La dématérialisation des marchés publics testée grandeur nature

Depuis de nombreuses années les entreprises téléchargent les dossiers de consultation, mais très peu répondent sous forme électronique. Côté collectivités, la dématérialisation complète de la chaîne des marchés publics peine aussi à s’imposer. Le Secrétariat général pour la modernisation de l’action publique (SGMAP) organise donc une préfiguration avec quinze organismes représentant plus de 110 pouvoirs adjudicateurs. En septembre 2016, ils seront rejoints par de nouveaux volontaires. Cette préfiguration est l’application de la recommandation 3 du programme DcANT (développement concerté de l’administration numérique territoriale) annoncé fin octobre 2015 et qui vise à étudier les conditions d’une dématérialisation totale de la procédure de passation des marchés publics à l’horizon 2018.

« Pour les collectivités, l’intérêt de dématérialiser leurs marchés publics est notamment de pouvoir harmoniser leurs procédures, de gagner du temps et probablement aussi, in fine, de réaliser des économies », explique Laure de la Bretèche, secrétaire générale du SGMAP. Cette préfiguration, va lui permettre, en accompagnant des collectivités, de voir les blocages et de faire une étude d’impacts poussée. Elle disposera d’éléments concrets qui devraient lui permettre de convaincre les associations d’élus de l’importance de cette dématérialisation.

« L’objectif de cette préfiguration est d’expérimenter la dématérialisation complète des marchés, depuis la passation jusqu’au contrôle de légalité et l’envoi au trésorier payeur. Nous avons sélectionné une dizaine de membres, répartis sur tout le territoire ⁽¹⁾. Chacun s’est engagé à imposer les réponses électroniques sur un périmètre donné » explique Daniel Coissard, chef de projet salle des marchés du GIP e-bourgogne (notamment chargé d’aider les collectivités à progresser dans la dématérialisation). Ainsi, le conseil régional Bourgogne France-Comté, par exemple, va le faire sur les marchés de formation professionnelle. « La préfiguration DcANT (développement concerté de l’administration numérique territoriale) est là pour nous permettre de trouver des solutions à de petits blocages avant qu’il n’y ait une généralisation de la dématérialisation des marchés publics en 2018 », ajoute Flora Vigreux, directrice adjointe du GIP Maximilien, en Ile-de-France.

Homogénéiser les pratiques des trésoreries et préfectures

Les services de l’Etat concernés participent aux réunions avec les préfigurateurs et sont donc informés des difficultés rencontrées au niveau local. Le plus souvent, les collectivités qui ont dématérialisé certains de leurs marchés sont obligées de les réimprimer car leur préfecture ou leur trésorier n’acceptent pas leur version numérique. Par exemple, la métropole de Toulouse qui a rendu obligatoire la réponse électronique à ses marchés de prestations intellectuelles et de communication en 2015, télé-transmet ces marchés à la préfecture mais pas à son trésorier.

« Nous n’avons pas pu dématérialiser avec le comptable public, car celui-ci n’accepte que si nous sommes en mesure de télé-transmettre l’intégralité de nos marchés, ce qui nous obligerait à numériser tous ceux où nous n’avons pas imposé une réponse électronique », regrette Catherine Humbert, directrice de la commande publique de la ville et la métropole de Toulouse. Anthony Patheron, son homologue à la Communauté d’agglomération dracénoise (Var), lui, vient seulement de signer un avenant avec sa préfecture alors qu’il a totalement dématérialisé ses MAPA (marchés à procédure adaptée) depuis début 2015. Il les rematérialise toujours pour son comptable.

Cette préfiguration est aussi l’occasion d’essayer d’homogénéiser les procédures au niveau national, car il existe une grande hétérogénéité des pratiques. « Nous étudions les normes avec la DGCL afin de voir quels documents doivent réellement être télé-transmis lors du contrôle de légalité. Par exemple, certaines préfectures ne réclament pas le mémoire technique alors que d’autres si », souligne Flora Vigreux.

