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Dématérialisation

Comment les archivistes territoriaux négocient le virage du numérique

Publié le 24/11/2022 • Par Isabelle Jarjaille • dans : Actualité Culture, Innovations et Territoires

L'archivage électronique demande de l'organisation
A. Picca / Adobestock
L’utilisation d’un système d’archivage électronique, SAE, assure la pérennité des archives électroniques. Il contrôle l’authenticité des documents. Tous les services doivent trier leurs documents et verser ceux à archiver dans un SAE. Le service d’archives travaille avec le service informatique et les directions métier. Des protocoles sont mis en œuvre.

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Archibald pour le département d’Ille-et-­Vilaine, ­Archie pour la ville et la métropole de ­Rennes (43 ­communes, 451 800 hab.), ­Sésam pour le centre de gestion du Nord (lire p. 56)… Sous ces noms se cache un même logiciel : ­Asalae­, le système d’archivage électronique, SAE, de la coopéra­tive ­Libriciel, éditrice de logiciels sous licence libre pour les administrations.

Il sauvegarde systématiquement les archives en « Y », c’est-à-dire sur deux serveurs simultanément, fait le tri dans les formats pour enregistrer les documents sous un format considéré comme pérenne (.pdf, .doc, etc.) et assure leur authenticité en bloquant toute modification. « Sans SAE, il n’y a pas d’archivage électronique, juste de la sauvegarde et aucune garantie de traçabilité et de pérennité des ­documents au-delà de dix ans », décrit ­Coline ­Vialle, responsable des archives contemporaines à Brest métropole (8 communes, 210 000 hab.).

Néanmoins, le développement des SAE est encore récent : Lyon (523 000 hab.) a lancé le sien en 2018, l’Ille-et-­Vilaine, en 2019, et Rennes, cette année, par exemple. La grande majorité des petites et moyennes collectivités n’en sont pas équipées. « Le ­développement de ...

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