« Depuis la mise en place du , il n’y a pas eu de souci majeur. Le seul hic, c’est que cette organisation doit tenir dans le temps malgré la fatigue des agents et les arrêts maladies qui peuvent tomber », signale Sophie Guihard, du département des Côtes-d’Armor (3 300 agents, 598 814 hab.).
Activés en catastrophe dès la fin du mois de février pour certaines collectivités, dans le courant de la première semaine de mars pour les autres, les plans de continuité d’activité (PCA), permettant à une collectivité de fonctionner même en cas de désastre ou de crise majeure, doivent être maintenus dans le temps et réadaptés en fonction de l’évolution de la crise sanitaire.
Une gestion au jour le jour qui demande aux cadres, qui travaillent bien souvent à distance, une réactivité sans faille.
« Nous avons mis en place des roulements de demi-journée pour chaque membre de la direction générale et nous faisons le point deux fois par jour avec les différentes directions de services », détaille encore Sophie Guihard, qui chapeaute 250 agents sur le terrain et presque autant en télétravail.
Définir les missions essentielles
Le service public minimum s’articule autour des services sociaux organisés au sein de
cinq antennes qui maillent l’ensemble du territoire. Les agents de ces maisons départementales assurent, également en roulement, la mise à l’abri des personnes vulnérables ainsi que les services liés à la protection maternelle et infantile.
L’émission de bons alimentaires (lettres-chèque) a également été maintenue, le but étant de ne surtout pas rompre la chaîne solidaire au risque que les plus vulnérables « ne paient la note » de cette crise sanitaire.
En parallèle, le conseil départemental a conservé une équipe en charge des interventions liées à la sécurité routière, mais aussi à l’approvisionnement et le service de cantine au sein des collèges destinés aux enfants de personnel soignant.
Autre mission définie dans ce PCA, la gestion des paies et le paiement des fournisseurs, ainsi qu’une permanence téléphonique pour les agents départementaux.
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Gestion de crise
De son côté, Laurent Semavoine, de l’agglomération Dracénie Provence Verdon (Var, 442 agents, 23 communes, 115 000 hab.) envisage déjà un PCA en mode « très dégradé ». Il faut dire que l’intercommunalité est malheureusement rompue à l’exercice, après les inondations de juin 2010 qui avaient coûté la vie à 25 personnes à Draguignan.
« Un PCA avait été établi en 2013 après les crues tragiques. Nous avions donc déjà évalué les différents stades de crise et envisagé notre fonctionnement en mode dégradé », explique Laurent Semavoine qui a réactualisé et activé le plan dès le 28 février.
Pour lui, nul doute que l’anticipation est l’une des clés d’un service public minimal efficient : « Dans le meilleur des cas, il faut envisager cette situation jusqu’à fin avril. Nous sommes prêts », affirme-t-il.
Paiement des agents et des fournisseurs
Pour le moment, en plus du volet RH interne à la collectivité, le service de transports à la demande urbain et interurbain est maintenu, tout comme la gestion des déchets et les services d’eau et d’assainissement ainsi que l’entretien des équipements communautaires. Dans les mairies de l’intercommunalité, seuls les bureaux de l’état civil (naissance et décès) sont toujours occupés. En tout, environ 145 agents restent à la manœuvre de la troisième intercommunalité du Var.
Et si d’aventure le nombre d’agents en capacité d’assurer leur mission chutait drastiquement, seules les missions définies au préalable comme prioritaires subsisteraient. Certains services jugés non-essentiels, comme l’instruction des permis de construire, seraient ainsi stoppés.
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Organisation en binôme
Autre impératif inhérent à la gestion de crise : le maintien de la coordination des directions de services. Pour limiter le risque de paralysie de la collectivité, Laurent Semavoine et son équipe fonctionnent toujours en binôme : « Chaque directeur travaille avec son adjoint. Quand l’un se rend à la communauté d’agglomération, l’autre est à distance. Comme ça, nous veillons à garder toujours un « homme fort » en réserve. »
Une règle tacite qui n’est pas sans rappeler celle interdisant au Président de la République, au président du Sénat ainsi qu’au Premier ministre de voyager dans le même avion afin d’assurer la continuité de l’exercice du pouvoir en cas de crash.
Une expérience de la gestion de crise et une connaissance de son territoire partagées également par François Dupouy, DGS de la ville de Metz (2 500 agents et 120 000 hab.).
Dès le début de la pandémie en Italie, le directeur des services a rapidement pris la mesure de la rapidité avec laquelle la crise sanitaire pouvait déferler sur sa région.
Réactualisation du PCA
« Le PCA, qui datait de l’épidémie de H1N1, a été réactualisé très rapidement. Au vu des liens étroits qui existent entre nos voisins transalpins et la Moselle, qui fut pendant longtemps une terre d’immigration pour les ouvriers italiens, le risque de propagation était assez élevé », retrace François Dupouy qui précise que 300 agents assurent la continuité du service.
A cette anticipation s’ajoute la mise en place d’exercices grandeur nature d’évacuation de quartiers entiers de la ville qui sont réalisés ponctuellement. D’une part en raison du risque majeur de crue de la Moselle et d’autre part afin de mettre rapidement à l’abri la population lors des opérations de désamorçage de bombes datant de la Seconde Guerre mondiale.
« Le 16 mars, tout était en place. Nous avons conservé les services liés à la sécurité des personnes, sécurité des biens, l’état civil, un système de garde d’enfants pour le personnel soignant ainsi qu’une astreinte de veille sociale pour l’accompagnement des personnes isolées et assurer le relogement en urgence », détaille François Dupouy qui indique également qu’un petit nombre de juristes restent d’astreinte pour la prise d’arrêtés.
