« Notre mission est de sélectionner les informations utiles aux collectivités pour permettre aux agents comme aux élus de disposer de la matière nécessaire à leurs projets », résume Geneviève Vazette, responsable du service commun de documentation de la métropole lyonnaise et de la ville de Lyon. Chaque jour, le service de documentation interne collecte et met à disposition les articles émanant de la presse généraliste ou spécialisée. Au sein d’une équipe de 10 personnes, six documentalistes apportent leur expertise pour analyser ces contenus. « Ce besoin d’information a toujours existé, mais face à l’infobésité actuelle, notre rôle devient encore plus essentiel pour sélectionner, analyser et qualifier l’information », expose la responsable.
Une revue de presse quotidienne
Outil phare de ce service documentaire lyonnais, la revue de presse quotidienne est suivie par 1500 abonnés. La publication est le fruit d’une sélection d’articles publiés sur les médias numériques ou les supports papier, dont les sujets éclairent les compétences de la collectivité. En outre, une démarche de fond est menée pour alimenter la base de données. L’attention se porte autant sur les thèmes techniques comme l’assainissement, le logement ou la voirie… que sur des thèmes sociaux comme la petite enfance, les personnes âgées, le handicap ou l’insertion, ou bien sur les compétences d’une commune en ce qui concerne l’action sociale, les écoles ou l’état civil. Ces contenus sont centralisés dans le portail numérique Syracuse. Ils s’ajoutent aux ouvrages destinés à la préparation des concours administratifs réservés aux Agents.
Faciliter l’accès à l’information
Pour Geneviève Vazette, l’enjeu de cette collecte est également la facilité d’accès à ces contenus. « Cet aspect est essentiel. Il vise à encourager les Agents à les consulter », expose-t-elle. Attractive et intuitive, l’interface se doit d’être à la hauteur des attentes des nouveaux arrivants, souvent familiers des outils documentaires lors de leur parcours de formation. De fait, la plateforme Syracuse s’inscrit dans le cadre du territoire numérique mis en place depuis trois ans à Lyon. Son développement en mode responsive, assure un accès depuis un ordinateur, un Smartphone ou une tablette numérique. Avec la possibilité pour les utilisateurs, de se connecter depuis leur domicile. La capacité d’évolution, la qualité de l’outil, et les mises à jour automatiques d’une solution hébergée dans le Cloud, contribuent à l’efficacité attendue. Tout en veillant à la sécurité des accès, en liens avec la DSI de la collectivité.
L’IA ouvre de nouvelles perspectives
Le service documentaire a fait le choix de mettre en place un portail non seulement de référencements, mais aussi d’accès aux articles dans leur intégralité, en s’acquittant les droits à la rediffusion. « L’objectif est de fluidifier le travail de nos collègues en tenant compte aussi de leurs compétences », indique Geneviève Vazette. Ainsi, en développant le module de veille de Syracuse, la documentation enrichit depuis quelques semaines, son fonds documentaire à partir de flux RSS. Chaque nouvelle publication est mise en ligne sur la plateforme interne et les abonnés en sont alertés aux cadences de leur choix. À présent, un outil d’intelligence artificielle intégrée à l’outil Syracuse ouvre de nouvelles perspectives en matière de recherche et de référencement d’articles. S’il n’est pas encore déployé à la documentation, un usage futur fait son chemin et donne des perspectives. « Nous sommes convaincus de son potentiel pour exploiter de manière encore plus pertinente et précise, notre base d’informations. »
Un outil de connaissances au service de la mobilité interne
Chaque nouvelle fonctionnalité fait l’objet d’une réflexion au sein du service documentaire. « En tant que documentalistes, nous sommes concentrés sur le contenu des ressources, reconnait la responsable. Mais nous devons aussi communiquer pour donner aux utilisateurs le réflexe d’exploiter cette richesse d’informations. » À cet effet, le service organise des visio-conférences et des démonstrations auprès des agents. Car si la plateforme Syracuse donne l’opportunité de gérer et d’exploiter une base documentaire, elle contribue aussi à ouvrir les compétences de ses utilisateurs vers d’autres champs de connaissances, favorisant l’ouverture d’esprit et peut-être la mobilité interne des agents des deux collectivités.
À retenir : Retrouvez-nous le 1er et 2 octobre sur le salon Territorialis au stand N°7.
Contenu proposé par Alfeo