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GESTION

Absentéisme : les données examinées à la loupe pour maîtriser les coûts d’assurance

Publié le 01/07/2022 • Par Julie Krassovsky • dans : France, Toute l'actu RH

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Des méthodes de gestion interne des statistiques d’absentéisme aident à mieux cibler la prévention et à encadrer le coût de leur assurance statutaire.

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Pour maîtriser le coût de leur assurance statutaire, les collectivités savent que contenir l’absentéisme est l’un des outils existants. La plupart mettent en place des politiques de prévention interne. Avec plus ou moins de succès. Pour quelle raison ? Le manque d’ambition des moyens mis en œuvre, une coordination des acteurs mal orchestrée ou un mauvais ciblage des actions. Or, c’est sur ce thème que la statistique peut véritablement aider. Certains l’ont bien compris, à l’image du centre de gestion de Seine-et-Marne (750 collectivités, 30 000 agents) qui pointe les actions de prévention à mener par un pilotage statistique. 

Aide du courtier

Le pilotage s’effectue depuis 2016 avec l’aide du courtier d’assurance du CDG, Sofaxis. « Chaque trimestre, nous nous penchons sur les résultats du contrat. Nous étudions les chiffres de l’absentéisme qui perdure, les arrêts pour accident du travail de plus de quatre-vingt-dix jours qui n’ont pas donné lieu à une expertise. Nous regardons l’évolution du contrat selon les collectivités, avec des chiffres qui nous aident à identifier finement celles où des problèmes subsistent », détaille ­Christel ­Thomas, responsable du service « protection sociale, assurance groupe et retraite » du CDG. 

L’étude des chiffres permet parfois des actions très ciblées. Comme dans cette commune qui multipliait les arrêts liés à des chutes répétées. En cause ? Les escaliers trop cirés de la mairie ! Afin de maîtriser plus avant ces données, le CDG dispose d’une application sur la plateforme de saisie des absences. « Intitulée “My Datamanagement Service”, elle découle de la mise en place du comité de pilotage et nous permet de maîtriser les données récapitulatives de notre contrat-groupe avec un meilleur suivi des dossiers et une anticipation dans les procédures à mettre en place », ­relate ­Christel ­Thomas. 

Si ce suivi, en lien avec l’assureur, n’a pas fait baisser le coût des contrats, il a permis d’encadrer les hausses tarifaires dans un cahier des charges à hauteur de 5 % par an au maximum. Mais pour ­Ludovic de Mornac, directeur d’Alcega conseil, spécialiste de l’audit et de la gestion des risques d’assurance, cela reste insuffisant : « Il y a un enjeu pour les collectivités à maîtriser leurs données en interne et à aller plus dans le détail pour extraire leurs propres tableaux de bord des arrêts de travail et évaluer ce que cela leur coûte. » 

Portail décisionnel

C’est ce sur quoi le conseil départemental d’Ille-et-Vilaine a planché pendant deux ans avec la création de ses propres indicateurs et données statistiques. « Nous avons fait valider notre méthode de calcul de l’absentéisme par une statisticienne externe. Cela inclut la prise en compte des absences pour raisons de santé et accidents du travail », explique ­Céline ­Pellerin, chargée des projets transversaux au service RH. 

Pour ce faire, le département a finalisé, fin 2021, un portail décisionnel. Appelé « DigDash », cet entrepôt de données sécurisé donne accès à des tableaux de bord résumant les indicateurs d’absentéisme, service par service. Anonymisées, ces données portent sur quatre ans d’exercice avec la possibilité d’effectuer une comparaison année par année. Une manipulation qui a nécessité la formation des managers du CD. 

« Nous avons mené deux sessions à la lecture et à l’interprétation de ces données pour une vingtaine de directeurs sur 50. Les dernières formations auront lieu avant l’été », précise ­Céline ­Pellerin.

« Les indicateurs sont des points d’alerte » 

Alain David

Alain David

« DigDash, l’entrepôt de données, est sécurisé et donne accès à des tableaux de bord, direction par direction, avec la mise en avant de quatre indicateurs clés : la durée moyenne d’arrêt, la proportion d’agents absents, la fréquence des arrêts – rapport entre le nombre d’arrêts dans l’année et la durée moyenne – et le taux d’absentéisme – rapport entre le nombre d’agents absents et le nombre de jours d’arrêts, expose Alain David, chargé d’études, au service « audit » du département d’Ille-et Vilaine [4 250 agents].  Ces indicateurs sont des points d’alerte sur lesquels ont été formés les directeurs. Chacun a accès aux statistiques de son service uniquement et peut filtrer par mission et par métier. Notre objectif est de leur permettre d’investiguer plus avant d’éventuels problèmes dans leur service, de prévenir les RH si cela s’avère nécessaire. C’est un outil pour mieux cibler les mesures de prévention mais aussi pour investir davantage les directeurs sur ce sujet. »  

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