Mener une procédure disciplinaire contre un fonctionnaire en 5 conseils

Caractériser et établir les fautes

Seule compétente pour engager une procédure disciplinaire, l’autorité de nomination doit d’abord s’assurer que les faits reprochés à l’agent constituent bien des fautes disciplinaires. Si les textes applicables à la fonction publique territoriale ne donnent aucune liste exhaustive des actes pouvant être qualifiés de faute disciplinaire, celle-ci peut être définie comme tout manquement d’un agent public à ses obligations professionnelles.

La faute peut avoir été commise dans l’exercice des fonctions ainsi qu’en dehors de ces dernières. Dans ce cas, il conviendra alors de pouvoir démontrer que la faute commise par l’agent, bien qu’elle l’ait été dans le cadre de sa vie privée, porte atteinte à l’image et au crédit de l’administration ainsi qu’au bon fonctionnement du service ⁽¹⁾. L’autorité territoriale doit ensuite être à même de démontrer que les griefs reprochés à l’agent sont établis, la charge de la preuve lui incombant.

Cette preuve peut être apportée par tous moyens, dans le respect de l’obligation de loyauté : rapports hiérarchiques, témoignages de collègues ou d’usagers, constats d’huissier et même rapport d’une agence de détectives privés ⁽²⁾.

Pour établir l’existence des fautes commises par l’agent, l’autorité territoriale peut également décider de diligenter une enquête administrative, laquelle, si elle n’a pas à être menée de manière contradictoire, doit cependant être réalisée avec rigueur et impartialité.

S’assurer que les faits ne sont pas prescrits

Depuis la loi n° 2016-483 du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations des fonctionnaires, l’autorité territoriale doit s’assurer que les faits qu’elle entend sanctionner ne sont pas prescrits. En effet, l’article 19 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 prévoit désormais que l’action disciplinaire se prescrit par trois ans à compter du jour où l’administration a eu une connaissance effective de la réalité, de la nature et de l’ampleur des faits passibles de sanction.

Passé ce délai, les faits concernés ne peuvent plus être poursuivis disciplinairement ni être invoqués dans le cadre d’une procédure disciplinaire. Il conviendra d’être vigilant sur ce point. En effet, il arrive souvent, lors de l’engagement d’une procédure disciplinaire, qu’en plus des faits reprochés à l’agent, l’autorité territoriale se fonde sur d’anciens manquements commis par ce dernier, qu’elle n’a, à l’époque, pas jugé utile de sanctionner.

Dans une telle hypothèse, il convient donc de s’assurer que ces manquements plus anciens ne sont pas prescrits. On notera, en outre, que le délai de prescription peut être interrompu lorsque l’agent fait, en parallèle, l’objet de poursuites pénales. Le délai de prescription s’interrompt alors jusqu’à ce qu’une décision définitive de classement sans suite, de non-lieu, d’acquittement, de relaxe ou de condamnation soit prononcée et recommence à courir dans son intégralité à compter de l’intervention de cette dernière.

Informer l’agent de ses droits

L’autorité territoriale est tenue d’informer par écrit l’agent qu’une procédure disciplinaire est engagée à son encontre en lui précisant les faits qui lui sont reprochés. Encore doit-elle lui indiquer qu’il a le droit d’obtenir la communication de l’intégralité de son dossier individuel, qu’il peut se faire assister par un ou plusieurs conseils de son choix et formuler des observations.

Il convient d’être particulièrement vigilant aux faits mentionnés dans ce courrier, ce dernier cristallisant en quelque sorte les manquements reprochés à l’agent. Ainsi ne pourra-t-il plus être fait état, pour la suite de la procédure et à moins d’en informer à nouveau l’agent, de manquements qui n’auraient pas été invoqués au sein de ce courrier. En outre, entre la notification de la lettre informant l’agent de l’engagement d’une procédure disciplinaire à son encontre et le prononcé de la sanction, ce dernier doit disposer du temps nécessaire pour prendre connaissance de son dossier, mais aussi d’un délai suffisant, tenant compte à la fois des circonstances de l’affaire et de sa complexité, pour organiser sa défense.

Par ailleurs, il est vivement conseillé que l’autorité territoriale adresse à l’agent le courrier l’informant des griefs reprochés et de ses droits à la défense par lettre recommandée ou remise en main propre contre signature, afin qu’elle puisse rapporter la preuve, notamment en cas de contentieux, qu’elle a satisfait à ces formalités en temps utile.

