Fiche pratique Ateliers - Centres techniques

La (bonne) gestion d’un magasin

| Mis à jour le 19/04/2022
Par • Club : Club Techni.Cités
Sources : fiches techniques 

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Véritable service support des collectivités, le magasin est l’outil incontournable de bonne gestion des équipes techniques et opérationnelles, mais aussi de différentes directions d’une collectivité (sports, enfance-jeunesse-scolaire administration générale...). Son rôle est primordial dans l’anticipation des commandes et dans la gestion des stocks. Le volume des stocks doit être adapté en fonction de la taille de la collectivité et à ses contraintes locales. Cette gestion de stock se pose aussi en termes d’immobilisations financières et il faut gérer l’équation délicate entre l’approvisionnement permanent et les charges de fonctionnement.

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Quel intérêt d’avoir un magasin en régie ?

Dans un contexte de réduction des dépenses de fonctionnement, la gestion d’un magasin relève parfois d’un véritable funambulisme. À ce titre, il s’agit d’en définir les enjeux d’optimisation et de stratégie afin de prévoir, anticiper et adapter l’offre aux clients du magasin. Les stocks s’apparentent à l’ensemble des biens et besoins qui interviennent dans la gestion quotidienne de l’exploitation. Une bonne gestion de ces stocks contribue à l’image de réactivité des services, mais pèse sur l’immobilisation financière des collectivités. Il est donc indispensable d’en connaître parfaitement le contenu en temps réel et de gérer son stock au quotidien. Cela passe par la connaissance précise des besoins et des articles le plus souvent consommés afin de trouver un équilibre entre risque de sur-stockage et de rupture de stock.

Une organisation qui doit faciliter le travail des autres services

Selon la taille de la collectivité, l’organisation est variable. Le magasin est le plus souvent géré par le centre technique mais peut, dans certaines collectivités, être rattaché à d’autres directions (moyens généraux par exemple, plus rarement marchés publics). Toutefois, le principe de fonctionnement reste identique. Ses clients sont des clients internes : à ce titre, il doit être considéré comme un service support (comme un garage par exemple).
Les moyens humains doivent être adaptés à la collectivité. Il faut distinguer deux métiers : l’acheteur et le magasinier. L’acheteur, dans sa fonction, se situe souvent au poste de responsable et doit posséder de solides connaissances sur les règles de l’achat public (marchés et consultations). Le cas échéant, il peut venir en appui des magasiniers œuvrant au quotidien sur le stock, les approvisionnements, les commandes et la livraison.
Dans certains cas, l’équipe peut se voir déléguer un véritable rôle d’acheteur public au service de la collectivité. L’aspect relationnel est primordial dans la qualité de service ; il faut bien connaître l’activité des clients pour s’y adapter. En effet chaque unité rencontre des difficultés quotidiennes et le rôle d’un magasin est là pour essayer de soulager ces problématiques. Le relationnel au service des autres en est le véritable enjeu.
Les demandes des services doivent être centralisées par les magasiniers. Pour cela, différents outils de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) sont des appuis précieux et plus encore si l’on couple la gestion de stock à la maintenance préventive. Ces outils limitent les tâches administratives, permettent la traçabilité des demandes et le suivi en temps réel des stocks. Et si la gestion des produits est identifiée par des codes-barres (ou des QR codes) connectés à la GMAO, les prises de commande et la gestion des stocks seront optimisées. L’édition de bons de sortie et de réintégration des produits non utilisés est indispensable à la traçabilité du stock.

500

C’est le nombre de références cible d’un magasin qui gère de manière dynamique son stock.

Comment organiser les locaux du magasin ?

L’agencement d’un magasin, la qualité du rangement, l’organisation et la propreté jouent un rôle majeur dans le fonctionnement. Les sens de circulation, les zones de livraison, de prise de commande, de stockage des déchets, les étagères, les racks et les zones de produits dangereux et d’outillages permettent aux gestionnaires de trouver un confort dans leur travail. La précision dans l’organisation de cette activité est essentielle surtout si un classement par typologie de produits est mis en place. La prise de commande par les utilisateurs est un point important : elle doit être rapide et efficace pour éviter de tenter de se rendre soi-même dans les stocks (un magasin peut devenir un lieu de tentations). Le principe que seuls les magasiniers puissent accéder au stock est un préalable de bon sens.

