Pourquoi indexer ? Pour qui ? Et surtout, comment ? Telles sont les grandes questions auxquelles les Archives de France veulent apporter une réponse dans leur Guide d’indexation mis en ligne sur leur site le 23 août.
Actualiser les règles d’indexation
Elaboré par le groupe de travail « pour l’indexation et la description des archives sur le web », ce guide vise à aider les archivistes dans leur rôle de passeur entre les archives mises en ligne et les besoins des internautes en recherche de documents.
Depuis les années 2010, soulignent les auteurs, « les indexations sont massivement présentes en ligne sous forme de métadonnées archivistiques ». Mais le problème, c’est qu’elles ne sont pas suffisamment visibles. Les pratiques et les choix d’indexation sont très hétérogènes, ce qui s’explique, observent les auteurs, par « le contexte spécifique de chaque service : temps disponible, qualification du personnel, adéquation plus ou moins grande des logiciels métiers aux besoins, difficultés d’appréhension de normes qui paraissent parfois surannées, et/ou qui sont parfois, pour certaines, en cours de refonte ».
En conséquence, il y a urgence à « remettre l’indexation au cœur des pratiques du métier », et à actualiser les règles.
Indexation de qualité
« Une indexation de qualité doit être contrôlée et normalisée », affirment les auteurs, qui ont voulu élaborer un guide « le plus pratique possible ».
Avec, pour première partie, un rappel des enjeux de l’indexation, suivi de la présentation de solutions stratégiques et managériales. Viennent ensuite une partie plus technique (choix des balises et des attributs, fonctionnalités de l’outil), et une troisième partie consacrée aux règles de construction des libellés pour :
- les sujets (noms communs correspondant à des mots-clefs matière) ;
- les agents (noms propres servant à décrire les personnes physiques individuelles, les familles et les personnes morales) ;
- et les lieux (noms propres décrivant un territoire géographique naturel défini par l’homme, plus ou moins étendu, un élément naturel géographique (montage, cours d’eau…) ou des infrastructures réalisées par l’homme (édifices, routes, ponts, rues…).
Vers un nouveau modèle de description
« Le défi actuel pour les archivistes est (…) de répondre aux nouvelles habitudes de recherche en ligne : requêtes en langage naturel dans des moteurs de recherche génériques, utilisation des filtres de recherche sur les portails, navigation par rebonds etc. », soulignent les auteurs.
Or à terme, un nouveau modèle de description archivistique (Records in context, RiC) devrait remplacer les quatre normes actuelles. Une transition qu’une indexation « de qualité » pratiquée dès aujourd’hui devrait faciliter.
Références
Guide d'indexation pour le web, août 2021, Archives de France
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