication visible !
Segmentez par entité
Pour les regroupements et les structures plus grandes, la gestion des signatures mail peut aussi se faire de façon centralisée.
La CCI de Nice, par exemple, a déployé Letsignit pour ces 9 CCI locales depuis son entité principale de la CCI Nice Côte d’Azur. En procédant ainsi, elle maitrise ses coûts et son image en imposant un modèle de signature unique à toutes les CCI de la région PACA. Cependant, elle laisse le soin à chaque administrateur en local la possibilité de diffuser leur propre campagne de communication.
3. Une solution simple et rapide à déployer
Concrètement, comment ça marche ?
Letsignit est une solution Cloud (rien à installer) qui se déploie directement sur le poste de tous vos collaborateurs. La synchronisation avec votre annuaire est automatique et permet un maintien constant des informations qui s’affichent dans vos signatures. Terminées les prises de tête lorsqu’un nouveau collaborateur arrive, ou que votre collectivité change d’identité visuelle !
En quelques clics, vous accédez à un créateur de signature qui, une fois qu’elles sont créées, vous permet de les attribuer selon votre volonté (par service, par entité, par fonction…).
Ensuite, vous pouvez gérer vos campagnes et l’actualité que vous diffusez dans chacune de ces signatures et en mesurer facilement les résultats via un dashboard de statistiques.
Tout est pensé pour faciliter l’installation de la solution, vous permettre de la gérer en toute autonomie et garantir une sécurité optimale de vos données.
C’est d’ailleurs ce que nous confiait Emmanuelle HAASER, Responsable intelligence économique pour la CCI Alsace Eurométropole, lors d’un retour d’expérience :
« Avec Letsignit, l’attribution des missions est claire ! La Communication gère les contenus et leur mise en œuvre ce qui permet à la DSI de se recentrer sur la maintenance de l’annuaire et ainsi se consacrer à des projets plus stratégiques : un gain de temps, et donc d’argent ! »
Référencée à l’UGAP et certifiée ISO 27001 et 27018, Letsignit est le partenaire privilégié des collectivités pour gérer leurs signatures mail.
Comme la Région Hauts de France, la Métropole du Grand Paris, la CCI de Aix Marseille Provence ou la Chambre des Métiers et de l’Artisanat, découvrez le potentiel de vos signatures mail.
Contenu proposé par Letsignit