Gestion du stock

Concernant les types de stocks à gérer, la taille de la collectivité influe la stratégie de gestion et d’achat. Certains produits tels les produits d’entretien, de papeterie, les produits bâtimentaires, les équipements de protection individuelle, les vêtements de travail doivent être centralisés par le magasin. A contrario, les autres produits (granulats, agrégats, sels, huiles, graisses…) peuvent être externalisés au sein d’un centre technique au service utilisateur direct, cela ayant pour effet de simplifier la gestion quotidienne et de responsabiliser les équipes au quotidien dans leur consommation de fournitures. La question de la gestion du carburant peut se poser autrement. Si l’achat et le suivi peuvent être gérés par le magasin, il est fortement recommandé de mettre en place un système de cartes ou badges pour automatiser les contrôles. Mais, le prix obtenu en gérant sa propre distribution, assorti des contraintes induites, conduit de plus en plus de collectivités à contractualiser avec des pompistes privés.
La gestion du stock revêt un caractère central. La période Covid aura permis de tirer des enseignements notamment sur les délais d’approvisionnement et l’impact budgétaire sur les produits (bois, acier, produits pétroliers qui pour certains ont progressé de plus de 40 %). Gérer c’est anticiper ! Le gestionnaire devra s’attacher à définir son stock minimum et savoir à quel moment il devra commander les articles en limite de stock afin d’éviter la rupture et de maîtriser le délai de réapprovisionnement.
Rendre son stock visible, c’est aussi connaître le niveau d’immobilisation corporelle. Un stock coûte cher ! La connaissance des produits gérés est essentielle. Avoir en stock des produits qui ne tournent pas depuis plusieurs mois, voire plusieurs années, va créer une surévaluation du magasin et prendre de la place dans le stockage physique. Il est donc conseillé de procéder a minima à un inventaire complet une fois par an. À l’issue de l’inventaire, le responsable peut avoir recours à la mise au rebut de certains des articles inutiles. Une piste intéressante permet à la collectivité de mettre en vente aux enchères par exemple de vieux matériels et matériaux, générant une petite recette mais qui surtout libèrent de la place. Ou bien encore procéder à leur recyclage lors d’un « grand ménage annuel ».
La visibilité du stock permet aussi de faire prendre conscience aux clients qui pourraient être tentés de pratiquer des stocks auxiliaires dans leurs locaux, que ce n’est pas la meilleure méthode de gestion. Ces pratiques, pourtant courantes, sont souvent constatées en cas de dysfonctionnement d’un magasin. La « peur de manquer » peut arriver si le client n’est pas honoré de sa commande dans les délais ; ce réflexe est humain mais contestable en termes de saine gestion. Là encore, ces pratiques peuvent générer des tensions entre magasin et client ; elles doivent être désamorcées au plus tôt afin de ne pas créer un climat altérant la confiance. Les services ont donc un rôle essentiel d’anticipation des demandes afin de faciliter le travail du magasin.

Une bonne gestion des stocks contribue à l’image de réactivité des services, mais pèse sur l’immobilisation financière des collectivités.

Comment organiser l’accueil au magasin ?

La qualité de l’accueil est un atout pour qu’un magasin fonctionne bien. Un magasinier est un agent d’accueil et se doit d’avoir le savoir-faire et le savoir-être que le client est en droit d’attendre de lui (gestion de l’information, écoute et perception de la commande…).
Tenir compte des contraintes des autres, cela passe aussi par des horaires souples et avec une amplitude assez large. Revoir ou adapter la modularité d’ouverture des locaux en fonction des missions et des besoins de chacun permet d’offrir une certaine souplesse dans les livraisons, mais aussi dans l’accueil des clients. Cette démarche permet d’améliorer là aussi la relation entre les différents intervenants, ainsi que la qualité de service rendu tout en dégageant un temps de travail personnel pour les magasiniers si l’on imagine des prises de poste décalées le matin et le soir. On peut observer aussi différentes pratiques pour le retrait des marchandises. Deux méthodes sont majoritairement employées dans les organisations.
La première, le client vient au magasin avec son bon de retrait pour retirer ses articles depuis son site. L’avantage de cette pratique est le gain de temps pour celui-ci, mais s’avère plus complexe lors de l’enlèvement de fournitures de grandes dimensions ou de volumes.
La deuxième, plus courante, est la livraison sur site. Le client passe sa commande auprès du magasin, puis à réception le magasin procède à la préparation de la commande en éditant le bon de sortie correspondant. Par la suite, il est judicieux de procéder en tournée de livraison par un magasinier sur les sites de la collectivité, afin de faciliter l’organisation géographique du livreur et d’éviter aux utilisateurs d’avoir à se déplacer car bon nombre n’ont pas forcément de véhicule pour récupérer les fournitures. Cette méthode rationalise les déplacements et l’utilisation du parc automobile. Toutefois, elle peut être pénalisante pour les magasiniers si la structure compte un faible effectif. Il convient donc d’adapter le fonctionnement des retraits en fonction de la taille de l’organisation, afin d’optimiser son fonctionnement.