Concernant la consultation du dossier, on notera qu’elle peut se faire à tout moment de la procédure tant que la sanction n’a pas été prononcée ⁽³⁾ selon les modalités prévues à l’article L.311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Le dossier de l’agent doit comporter l’ensemble des éléments sur lesquels s’est fondée l’autorité territoriale pour engager la procédure disciplinaire.

Aussi, si de nouvelles pièces fondant l’action disciplinaire sont versées au dossier de l’agent alors que ce dernier l’a déjà consulté, il convient de le réinviter à y procéder, en lui laissant un délai suffisant pour préparer sa défense. Lorsque la saisine du conseil de discipline est obligatoire, l’agent doit également avoir communication, toujours dans un délai suffisant, du rapport de saisine rédigé par l’autorité territoriale.

Déterminer le quantum de la sanction

L’autorité territoriale doit ensuite déterminer la sanction qu’elle entend infliger à l’agent. Pour les agents titulaires, ces sanctions sont énumérées à l’article 89 de la loi du 26 janvier 1984 et sont réparties en quatre groupes, de la moins à la plus sévère. L’autorité territoriale doit choisir une sanction proportionnée aux manquements constatés, à peine d’annulation.

Dans ce cadre, elle peut se fonder sur la gravité des fautes commises, sur le comportement général de l’agent, et notamment tenir compte de faits déjà sanctionnés, non pour les punir de nouveau – un même manquement ne pouvant être réprimé deux fois disciplinairement -, mais pour apprécier la gravité de la nouvelle faute commise. Elle peut également tenir compte du caractère répétitif des manquements reprochés, de la nature des fonctions exercées par l’agent et de ses responsabilités, de l’atteinte portée au fonctionnement du service et à l’image de la collectivité.

A l’inverse et à décharge, l’autorité territoriale peut prendre en compte la manière de servir satisfaisante de l’agent et l’absence de passé disciplinaire, de tels éléments n’étant toutefois pas de nature à ôter aux faits reprochés leur caractère fautif. Le choix de la sanction détermine l’obligation pour l’autorité territoriale de saisir le conseil de discipline.

En effet, à l’exception des sanctions du premier groupe, le prononcé de toutes les sanctions visées à l’article 89 doit être précédé de la consultation préalable du conseil de discipline. Ce dernier est saisi par un rapport écrit de l’autorité territoriale, lequel, s’il n’est soumis à aucun formalisme particulier, doit faire état, de manière circonstanciée, des faits à l’origine de la sanction envisagée. Le conseil de discipline rend un avis purement consultatif, qui ne lie pas l’autorité territoriale.

Prendre et exécuter la décision de sanction

Une fois l’avis du conseil de discipline rendu, lorsque sa saisine est obligatoire, l’autorité territoriale peut alors édicter la décision de sanction. Cette dernière doit être motivée en fait et en droit, mentionner les voies et délais de recours et être notifiée à l’agent par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge afin de faire courir de manière certaine le délai de recours contentieux.

La sanction est immédiatement exécutoire. Ainsi, le fait qu’un agent se trouve en congé de maladie ne fait pas obstacle à ce que la procédure disciplinaire soit poursuivie ni, en principe, à ce qu’une sanction lui soit infligée ⁽⁴⁾. Une exception existe toutefois s’agissant de la sanction d’exclusion temporaire de fonctions, laquelle, si elle peut être prononcée lorsque l’agent se trouve en congé de maladie, ne pourra cependant être exécutée qu’au terme dudit congé ⁽⁵⁾.

De la même manière, la fourniture par l’agent d’arrêts de travail alors qu’il se trouve temporairement exclu de ses fonctions ne fait pas obstacle à la poursuite de l’exécution de la sanction ⁽⁶⁾.

On notera enfin que la sanction d’exclusion temporaire de fonctions peut être assortie d’un sursis. Les conditions de la révocation de ce sursis ont été durcies avec la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique : si, auparavant, seule l’intervention, dans un délai de cinq ans suivant le prononcé d’une sanction d’exclusion temporaire de fonctions assortie d’un sursis, d’une sanction des 2e et 3e groupes entraînait la révocation du sursis, désormais tel sera également le cas si l’agent fait l’objet, dans ce délai, d’une exclusion temporaire de fonctions d’une durée maximale de trois jours, sanction du 1er groupe.