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4è Asises de la dématérialisation

L’archivage numérique, le grand défi des collectivités

Publié le 08/06/2021 • Par La Rédaction • dans : Dossiers d'actualité

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© flydragon-adobestock
A l'heure de la dématérialisation, la question de l'archivage dans les collectivités crée de nouveaux défis aux agents et aux organisations. Quels processus mettre en place ? Quels outils utiliser ? Comment protéger ses archives électroniques ? Deux experts ont répondu à vos interrogations lors des 4es Assises de la dématérialisation, organisées par La Gazette des communes.

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Où en est-on en 2021 dans les collectivités, sur le déploiement de l’archivage numérique ? C’est sur cette question que Céline Guyon, présidente de l’Association des archivistes français, et Julien Benedetti, archiviste au conseil départemental des Bouches-du-Rhône, se sont d’abord penchés, lors des 4es Assises de la dématérialisation le 27 mai : l’archivage électronique exige la mise en place de procédures précises, afin que les pièces puissent être stockées et accessibles.
Tous les agents concernés doivent en prendre conscience. La situation s’améliore mais elle n’est pas encore idéale.

Que faut-il archiver ? Et que faut-il supprimer ? Et à quel moment de la « vie » du document ? Sujets complexes qui exigent l’expertise d’archivistes, lesquels peuvent d’ailleurs aider et conseiller les collectivités de petite taille.

Enfin, faut-il créer un cloud public ? Et à quelle échelle : locale, nationale ? Quelle confiance accorder aux clouds privés ? Comment s’assurer que les données soient stockées dans un espace sécurisé ? Un enjeu de souveraineté qui n’a pas encore trouvé de réponse simple, comme l’ont expliqué nos deux experts.

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L’archivage numérique, le grand défi des collectivités

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Math

21/06/2021 01h20

Attention, concernant la question posée sur la conservation d’un format papier malgré la dématérialisation (à 18min), la tenue de registre des actes papier est obligatoire, même si on a un SAE et que l’on dématérialise réglementairement ces documents.
Les collectivités doivent donc toujours tenir un registres des délibérations et décisions et un registre d’arrêtés, et bien sûr les registre d’état civil sous format papier pour les communes.

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