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Management

Mutualisation des services finances : pas qu’une source d’économies

Publié le 06/07/2022 • Par Clémence Villedieu • dans : A la Une finances, Actu experts finances, France, Toute l'actu RH

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Fotolia M. Schuppich
La mutualisation des services des finances entre les communes et l’intercommunalité trouve d’année en année de nouveaux adeptes auprès des élus avides de compétences en la matière. Ce partage de compétences est un chantier d’envergure qui impose de la souplesse pour être accepté par tous.

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A l’heure où les élus du bloc communal enregistrent les effets de la crise sanitaire sur leurs ressources fiscales, la mutualisation des services des finances continue de se développer, offrant aux gestionnaires locaux des perspectives d’économies tout en consolidant les compétences des équipes. En 2016, la communauté de communes des Coëvrons (28.000 habitants, 29 communes, Mayenne) a saisi une opportunité -le partage du poste de DGS entre la ville centre, Evron, et l’intercommunalité- pour lancer le chantier. La mutualisation des services supports (administration, finances et communication) a ensuite été élargie aux autres communes membres volontaires. Neuf d’entre-elles ont suivi. Pour le Pays de Sorgues Monts de Vaucluse, (34.000 habitants, 5 communes), le point de départ fut comparable : la ville centre d’Isle sur Sorgue (19.743 habitants) n’ayant plus de directeur financier, l’intercommunalité en a profité pour proposer la mutualisation en 2021. « Le bureau communautaire a validé en août dernier l’étude de faisabilité » précise le DGA ressources, Gilles Meunier.

Le préalable : la confidentialité

La maîtrise des données financières demeure un sujet épineux car fondamental pour les élus municipaux. En Mayenne, si des appels d’offres groupés sont proposés pour les prêts, seule la ville-centre et l’intercommunalité mettent en commun leurs expertises dans ce domaine. «Les autres communes ont conservé la gestion des prêts, les élus restant très impliqués » reconnaît Marie-Claude Pichot, directrice des finances.

La mutualisation permet aux gestionnaires d’avoir une meilleure connaissance de la situation financière des communes mais cette information ne doit pas pénaliser pour autant ces dernières. «  C’est sans doute le sujet le plus délicat. Quand on travaille pour une commune, on doit apporter le meilleur conseil sans faire référence à une autre collectivité et la confidentialité est inscrite dans la convention de mutualisation et s’impose aux agents » complète Gilles Meunier.

Compétences à la carte

Avec un seul employeur, la communauté de communes des Coëvrons, les agents travaillent aussi bien pour la ville-centre que pour l’EPCI, mais un agent est dédié à chaque commune de proximité. «  Dans le futur, nous voudrions mettre en place une organisation divisée par compétences » explique la DGA ressources, Claude Chartier-Fouquet. Pour le service de la communauté de communes du Vaucluse qui ne concerne que deux collectivités, le service finance a pu être divisé en trois entités : budget recettes (3 agents) dépenses (5 agents) et gestion fiscalité (deux agents).

Le DGA ressources souhaite renforcer l’expertise. « Un référent est identifié pour la dette et le contrôle de gestion est assuré par un chargé de mission formé à cette compétence ». Les solutions se déclinent à la carte : service commun, prestation de service, mise à disposition, groupements de commandes…. « Les logiciels d’analyse et de prospective sont mis en commun mais les situations financières de l’EPCI et de la ville-centre sont trop différentes pour proposer une gestion de la dette commune » illustre Gilles Meunier.

La plus petite commune de la communauté de communes, Fontaine-de-Vaucluse (651 habitants) qui reçoit 1,5 million de touristes par an, s’est tournée vers son intercommunalité pour une expertise financière spécifique. «La commune s’est engagée dans un projet d’opération grand site et a fait appel au service finances pour réaliser une prospective financière et budgétaire » complète le DGA. A l’agglomération de Moulins communauté (64 963 hab, 44 communes), le service finance a aussi été fusionné entre la ville-centre, Moulins,  et l’intercommunalité. Les communes de Neuvy et de Toulon-sur-Allier ont adhéré au service commun en transférant chacune un agent. « Pour ces deux communes périurbaines, nous sommes prestataires de services et pour le reste des communes du territoires, nous intervenons comme conseil à titre gratuit » détaille Karine Lesourd, DGA ressources mutualisé.

Un chantier lourd pour le personnel

Pour les promoteurs de la mutualisation, il est nécessaire de prendre du temps pour en parler en amont et pour impliquer les agents concernés. « La commande politique ne doit pas avoir pour effet d’obliger les agents. Nous avions connu en 2013, une transformation avec la fusion de trois communautés de communes et deux ans plus tard, nous engagions la mutualisation. Le chantier s’est révélé un peu lourd pour les agents » résume la DGA de la communauté de communes des Coëvrons. Les manageurs organisent des réunions collectives pour l’ensemble des agents, puis des rencontres individuelles avec les agents concernés. « Nous avons présenté les résultats de l’étude de faisabilité aux agents, avant de la détailler devant les élus » illustre Gilles Meunier.

Par ailleurs, l’agglomération Moulins communauté, la communauté de communes des Coëvrons et le Pays de Sorgues-Monts-de-Vaucluse ont fait le choix de rembourser les services mutualisés par une retenue sur les attributions de compensation des communes, permettant à la marge une optimisation de la DGF des communes membres. Selon l’enquête de l’ADCF réalisée auprès de ses adhérents, le premier choix des collectivités est le remboursement aux frais réels (56% des EPCI interrogés).

Une économie d’un million d’euros par an à Moulins agglomération

A l’agglomération Moulins communauté, la mutualisation s’est étalée entre 2015 et 2018. La liste des services concernés dépasse largement les services RH et finances avec notamment une partie des services techniques, les services bâtiments et voirie, le service équipements sportifs ou encore le service tourisme. Aux communes ensuite de faire leurs choix.  «Avec le transfert d’agents de la ville, nous nous sommes dotés d’une ingénierie sans coût. Si la masse salariale augmente, les transferts s‘accompagnent d’une baisse des attributions de compensation » analyse Karine Lesourd, DGA ressources. Le gain a été estimé à un million d’euros par an.  Le transfert des 96 agents (sur les 430 des deux collectivités) a imposé une réorganisation d’envergure. « Pour sécuriser cette nouvelle organisation, il faut s’assurer en amont des besoins des collectivités et de leur capacité à porter le coût financier des transferts. Enfin, il faut que les services soient en mesure de porter une telle réforme » conclut Karine Lesourd.

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