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ORGANISATION

Coronavirus : le télétravail devient un impératif durant la crise

Publié le 20/03/2020 • Par Emeline Le Naour Gaëlle Ginibrière Romain Mazon • dans : A la Une RH, France, Toute l'actu RH

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AdobeStock
En raison du confinement en vigueur depuis le 17 mars, le télétravail est adopté dans l’urgence et à grande échelle par l’ensemble des collectivités. Un exercice davantage maîtrisé dans les organisations qui pratiquaient déjà le travail à distance.

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« Le télétravail devient la règle impérative pour tous les postes qui le permettent », a averti le 16 mars au matin Olivier Dussopt, le secrétaire d’Etat auprès du ministre de l’Action et des comptes publics. Alors que les directions des ressources humaines anticipaient depuis quelques semaines un recours renforcé au télétravail, le calendrier s’est soudainement accéléré. La capacité des collectivités à télétravailler dépend cependant de leurs prérogatives et de leurs métiers.

A Rouen (2 600 agents, 110 100 hab.), 400 agents, au moins, sont en télétravail depuis le début du confinement, mais il sera sûrement difficile d’aller au-delà. « Environ 75 % de nos agents appartiennent à la catégorie C et ont des missions techniques ou de contact avec le public », explique Marie Blondel, directrice générale adjointe des services chargée des ressources de la ville.

Dans l’immédiat, les collectivités parent à l’urgence, dans ce qui s’apparente parfois à du bricolage. Adopter le télétravail quand on ne le pratique pas habituellement peut s’avérer désarçonnant.

« Sur des fonctions administratives simples, c’est concevable, si vous vous contentez d’échanger des mails. Mais si vous intervenez sur les logiciels métiers, tels que la paie, cela peut présenter des risques évidents de confidentialité ou de sécurité », reconnaît un cadre territorial.

Une grande attention aux services de la paie

Les collectivités qui ont misé en amont sur le travail à distance apparaissent mieux organisées. La région Ile-de-France est un exemple en la matière. « Il nous a fallu un an pour mettre en place le télétravail. Désormais, 100 % de nos activités sont réalisables à distance en ce qui concerne le siège de la région », affiche fièrement Fabienne Chol, directrice générale adjointe chargée des ressources humaines au conseil régional d’Ile-de-France (10 200 agents), qui a mis à l’épreuve son organisation durant les grèves de décembre et janvier.

Sa seule crainte désormais : « Nous devons nous préparer à ce qu’un certain nombre d’agents en télétravail tombent malades. »

« L’écueil, lorsque toute une collectivité est placée en télétravail, est de cloisonner les agents et les services, affirme Fabienne Chol, DGA chargée des RH à la région Ile-de-France. Il faut éviter l’isolement. Cela demande une mobilisation énorme pour les tous les encadrants et une certaine charge mentale supplémentaire. » Selon elle, il est important de recréer des rendez-vous réguliers : « Chaque jour, les cadres de la région essaient d’avoir au moins un contact téléphonique ou visuel avec les agents de leurs services. » 

Parmi les métiers jugés essentiels, les services de la paie font l’objet d’une attention toute particulière à Grand Paris sud est avenir (16 communes, 1 200 agents, 310 700 hab., Val-de-Marne). « Tous nos agents de paie sont équipés de VPN (réseau privé virtuel, ndlr), d’applications métier, par exemple, pour télétravailler », détaille Emilie Agnoux, directrice de la transformation et du dialogue social .

Et d’ajouter : « Par ailleurs, nous avons identifié d’autres personnels dans les services, anciens gestionnaires RH, capables de suppléer à distance, si besoin. La paie de mars est déjà partie donc nous n’avons pas d’inquiétude. Pour avril, nous envisageons, à ce stade, de reconduire la même paie qu’en mars et de régulariser par la suite ».

Si le télétravail permet notamment de soutenir les plans de continuité de l’activité, il représente néanmoins une prise de risque pour les services sensibles des collectivités mal préparées.

« Nous avons des consignes strictes pour les agents qui travaillent avec leur ordinateur personnel. Il est interdit de faire transiter les fichiers d’un ordinateur à l’autre ou d’insérer des clés USB, reprend Marie Blondel, DGA de la ville de Rouen, qui ne peut fournir que 230 ordinateurs professionnels avec VPN à ses agents. Malgré le fait que nous soyons équipés d’un nouveau pare-feu informatique, cette situation de crise nous oblige par la force des choses à prendre certains risques. »

Autorisation écrite pour les postes emportés

Car l’utilisation de matériel personnel n’est pas sans poser des problèmes de sécurité. Dans un mail envoyé le 16 mars à ses adhérents, l’Adico (Association pour le développement et l’innovation numérique des collectivités, 1 850 collectivités adhérentes dans huit départements) met en garde sur les conditions à respecter pour emporter chez soi le poste informatique de la collectivité : il est nécessaire d’avoir, entre autres, une autorisation écrite de l’autorité territoriale. Le directeur général de l’association, Emmanuel Vivé, indique qu’une solution permettant de prendre le contrôle du PC de la mairie à distance est actuellement en phase de test pour ses adhérents.

Également président de Déclic, le réseau d’échange d’informations entre structures de mutualisation informatique et opérateurs publics de services numériques, il déplore le peu d’enthousiasme dont les communes ont, jusque-là, fait preuve envers les solutions de démarches en ligne.

« Même si tout n’aurait pas été possible, admet-il. Car les gros éditeurs des logiciels métier de collectivités ne sont pas prêts, ou pas complètement, au mode hébergé” (quand une application informatique est utilisée à distance sur les serveurs d’un éditeur, ndlr) . »

Les outils de l’Etat
Webconf.numerique.gouv.fr et Tchap sont deux outils en ligne, conçus et maîtrisés par l’Etat: une messagerie instantanée et une application de réunion à distance, recommandées par la direction interministérielle du numérique (Dinum). La méfiance s’impose en effet à l’égard des logiciels de collaboration à distance proposés gratuitement et qui peuvent se révéler une porte d’entrée vers la collectivité, au travers du PC sur lequel ils sont installés.

 

Les bibliothèques maintiennent le contact

A l’instar de tous les équipements recevant du public, les bibliothèques et centres de documentation de tous ordres gardent portes closes, conformément à l’arrêté du 14 mars. Ce qui n’entraîne pas, pour autant, la fin du service public culturel. Une évidence pour l’Association des bibliothécaires de France (ABF), qui, dès le 15 mars, a publié sur son site un message invitant ses adhérents à prendre des initiatives en ce sens. A commencer par le renforcement des services numériques : enrichissement des ressources documentaires (e-books, documents pédagogiques pour les jeunes qui suivent les cours à la maison), et, pour les bibliothèques suffisamment équipées, recours à la visioconférence et au streaming pour les animations. Concernant les livres imprimés, l’ABF préconise un rapprochement avec les services sociaux de la collectivité pour envisager un système de portage à domicile. Les messages par mails et sur les réseaux sociaux devraient permettre aux bibliothèques de maintenir le lien avec leurs usagers (information et conseils).
Hélène Girard

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