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Comment Metz Métropole a optimisé et sécurisé l’activité de son service Mécénat

Publié le 27/07/2021 • Par Auteur partenaire • dans :

Opéra-Théâtre de Metz Métropole_ext © Christian Legay - Metz Métropole
D.R.
Metz Métropole déploie sa politique culturelle autour de quatre sites emblématiques : l'Opéra-Théâtre, le Musée de La Cour d'Or, le Conservatoire Gabriel Pierné et la Maison de l'Archéologie et du Patrimoine. En 2012, un service Mécénat a été créé pour accompagner le développement de ceux-ci et ainsi collecter des fonds en faveur du spectacle vivant, du soutien à l’accueil de public empêché, ou bien encore des classes de découvertes de l’opéra...

Depuis, des projets liés au développement durable ou à la préservation du patrimoine ont enrichi le catalogue de projets ouvert au mécénat et ce sont ainsi près de 80 généreux mécènes qui les accompagnent.

Avec son approche de financement avec les entreprises locales, le service Mécénat prospecte, négocie, contractualise et fidélise les entreprises mécènes qui participent ainsi au rayonnement du territoire.  « Notre métier est connu au sein de fondations privées ou des fonds de dotation, c’est plus récent dans les collectivités mais ça fait son bout de chemin. Il nous faut apporter cette approche de « sourcing de clients » et de marketing au service du public. » nous dit Chloé Blaisius, responsable Mécénat à Metz Métropole. C’est un travail de relations publiques mais aussi de dossiers administratifs, juridiques et financiers.

 

Formaliser et déployer

Après un premier CRM abandonné, un ensemble d’outils type mail, tableurs et traitement de texte générant des ressaisies, des contrôles fastidieux et ne permettant pas un travail collaboratif, l’équipe a posé ses besoins de fonctionnalités et s’est mis à la recherche d’un outil ad hoc. Trouver une solution capable d’optimiser l’efficacité de l’équipe devenait impératif. Le déclic vient d’un échange avec l’un des mécènes, ITS4U, intégrateur basé à Metz. S’en suit un vrai travail de formalisation de l’activité, pour passer d’une méthode intuitive à des procédures bien définies permettant la définition d’un cahier des charges. Suite à un appel d’offres, la plateforme Salesforce est sélectionnée. Parmi les trois propositions reçues à l’appel d’offres, la plateforme Salesforce a été sélectionnée pour des raisons d’étendues des fonctionnalités, d’ouverture à d’autres logiciels, de génération de tableaux de bords performants, de la possibilité d’intégrer l’historique existant et des coûts compétitifs.

 

Le numérique au service de la relation humaine

Dès son déploiement, qui a eu lieu très rapidement, Salesforce devient l’outil n°1 de l’équipe. Les suivis des mécènes, des prospects, des projets, des campagnes emailing, des évènements, des agendas sont désormais sur la plateforme. Les tableaux de bord sont « magiques » s’enthousiasme Chloé Blaisius. « Salesforce est une plateforme qui nous permet d’apporter plus d’humain à une relation professionnelle grâce au gain de temps obtenu sur les tâches administratives mais aussi grâce à la connaissance parfaite de l’historique de la relation. Nous sommes plus efficaces, plus rapides, plus réguliers dans nos actions. »  La solution permet la continuité des opérations à l’arrivée du confinement.

Chloé Blaisius aimerait que d’autres services de la Métropole puisse utiliser Salesforce afin de mutualiser les données recueillies sur les entreprises et d’avoir un référentiel unique de contacts. Pour ce faire, l’équipe échange régulièrement avec d’autres services en relation avec les entreprises (comme le service de développement économique ou la DSI). Les besoins sont réels et l’innovation apportée par Salesforce au service Mécénat serait tout aussi efficace pour d’autres services de la ville.

Chloé Blaisius nous propose un dernier conseil à destination d’autres services Mécénats ou collectivités souhaitant s’équiper d’un CRM de type Salesforce. « Après avoir formalisé ses besoins, ses process, il faut laisser de côté ses apriori, ses idées reçues, il faut savoir se remettre en question, se demander – qu’est-ce que qui m’empêche de travailler. Puis écouter et échanger avec les partenaires. » Une approche qui a clairement bien réussi pour l’équipe Mécénat de Metz Métropole.

 

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