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[Fiche finance]

La carte d’achat, un outil de dématérialisation et de simplification (1)

Publié le 28/12/2021 • Par Auteur associé • dans : A la Une finances, Actu experts finances, Fiches Finances, France

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peshkov / Adobe Stock
La carte d’achat s’inscrit dans un contexte global de professionnalisation de l’achat public et de modernisation des procédures d’achat public. Il s’agit d’un outil d’optimisation du processus de traitement des achats récurrents, de faible montant, ou d’urgence. Largement utilisée tant dans la sphère privée que publique depuis les années 1990, elle permet de réaliser des achats dits d’urgence ou non prévisibles, tout en garantissant le respect du code des marchés publics. Aujourd’hui, la carte d’achat connaît un réel essor auprès des collectivités locales qui ont trouvé par ce biais un moyen de simplifier leurs procédures d’achat tout en réduisant les coûts.

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Julia Deschamps

directeur dans une collectivité locale

Qu’est-ce que la carte d’achat ?

La carte d’achat est un outil de gestion et d’optimisation du processus de traitement des achats récurrents et de faible montant. Concrètement, il s’agit d’une carte bancaire confiée à un agent habilité, bénéficiant d’une délégation d’un droit de commande encadré pour effectuer des achats de proximité, d’urgence ou en ligne auprès de fournisseurs préalablement référencés.

Le recours à une carte d’achat a pour objectif de simplifier la chaîne de dépense, depuis la commande jusqu’au paiement, par la dématérialisation des données de facturation et l’intégration de dispositifs de contrôle et de paiement.

Enjeu de simplification et d’économie de gestion

Le recours à la carte achat permet de simplifier les procédures liées aux achats et marchés publics dans les collectivités qui se révèlent lourdes et complexes, et ce plus particulièrement pour les achats de fonctionnement de faibles montants et récurrents, indispensables au fonctionnement quotidien de l’organisation. Les achats de moins de 1 500 euros représentent pour les services de l’État, des collectivités locales et des établissements publics, plus des deux tiers de leur activité de commande, mais 4 % seulement de la valeur des achats. Dans les seules collectivités locales, le traitement des achats de petits montants représente plus de 6 millions d’opérations.

Les procédures actuelles pour ce type d’achats sont à la fois lourdes et complexes au regard de l’enjeu qu’ils représentent.

La carte d’achat permet également de réduire le montant des coûts administratifs importants, au regard des faibles montants que représentent ces achats de fonctionnement. Les factures de faible montant mobilisent à elles seules plus de 60 % du temps des agents consacré au traitement des factures. Le coût de traitement d’une commande dans la sphère publique représente un coût fixe de 50 à 80 euros selon les études menées par la Direction générale de la comptabilité publique. Les deux tiers de ce coût fixe de traitement résultent uniquement de la passation de la commande et du contrôle de livraison. Ces coûts peuvent donc être diminués de manière rapide par un abandon des bons de commande et du contrôle a priori dans le process achat. Avec l’utilisation de la carte d’achat, le coût de traitement des factures se trouve divisé par trois, voire quatre.

La carte d’achat contribue à moderniser les procédures d’achat public en passant d’une logique de centralisation des commandes avec des contrôles a priori à une logique de décentralisation de l’acte d’achat avec des contrôles a posteriori. Cette approche, source de simplification et de responsabilisation, permet d’alléger sensiblement les processus administratifs de commande et de validation du service fait.

Cadre réglementaire

La mise en place de paiement par carte d’achat, logée ou non logée, s’inscrit dans un cadre juridique établi. Le décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l’exécution des marchés publics par carte d’achat et l’instruction n° 05-025-MO-M9 du 21 avril 2005 détaillent précisément ses modalités d’exécution et rappellent les limites de la carte d’achat en matière de paiement. Le marché d’émission de cartes d’achat est un marché de services, soumis aux règles générales des marchés publics qui respecte le principe de transparence (publicité…) et d’égalité de traitement des candidats. Il appartient donc à la collectivité de déterminer la nature et l’étendue de ses besoins avant de passer un marché d’émission de cartes d’achat avec un établissement financier.

L’instruction DGFIP SGP n° 13-0017 du 22 juillet 2013 relative aux modalités de gestion des moyens de paiement et des activités bancaires du secteur public précise les conditions de recours à la carte achat.
Un arrêté du président/maire doit être pris pour chaque porteur de carte et transmis au comptable public.

Comment ça marche ?

Il s’agit d’une solution monétique, développée par les grands opérateurs bancaires, qui associe aux fonctionnalités traditionnelles des cartes bancaires des particularités, notamment en limitant les achats à des fournisseurs référencés. À cette carte d’achat peut être associée une dématérialisation des échanges avec les fournisseurs (commandes en ligne et factures électroniques).

