Primaire–secondaire : reprendre la main sur la dépense quotidienne
Dans les écoles, collèges et lycées, la hausse des coûts prévue en 2025–2026 dépasse l’évolution des financements par élève. Les directions jonglent encore avec des achats récurrents (fournitures de classe, équipements numériques, produits d’entretien…) gérés sur Excel ou via des circuits papier. Ce mode opératoire fragmente l’information et génère des surcoûts : commandes en doublon, achats d’urgence au mauvais prix, dispersion des fournisseurs.
Sur ces deux enjeux, les données 2025 d’Amazon Business confirment l’urgence d’un changement de cap : 64 % des décideurs placent la production de données de dépense au premier rang des priorités, et 73 % des cadres dirigeants veulent renforcer le reporting pour objectiver les économies et arbitrer plus vite.
Concrètement, cela passe par un tableau de bord qui agrège les lignes de commande par établissement, utilisateur et famille. L’équipe achat peut ainsi repérer les doublons, cibler les catégories à fort potentiel d’économies et orienter la demande vers des références standardisées.
Résultat : moins de factures à traiter, moins d’écarts de prix, plus de volume négocié. L’automatisation des achats scolaires fluidifie aussi la relation avec l’ordonnateur : la solution applique automatiquement les règles d’approbation, bloque les produits non autorisés et trace chaque validation. Les gains dépassent largement le prix unitaire : ils réduisent le coût administratif total de l’acte d’achat.
L’IA amplifie encore ce mouvement. Elle détecte des anomalies (sauts de prix, fournisseurs non référencés, saisonnalités inattendues), anticipe les besoins à partir de l’historique et des calendriers scolaires, et alerte en amont des pics de commande. D’ici deux à trois ans, l’investissement dans l’Intelligence Artificielle pour la demande prévisionnelle, l’analyse de dépense et l’automatisation des processus figure déjà en tête des plans d’action des décideurs interrogés par Amazon Business.
Reprendre le contrôle des dépenses quotidiennes
C’est exactement l’expérience menée par le réseau Unity Schools Partnership au Royaume-Uni. Ce groupement de 39 établissements scolaires, du primaire au secondaire, manquait de visibilité sur ses dépenses et dépendait fortement des cartes d’entreprise pour ses achats.
L’intégration d’Amazon Business à son système financier IRIS via Punchout a simplifié et professionnalisé la gestion des commandes. En quelques mois, le réseau a harmonisé ses pratiques d’achat, réduit la charge administrative liée aux bons de commande et renforcé son contrôle budgétaire. Les équipes locales ont gagné en autonomie, tout en respectant les circuits de validation. Quant à la direction, elle dispose désormais d’une vue en temps réel des dépenses globales.
Universités : structurer la performance achats dans un cadre juridique exigeant
Un rapport du Sénat en juillet 2024 rappelle l’ampleur des enjeux : la commande publique universitaire représente plusieurs milliards d’euros, sans consolidation nationale unifiée. Les systèmes d’information restent morcelés, ce qui complique l’évaluation de la performance. La professionnalisation progresse, mais reste freinée par les tensions de recrutement et l’hétérogénéité des pratiques entre établissements.
Le texte recommande notamment de renforcer le pilotage, d’intégrer davantage les clauses environnementales et sociales et d’encourager les mutualisations (centrales d’achat, groupements). Ces constats soulignent la nécessité d’une démarche outillée, mesurable et pilotée au niveau de chaque université.
Là encore, la donnée constitue la colonne vertébrale. Un référentiel des fournisseurs et des catégories, adossé à des outils d’analyse, offre une vision claire des achats indirects, avec des leviers d’économies de 15 à 20 % grâce à la standardisation, à la rationalisation du panel et à la consolidation des volumes. Le même référentiel nourrit les rapports ESG : parts des achats auprès de PME locales, taux de produits écolabellisés, progression annuelle des critères sociaux dans les marchés. Amazon Business observe d’ailleurs l’essor des achats responsables : 80 % des organisations travaillent déjà avec des vendeurs certifiés, et la durabilité s’impose dès lors comme une priorité par les dirigeants interrogés.
Cap sur 2025 : une méthode simple pour des effets rapides
La feuille de route tient en quatre verbes : mesurer, standardiser, automatiser, suivre.
- Mesurer les dépenses : regrouper les dépenses fragmentées et partager un tableau de bord commun pour objectiver les décisions
- Standardiser les achats : définir un panier de références et un socle de fournisseurs par famille, alignés avec les objectifs ESG
- Automatiser les achats : connecter un outil d’achat aux règles internes pour accélérer la validation, la traçabilité et la passation de marchés
- Suivre les résultats : piloter en continu les économies, la conformité et les impacts ESG.
Les signaux d’Amazon Business balisent cette transformation digitale des achats : la donnée éclaire la décision, l’IA accélère les contrôles ainsi que la prévision, et la plateforme simplifie l’exécution quotidienne. Cette combinaison redonne de l’oxygène budgétaire aux établissements, tout en améliorant la qualité de service rendue aux équipes pédagogiques et aux étudiants.
