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Organisation du travail

Pas de dématérialisation sans accompagnement des agents

Publié le 20/01/2021 • Par Julie Krassovsky • dans : A la Une RH, Dossiers club RH, France, Toute l'actu RH

La dématérialisation
Tiko / Adobestock
Parce qu’elle touche directement les métiers des agents, la dématérialisation doit être déployée avec un accompagnement au changement. Une modernisation pour laquelle les collectivités engagent plusieurs stratégies.

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Les directions RH font leur mue numérique

Alors que le plan gouvernemental prévoit 100 % de services dématérialisés d’ici au 1er janvier 2022, le quotidien des agents est bousculé depuis quelques années par la digitalisation de leur métier. Car, comme le rappelle Vincent Mandinaud, chef de projet à l’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail, « la dématérialisation n’est pas qu’un process technologique, elle représente aussi une dynamique organisationnelle et stratégique ». Une seule solution alors pour les collectivités : impliquer le plus possible les agents dans l’évolution de leur fonction. Pour ce faire, les employeurs publics adoptent deux types de démarche.

Campagne de promotion et référents

La première est plutôt descendante, comme à la région Grand Est (2 000 agents), où les trois bureaux du courrier ne font plus circuler de papier. Les missives sont numérisées puis réparties électroniquement dans les services. Cette modernisation a demandé aux agents de modifier leurs habitudes en intégrant, notamment, un nouvel outil de travail. Afin de les y aider, le logiciel courrier a été « sourcé » en amont par la direction des systèmes d’information (DSI), sur la base des besoins émis par un groupe de travail composé d’agents volontaires. « Nous avons ainsi précisé quelques critères de sélection avant de contractualiser avec un éditeur », indique Pierre Gundelwein, son directeur.

Le plus gros travail reste à faire : déployer l’outil et, surtout, accompagner les agents dans sa prise en main. Comme à la mairie de Béthune (750 agents ...

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