Les services ont un rôle essentiel d’anticipation des demandes afin de faciliter le travail du magasin.

Gestion des déchets et sécurité : des enjeux de taille

Un magasin est généralement producteur de nombreux déchets notamment d’emballage, qui peuvent en quelques jours devenir envahissants dans les locaux. Afin de pallier ce problème, la gestion des déchets doit retenir l’attention du gestionnaire. Dans un premier temps, le tri sélectif doit être la règle. Mais il convient, pour des raisons de logistique, de s’assurer de garder en nombre raisonnable un certain nombre de contenants tels que les cartons et éléments amortissants (plastiques, polystyrène…). Ces derniers pourront être réemployés pour la redirection des livraisons sur les sites municipaux externes. Il convient de prévoir un espace de stockage adapté, tout en prenant en compte les risques incendie. Ces produits doivent être aussi stockés de manière adaptée, comme le pliage ou la mise à plat des cartons et des palettes, afin de ne pas entraver le stockage et le fonctionnement des locaux.
Concernant la gestion des déchets, la valorisation des emballages plastiques doit faire l’objet d’attention particulière ; la mise à disposition de bacs ou bennes dont la rotation sera assurée régulièrement favorisera le recyclage des différents produits.
Dans le même ordre d’idée, ces produits sont facilement inflammables et la sécurité incendie d’un magasin doit être prise au sérieux. À cet effet, le gestionnaire doit avoir à l’esprit que l’installation d’une centrale incendie (variante selon le classement de l’établissement) doit être prise en compte. Il en est de même quant à la mise à disposition d’extincteurs en nombre suffisant et régulièrement répartis dans les locaux. Leur vérification périodique fera elle aussi l’objet d’une attention particulière.
Le stockage des produits dangereux ou inflammables comporte lui aussi un aspect réglementaire non négligeable. Un certain nombre de produits notamment d’entretien (comme la javel, le chlore…), les peintures, les huiles, les lubrifiants doivent être stockés sur un bac de rétention avec caillebotis de préférence en PEHD (polyéthylène haute densité, ndlr). La taille et le volume de rétention doivent être adaptés à la quantité de produits stockés sur le bac. Il en est de même quant aux produits chimiques qui doivent trouver leur place dans une armoire de stockage dédiée tout en étant conservés avec des produits de même gamme. Ces armoires sont généralement métalliques, dotées d’étagères de rétention. Le choix d’un modèle ventilé et coupe-feu est recommandé. Quant aux gaz, la réglementation diffère selon le type de produits. Toutefois, la plupart des centres techniques utilisent principalement des gaz en bouteille de type propane ou butane, voire quelques gaz spéciaux pour les ateliers de chaudronnerie ou le garage (acétylène, oxygène, argon). Selon le type de gaz et la quantité stockée, l’installation sera différente. Elle pourra être soumise à déclaration ou autorisation auprès des organismes d’État (direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement, préfecture…), par la collectivité. Dans cette logique, il est conseillé de ne pas stocker de trop grandes quantités de gaz et de privilégier l’installation des gaz non gélifs en extérieur (racks grillagés), en position debout, sans leur détendeur, sur un support stable, le tout avec un contrôle d’accès et une remise des contenants assurée uniquement par les magasiniers. À noter que les fournisseurs sont dans l’obligation de reprendre les contenants vides, ce qui est vivement conseillé afin d’éviter un stockage de bouteilles vides, toujours dangereuses malgré tout.
Une vigilance du document unique sur les activités du magasin est nécessaire.
La sécurité et la gestion d’un magasin c’est aussi son contrôle d’accès – la tentation de se servir peut-être grande. Aussi, il convient d’être vigilant au sujet des vols ou emprunts de longs termes. Des solutions de contrôle d’accès ne manquent pas à ce jour. La confiance et la loyauté des magasiniers sont essentielles et la question à se poser est de savoir qui doit avoir accès aux locaux et pour faire quoi. La combinaison de la vidéosurveillance, de cylindres électroniques et d’une alarme anti-intrusion, permet d’obtenir de bons résultats sur les tentatives d’intrusion notamment externes aux services. Le cylindre électronique permet de tracer l’ensemble des activités d’entrées et sorties dans le bâtiment et désamorce les tentations. Quant à la vidéosurveillance, celle-ci peut être utilisée en cas de litige sur des intrusions ou d’identifier l’auteur d’un vol ou d’acte de malveillance.