Coup de pouce des nouvelles règles des marchés publics

Les nouvelles règles des marchés publics, entrées en vigueur le 1er avril 2016, arrivent fort à propos. Elles devraient en effet faciliter les réponses électroniques, en levant un frein important : il n’y a plus obligation pour les entreprises de signer électroniquement leur réponse et donc de posséder un certificat électronique au moment où elles candidatent. Dorénavant, seule l’attribution du marché doit être signée électroniquement. « Le décalage de la signature à l’attribution assure aux collectivités qu’elles ne discriminent pas les entreprises qui n’ont pas de signature électronique. Il faudra cependant prévoir un délai suffisant pour que l’entreprise retenue puisse se procurer un certificat électronique si elle n’en a pas déjà un », explique Flora Vigreux.

Relancer le marché public simplifié

Le dispositif marché public simplifié (MPS), qui a été lancé dès 2014, permet aux entreprises qui se sont enregistrées de ne plus avoir à produire les informations et documents déjà connus ou produits par une administration ou un service public. Leur seul numéro de SIRET suffit. Les collectivités pourraient, avec MPS, imposer des réponses électroniques, mais très peu le font. Ce dispositif reste méconnu : seuls 8000 MPS ont été publiés (par 900 organismes) depuis 2014, alors que 20 000 étaient espérées. « Il faut vraiment accompagner les acheteurs publics et les rassurer, leur démontrer que le service est juridiquement sécurisé. Il faut les convaincre, leur proposer un nouveau règlement de consultation… Le fait que MPS, contrairement au DUME, ne soit pas mentionné dans le décret du 25 mars 2016 est regrettable. Cela aurait fini de lever tous les doutes », note Flora Vigreux.

Ne pas craindre les marchés infructueux

MPS est un service méconnu mais performant : « 80% des entreprises ayant eu recours à MPS se sont dites très satisfaites ou satisfaites, et, la moitié d’entre elles étaient des PME et PMI. Le BTP y est bien représenté. Certains acheteurs publics craignent d’avoir des appels infructueux si ils obligent les entreprises à passer par MPS et à répondre électroniquement, mais, a priori ce n’est pas le cas », souligne Laure de la Bretèche. D’ailleurs, sa volonté est qu’au 31 décembre 2016, MPS devienne le service de candidature par défaut pour les marchés de l’Etat.

Avoir des réponses électroniques est le seul moyen efficace de dématérialiser la chaîne des marchés publics. Les préfigurateurs qui l’ont déjà imposé le confirment : les entreprises s’adaptent vite. « Sur les 100 consultations que nous avons lancées depuis janvier 2015, où les réponses électroniques étaient obligatoires, une seule a été infructueuse sur deux lots, mais, a priori, ce n’était pas lié à cette obligation. J’ai d’ailleurs été étonné, car très peu d’entreprises nous ont appelé pour que nous les aidions », raconte Anthony Patheron. Catherine Humbert, elle non plus, n’a pas constaté une baisse du nombre de réponses sur ses marchés de prestations intellectuelles.

Un gros travail de sensibilisation

Mais pour que cela se passe bien, il est nécessaire de bien préparer le terrain. « Nous avons organisé en septembre 2015 une journée de formation auprès des entreprises pour leur montrer de manière très pratique comment utiliser notre plate-forme », confirme Catherine Humbert. Au niveau local, les collectivités soulignent que les CCI et les services de l’Etat ne sensibilisent que très peu les entreprises et leurs fédérations à MPS. e-Bourgogne sillonne son territoire et organise nombre de forums et conférences avec des démonstrations. « Nous formons aussi des formateurs et leur octroyons un label. Nous les assistons lors de leur deux premières formations », ajoute Daniel Coissard. Des opérations indispensables pour que la mayonnaise prenne mais qui pèsent lourd sur les services marchés des collectivités qui ne sont pas au sein d’un groupement tel que e-bourgogne, Megalis Bretagne ou Maximilien…

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