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Semaine de la qualité de vie au travail

Une journée sans mail pour apprendre à créer du lien

Publié le 24/06/2022 • Par Pascale Tessier • dans : France, Toute l'actu RH

Bouchra Hakki, directrice générale adjointe, et  Amel Benabdelhafid, DRH de la ville de Trappes
Bouchra Hakki, directrice générale adjointe, et Amel Benabdelhafid, DRH de la ville de Trappes Pascale Teissier
Afin de favoriser les contacts entre agents et de ne laisser au numérique que le gain de temps qu’il autorise, la ville de Trappes (Yvelines) a organisé une journée sans mail, dans le cadre de la semaine Qualité de vie au travail.

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Plutôt que d’envoyer un mail, passez la tête dans le bureau d’à côté ! En substance, c’est ce que la ville de Trappes (35270 hab., Yvelines) a fait passer comme message à ses 1 200 agents, en instaurant une journée sans mail, dans le cadre de la semaine nationale de la Qualité de vie au travail (QVT).

Orchestrée par Amel Benabdelhafid -directrice des ressources humaines (DRH)- et mise en musique par Patrick Olongo -responsable qualité de vie au travail et dialogue social-, la première semaine initiée dans cette ville de l’ouest francilien a visé, à la fois, à s’appuyer sur les talents individuels pour proposer des activités en journée, et à privilégier des temps aptes à développer les liens entre services comme en interne.

Les deux dynamiques ont permis « de mettre l’accent sur des compétences individuelles qui ne demandaient qu’à être révélées et aucune barrière n’a été posée, afin que les agents se sentent libres de parler de leurs talents, quels qu’ils soient », insiste la DRH, qui se réjouit que 175 agents aient pris part, sur la semaine, à l’une ou l’autre des activités. Afin de soutenir cette semaine, les managers ont été invités « à être souples pour permettre de participer aux activités », précise Bouchra Hakki, directrice générale adjointe (DGA) solidarités et ressources humaines.

« On envoie trop de mails »

Cette semaine inédite avait aussi vocation à aborder des aspects du travail en lui-même. Ainsi est née la journée sans mail, positionnée jeudi 23 juin. « On a demandé aux services d’analyser les besoins de chaque mail, de se demander pourquoi ne pas appeler, se déplacer, aller vers les autres », expliquent en chœur, la DRH et la DGA. « Certains mails sont incontournables mais nous voulions en envoyer le moins possible durant cette journée. » Certes « chacun constate qu’il reçoit trop de mails, mais chacun y contribue aussi », admet Amel Benabdelhafid. Et Bouchra Hakki de reconnaître que ceux qui comportent un document joint sont inévitables mais que les courriers numériques ont aussi leur vertu lorsqu’ils lui permettent « de signer les parapheurs électroniques le soir, quand je veux le temps de le faire pour éviter d’en avoir le triple le lendemain ».

Les deux cadres reconnaissent que l’avalanche de mails crée du stress. Surtout par la faute de « ceux qui répondent à tous les destinataires, y compris ceux qui sont en copie. Ce matin, j’ai encore 654 mails non traités », indique la DGA.

Selon la DRH, tous les agents ont accueilli positivement l’opération. C’est le cas de Anissa Sadoun -responsable projet numérique- qui estime que « on envoie beaucoup trop de mails car les gens n’osent pas se balader sans les services. Il faut arriver à n’en envoyer que lorsqu’il y a un besoin, et privilégier les contacts oraux. » Le message de sensibilisation est bien passé auprès d’elle, puisqu’elle n’a généré qu’un mail -au lieu de 5 en moyenne habituellement- en 1 h « pour une invitation à une réunion. J’ai déjà cette politique du moins de mails possibles », avoue celle qui s’imagine conserver cette règle. Elle aimerait que la collectivité planifie « une journée sans mail par mois, voire par semaine » à l’avenir. Elle préfère privilégier une pause de 15 mn autour d‘un café, et ne retenir le mail que comme « gain de temps quand il n’y a pas d’autre solution. » La DRH le reconnaît, « il est impossible de faire une journée zéro mail ».

Pas une interdiction

Pour sa part, Chantal Monnier -responsable instances municipales- « privilégie déjà le contact humain, car on ne sait jamais comment le message est perçu par mail et il peut être lu d’une manière différente que celle voulue. Je reconnais que c’est bien, mais rien ne vaut le contact physique. » Ce matin-là, elle a seulement envoyé un mail pour informer de la prochaine séance du conseil municipal et de la nécessité d’imprimer les délibérations. Elle reconnaît qu’elle aurait pu prendre le téléphone, « mais l’écrit laisse une trace » alors qu’elle aurait pu appeler à un moment où l’interlocuteur était occupé, avec le risque que la consigne soit oubliée.

Si le succès de la journée sera mesuré lors de la relecture de la semaine, Amel Benabdelhafid parie déjà que la réduction des courriers numériques ne recevra pas plus de réactions négatives que l’annonce du dispositif n’en a eu. « Comme il ne s’agit pas d’une interdiction ou une restriction, cela doit pousser chaque agent à s’interroger et c’est déjà beaucoup. »

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