[Haut-Rhin 758 700 d’hab.]
Trouver une place en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ephad) était jusqu’ici une démarche fastidieuse. Mais les départements du Haut-Rhin et du Bas-Rhin ont trouvé la parade grâce à la plateforme ViaTrajectoire Ephad.
Depuis la fin de l’année 2014, les particuliers et les professionnels de santé peuvent ainsi rechercher un accueil et constituer un dossier d’admission directement en ligne. A la clé, un suivi en temps réel des réponses des établissements, une plus grande transparence sur le parcours des usagers ou une meilleure visibilité des capacités d’accueil sur le territoire. Ce système a depuis été élargi à de nouvelles régions.
Confrontés à une hausse des demandes d’accompagnement et à des difficultés de gestion des listes d’attente, les conseils départementaux alsaciens, avec l’appui financier de l’ARS, ont décliné en 2015, après une phase pilote, cet outil internet d’aide à l’orientation et à l’admission en structures sanitaires et médicosociales au champ du handicap.
« Nous avons adapté le logiciel aux spécificités du secteur, explique Vincent Leuleu, chef de projet dans le groupement de coopération sanitaire Alsace e-santé, qui assure le pilotage régional de cet outil. Si les personnes âgées initient elles-mêmes leurs démarches sur ViaTrajectoire, les personnes handicapées devront continuer à déposer leur dossier à la MDPH, plus habilitée à préconiser les établissements répondant à leurs besoins. »
Pas question de plonger l’usager dans la jungle administrative, il peut néanmoins consulter un annuaire présentant les ESMS du département.
Une visibilité accrue
Actuellement, ViaTrajectoire handicap est davantage un outil de travail destiné aux professionnels. Son but ? Faciliter les échanges et le partage d’informations entre la MDPH et les ESMS. Concrètement, après avoir évalué la situation des usagers, la commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées prononce une décision d’orientation que la MDPH injecte dans cette application sécurisée.
« Les établissements retrouvent les mêmes informations administratives que sur le support papier, envoyé en parallèle, précise Vincent Leuleu. Les données médicales, elles, ne sont pas mises en ligne. » De leur côté, les professionnels (chefs de service, assistantes sociales, secrétaires chargés des admissions…) se connectent sur « viatrajectoire.fr » et gèrent directement les demandes d’admission. Ils peuvent déclarer qu’un contact a été établi avec l’usager, indiquer un placement sur liste d’attente ou une admission, signaler une sortie ou un refus… Pour faciliter l’appropriation du logiciel, les établissements ont été formés à son utilisation et à son paramétrage.
En centralisant les informations dans un outil partagé par tous les ESMS, la MDPH dispose d’une visibilité immédiate sur les suites données à ses décisions et les possibilités d’admission. « Avec ce logiciel, nous sommes alertés si des usagers en situation d’urgence sont laissés sans solution. Avant, nous ne savions pas si ceux-ci avaient été admis. Il fallait contacter l’ensemble des structures pour le vérifier, souligne Natacha Meyer-Guillemin, responsable du secrétariat général de la MDPH du Haut-Rhin. Si l’admission demeure impossible dans plusieurs établissements, nous nous ressaisissons du dossier et réajustons nos préconisations. »
Adapter l’offre existante
Rendre moins chaotiques les parcours de vie des personnes handicapées est l’une des priorités du Haut-Rhin. De fait, il figure parmi les 23 départements pionniers engagés dans le dispositif « une réponse accompagnée pour tous », inspiré du rapport de 2014 « Zéro sans solution », de Denis Piveteau, conseiller d’Etat.
Au menu : obligation faite aux établissements de motiver leur refus d’admission, coordination des acteurs (MDPH, ARS, conseils départementaux, gestionnaires d’établissement), suivi des décisions d’orientation… Pour favoriser l’adéquation de l’offre médicosociale avec les besoins des personnes handicapées, un observatoire sera intégré au logiciel d’ici l’an prochain.
« Avant de créer de nouvelles capacités d’accueil sur le territoire, il est essentiel d’avoir une meilleure connaissance des besoins de la population. Cet observatoire va permettre au département d’évaluer la nature des demandes des usagers et de faire évoluer les prestations des ESMS. Grâce à lui, nous saurons dans quels établissements des places sont manquantes et comment mieux orienter nos subventions », justifie Alain Couchot, président de la commission « solidarité et autonomie » du Haut-Rhin.
« Nous apportons plus rapidement des réponses aux familles »
Le principal intérêt de ViaTrajectoire est de simplifier la gestion administrative. En quelques clics, les équipes accèdent aux notifications d’orientation de la MDPH. Nous n’avons plus besoin d’attendre leur réception par courrier pour demander le dossier médical et scolaire de l’usager en situation de handicap. Car sans ces documents, nos équipes ne peuvent pas entamer les procédures d’admission. Désormais, nous apportons plus rapidement des réponses aux familles. Autre atout, les listes d’attente sont mises à jour en temps réel. Dès qu’un enfant est admis ailleurs, nous en sommes informés automatiquement. Avec le papier, quand une place se libérait, nous pouvions contacter des familles dont l’enfant avait été accueilli dans un autre établissement. Depuis mars 2016, nous gagnons un temps fou.
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