Une vigilance du document unique sur les activités du magasin est nécessaire.

Achats et gestion de la commande

La question des achats mérite une attention particulière. En effet, les magasins sont de gros consommateurs d’articles en tout genre, qui génèrent de nombreuses consultations d’entreprises et de nombreux marchés publics. Le montage des consultations, même s’il reste assez classique, doit être précis dans la détermination des besoins. Bien évaluer sa commande et la précision des données techniques permettra d’en faciliter l’analyse. Pour cela, il est nécessaire de prendre grand soin quant à la rédaction du règlement de consultation notamment sur les critères de délais de livraison ou d’approvisionnement en urgence. De nombreux fournisseurs promettront des livraisons rapides ; mais la réalité peut être toute autre. Il ne faut donc pas hésiter à noter ce point avec une pondération forte et à vérifier la capacité des fournisseurs sur leur stock (sachant que pour une multitude de fournisseurs, les stocks sont gérés à flux tendus). Il est possible de demander des échantillons de produits : cela permet d’attribuer une sous-note technique visant à connaître le produit, quitte à en faire l’essai pour certains d’entre eux. On se méfiera du critère prix : un prix bas ne veut pas forcément dire mauvaise qualité mais il est important d’interroger le fournisseur. A contrario, une peinture professionnelle plus chère peut conduire à appliquer moins de produit sur chantier qu’une peinture premier prix.
La gestion des bons de commande et les circuits de validation peuvent créer une certaine lourdeur administrative. Il est préférable dans un fonctionnement normal d’avoir une chaîne de visas hiérarchiques sans pour autant allonger le nombre d’étapes. Ceci peut être facilité par des délégations de signatures et la confiance apportée par les élus aux encadrants. Certaines décisions de commande s’avèrent parfois lourdes financièrement et doivent avoir un partage et un arbitrage politique.

Le gestionnaire devra s’attacher à définir son stock minimum et savoir à quel moment il devra commander les articles en limite de stock afin d’éviter la rupture et de maîtriser le délai de réapprovisionnement.

Pour qu’un magasin fonctionne bien, il faut des agents bien formés

Le volet formation des agents ne doit pas être négligé car ils doivent avoir une multitude de connaissances ; le premier est évidemment sur le domaine de l’achat public pour sécuriser les procédures. Les agents doivent connaître ces règles qui varient selon les types d’achat de la simple consultation auprès de fournisseurs pour des achats moins courants ou de faible volume financier aux marchés passés en procédure d’accord-cadre de fournitures courantes ou services.
Ils doivent aussi être formés à l’accueil comme pourrait l’être un accueil à la mairie.
Les formations sur l’aspect sécurité sont aussi importantes : prévention du risque incendie, gestes et postures (PRAP), stockage de produits dangereux et déchets toxiques en quantité dispersées… Une formation sur l’utilisation des extincteurs est un minimum.
Les magasiniers doivent aussi être formés aux solutions logicielles utilisées (GMAO, gestion de stock…). Enfin, il peut être intéressant de former les magasiniers sur les aspects de réemploi des déchets de leur recyclage.
Il y a autant de magasins dans les collectivités que de fonctionnements différents. Il faut aussi savoir remettre en question ses pratiques et les missions. Pour cela, un diagnostic permet de poser les choses et de lancer une nouvelle dynamique de gestion, tout en associant les agents à une étape d’état des lieux du fonctionnement actuel avant de chercher collectivement des pistes d’amélioration afin de faire progresser les atouts et les acquis déjà en place.

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