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Il y a encore quelques années, les gestionnaires d’établissement et les responsables de la maintenance utilisaient des documents de suivi en format papier. Aujourd’hui, le numérique permet de disposer d’outils agiles. Les professionnels de la maintenance peuvent réaliser des requêtes rapides voire disposer d’un plan prévisionnel de maintenance prédictive grâce au Building Information Modeling.
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Pour la constitution d’un guide numérique de maintenance, la direction du patrimoine éducatif culturel et sportif de la région Centre-Val de Loire est partie d’un simple tableur. Il est possible de définir, en maintenance préventive ou corrective, qui fait quoi, à quelle périodicité y compris en mode « Ressources humaines dégradées », dans un but de continuité d’activité. L’état de l’art a été défini par une conduite de projet multimétier, concernant quarante métiers différents : agents de la maintenance (couvreurs, maçons, peintres, plombiers, électriciens, serruriers ...
