Aux termes de l’article 1er alinéa 1 du décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifié, les actes de l’état civil sont inscrits dans chaque commune sur un ou plusieurs registres tenus en double.
L’article 4 du même décret précise que les registres doivent être clos et arrêtés par l’officier de l’état civil, à la fin de chaque année. Le dépôt des registres est effectué dans le mois qui suit leur clôture ; l’un des exemplaires est conservé à la mairie, l’autre exemplaire est déposé au greffe du tribunal de grande instance.
La conservation de ces registres est assurée par l’officier de l’état civil pour les premiers originaux et le greffe du tribunal de grande instance pour les seconds originaux.
Cette double conservation est justifiée pour des raisons de sécurité. Toutefois, si les officiers de l’état civil des communes ont l’obligation de mettre à jour les actes qu’ils détiennent par l’apposition des mentions en marge de ces actes, l’article 75 de la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989 portant diverses mesures d’ordre social a supprimé cette obligation pour les greffes, à l’exception de ceux des collectivités ultramarines.
Pour autant, les greffes doivent conserver les avis de mentions adressés par les officiers de l’état civil.
Conscient des difficultés rencontrées, le ministère de la justice travaille, avec l’ensemble des départements ministériels concernés, à la définition des éléments techniques qui permettraient de dématérialiser les échanges des mentions marginales et de constituer une copie de sauvegarde de ces données.
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