Aux termes de l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983, « le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité », et il ne peut y être fait état « des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé ».
Cet article consacre également le droit d’accès de tout fonctionnaire à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi. Les règles ainsi énoncées visent à garantir l’authenticité, la neutralité, la confidentialité et l’accessibilité du dossier individuel.
Le présent décret met en œuvre ces dispositions dans le cadre de la gestion du dossier individuel sur support électronique, afin que les mêmes garanties restent offertes aux agents.
La gestion des dossiers individuels sur support électronique ne constitue pas une obligation pour les autorités administratives ou territoriales gestionnaires.
La mise en œuvre de cette faculté est conditionnée à la publication d’un arrêté ou d’une décision de l’autorité administrative ou territoriale pris après avis du comité technique compétent afin de définir les modalités de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique conformément à l’article 9 du présent décret.
Les agents dont le dossier a été dématérialisé sont tenus informés des modalités pratiques d’exercice des droits garantis au titre des articles 38 à 40 de la loi du 6 janvier 1978.
Leur sont communiquées les coordonnées de l’autorité administrative ou territoriale auprès de laquelle ils peuvent exercer leurs droits d’accès et de rectification.
En cas de coexistence d’un support électronique avec un support papier, la demande d’accès et de rectification est valable pour l’ensemble du dossier, quel qu’en soit le support.
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