La carte d’achat est nominative : son utilisation engage strictement la responsabilité du porteur qui ne doit l’utiliser qu’à des fins professionnelles et dans le strict respect des périmètres et des plafonds fixés par l’ordonnateur.

Elle a pour vocation d’être utilisée pour les achats d’une large gamme de biens et services, répondant à une double caractéristique : un montant unitaire faible et une certaine récurrence.
Les applications les plus fréquentes concernent les fournitures et le petit mobilier de bureau, l’informatique d’appoint et les consommables, les services d’imprimerie et de reprographie, les abonnements, l’entretien (petit électroménager), les réparations (quincaillerie), les fournitures industrielles, les services courants (plateaux-repas, messagerie, nuitées d’hôtel…).

Le recours à la carte d’achat simplifie le processus de commande par la suppression des bons de commande, la disparition du contrôle a priori et la suppression de la facture : les cartes d’achats sont délivrées à des utilisateurs appelés « porteurs de cartes » par un établissement bancaire appelé « émetteur ». Elles permettent aux porteurs de s’approvisionner directement auprès des fournisseurs pour les biens ou services préalablement paramétrés. Compatible avec les achats de proximité comme les achats réalisés à distance, c’est cependant en combinaison avec la dématérialisation des commandes, grâce aux catalogues électroniques proposés sur internet par les fournisseurs, que la carte d’achat montre toute l’étendue de son potentiel.

Afin de sécuriser le processus et éviter toute dérive, le recours à la carte achat est encadré par différents paramètres : plafond par commande, plafond par utilisateur ou encore plafond global. Le respect de ces paramètres est assuré par un système informatique qui collecte les informations qui serviront ensuite au contrôle opéré a posteriori par le comptable public au moyen de rapports détaillés fournis par l’opérateur bancaire. Des relevés mensuels sont également délivrés aux utilisateurs de manière à permettre un suivi des consommations. Enfin, des administrateurs peuvent être nommés afin de piloter l’utilisation des cartes et intervenir en cas d’incident en assurant l’interface entre les utilisateurs et l’opérateur bancaire.

La carte d’achat peut être adossée à un marché existant au sein de la collectivité (comme modalité de paiement de ce marché) ou utilisée pour des commandes hors marché.

La carte achat peut également être utilisée pour des achats en ligne (par exemple pour des billets d’avion, des réservations d’hôtel ou des commandes d’ouvrages), le porteur passe directement par le portail du fournisseur. Il s’agit d’une carte virtuelle qui permet les transactions et la facturation des voyages commandés par l’ordonnateur qui dispose d’un numéro unique utilisé pour passer la transaction et procéder à sa facturation. L’ordonnateur règle les commandes à l’agence de voyages, après émission d’un relevé détaillé des prestations. Dans ce cas, l’achat s’inscrit dans le cadre d’un marché. Cette carte est appelée carte logée car elle donne accès à un compte « logé » dans le procédé de réservation du tour-opérateur, ce qui permet de centraliser la facturation des prestations et supprime les avances de frais.

Différentes formes de cartes : carte achat versus carte bancaire/carte affaires/ carte carburant

Toutefois, un dispositif de carte d’achat n’a pas vocation à remplacer une régie d’avances. Pour réaliser des achats sur internet, le régisseur peut le cas échéant être doté d’une simple carte bancaire adossée au compte de dépôt de fonds au Trésor de la régie.

De la même manière, une carte d’achat n’a pas vocation à se substituer à une carte affaires. S’il s’agit de régler les frais de déplacement d’un agent de l’entité publique, la carte affaires est le produit à privilégier. Cette dernière est une carte de paiement à débit différé, nationale ou internationale, délivrée par un établissement financier (désigné également sous le terme d’émetteur), et destinée au règlement des frais professionnels engagés par son titulaire.

À la différence d’une carte d’achat, la carte carburant fréquemment utilisée par les collectivités pour les véhicules de fonction ou de service, ne nécessite pas le recours à un opérateur bancaire. En revanche, tout comme la carte d’achat, elle permet de s’affranchir d’un bon de commande. Ces cartes sont émises directement par le fournisseur de produits pétroliers. La collectivité décide ensuite d’attribuer ces cartes aux conducteurs de véhicules. Elles sont paramétrées de manière à définir strictement les produits ou services pouvant être réglés ainsi que le plafond d’engagement. La collectivité reçoit chaque mois un relevé d’opération pour chaque carte utilisée. Après contrôle, ce relevé est transmis au comptable public qui effectue le règlement.

Repères

  • Le recours à une carte d’achat a pour objectif de simplifier la chaîne de dépense, depuis la commande jusqu’au paiement.
  • Le recours à la carte d’achat simplifie le processus de commande par la suppression des bons de commande, la disparition du contrôle a priori et la suppression de la facture.

Le chiffre

60 %

Les factures de faible montant mobilisent à elles seules plus de 60 % du temps des agents consacré au traitement des factures.

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