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Numérique

Les systèmes d’information RH exigent une vraie stratégie

Publié le 27/08/2020 • Par Julie Krassovsky • dans : A la Une RH, Dossiers club RH, France, Toute l'actu RH

SIRH
ST.art / AdobeStock
Que ce soit pour le choix d’un éditeur, la mise en place ou l'équipe pilote, le déploiement d’un système d’information des ressources humaines requiert avant tout une bonne méthodologie interne.

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Les directions RH font leur mue numérique

Les systèmes d’information des ressources humaines (Sirh) font désormais la loi dans les collectivités. Aujourd’hui, ces dispositifs informatiques assurent aussi bien le suivi de carrière des agents, la gestion des temps, des congés de maladie que les recrutements, les mobilités ou les évaluations, tout en devant émettre inéluctablement les bulletins de salaires chaque fin de mois et intégrer, à une cadence infernale, chaque nouvelle réglementation.

Rien que ça. Pour construire un Sirh, les collectivités doivent tout d’abord trancher entre deux manières de faire. « Soit elles utilisent les outils logiciels dont elles disposent déjà en étendant leurs fonctionnalités, soit elles choisissent de migrer vers une nouvelle solution plus globale, que l’on peut enrichir avec des modules adaptés aux besoins spécifiques de l’organisation », explique Elise Endewelt, responsable du service « conseil et développement » du centre de gestion d’Ille-et-Vilaine (531 collectivités affiliées, 12 790 agents).

Il existe aussi la solution « outsider » d’un Sirh développé entièrement en interne et s’appuyant sur les compétences de la direction des services informatiques. Une solution atypique, choisie dix ans plus tôt par la ville de Roubaix (1 500 agents, 97 000 hab., Nord), mais qui trouve aujourd’hui ses limites.

Licence libre

Les réformes réglementaires, le protocole PPCR, le prélèvement à la source, la déclaration sociale nominative (DSN) devenue mensuelle… toutes ces évolutions demandent des développements chronophages pour l’équipe technique.

De fait, la plupart des organisations recourent plus fréquemment aux services d’éditeurs spécialistes du secteur public. « L’enjeu est désormais moins celui de la performance des éditeurs que celui de la qualité de l’organisation interne de la collectivité. Ce qu’il faut, c’est avant tout une stratégie bien définie », prévient David Bessot, directeur associé d’Infhotep, un cabinet de conseil spécialisé dans la gouvernance de la donnée (lire ci-contre).

Au Grand Lyon (59 communes, 9 200 agents, 1,3 million d’hab.), l’objectif de création d’un Sirh complet répond à une volonté de modernisation et d’adaptation au passage au statut de métropole. La collectivité intègre alors 9 200 agents et c’est désormais plus de 250 métiers qu’il faut pouvoir suivre.

Entamée dès 2015, l’élaboration du Sirh a pris la forme d’un marathon. « Nous avons séparé le projet en trois étapes et fait le choix d’un éditeur différent par secteur, soit : un volet formation-recrutement, un volet gestion des temps et activités et un volet paie-carrière pour lequel nous sommes actuellement engagés dans la dernière ligne droite », souligne Hervé Groléas, le directeur « innovation numérique et système d’information ».

Compétences métier

A une plus petite échelle, la communauté d’agglomération Concarneau Cornouaille a, elle, opté pour une simplification de sa gestion RH. « Rien que pour administrer les paies et les carrières, nous avions trois logiciels différents », remarque Lénaïc Robin, la DRH. Depuis le 1er janvier 2020, la collectivité dispose d’un seul logiciel de traitement des données, auquel elle doit à présent agréger des fonctionnalités pour construire et lier GPEEC et Sirh.

« Les éditeurs ne sont pas bons dans tous les domaines, cela implique d’avoir, en interne, des compétences métier alliées à des compétences techniques pour assurer un choix éclairé », assure Renaud Lagrave, qui dirige ALPI40, l’agence landaise pour l’informatique (560 collectivités affiliées, 46 agents). Missionné auprès des communes ne disposant pas d’un service informatique, cet organisme de mutualisation assure la gestion du logiciel de paie, qui a évolué avec le temps vers une vraie gestion des ressources humaines.

« Nous sommes en train de travailler avec le centre de gestion pour intégrer leurs informations [médecine, carrière, retraite] vers notre logiciel RH », indique-t-il. Pour garder la main, l’ALPI40 héberge les données sur son propre serveur et a choisi une licence libre auprès de l’agence française pour l’informatique. « Tous nos logiciels paie et RH sont paramétrables et intégrés dessus », précise Renaud Lagrave.

Equipe-projet

Cette orientation s’est faite au bénéfice de tous les adhérents et n’est pas seulement l’œuvre de la direction informatique. « Pour chaque achat de logiciel – nous en utilisons 45 – notre commission intègre notamment les secrétaires de mairie qui en sont les premières utilisatrices », poursuit-il. Même idée au Grand Lyon, où, pour chacune des trois phases de la mise en place de son dispositif RH, la métropole a constitué une équipe-projet dédiée, incluant des compétences RH, techniques et métier.

« La partie du Sirh consacrée à la paie sollicite inévitablement la cheffe dudit service », commente Lise Fournot-Bogey, la DRH de la ville aux deux collines. Avant de finaliser chaque cahier des charges, la métropole a, de plus, réalisé une étude de besoin auprès des premiers utilisateurs du produit. « Pour la gestion des temps, il s’agissait des encadrants de quelques sites pilotes présentant des différences de fonctionnement, qui ont expérimenté le logiciel pendant six mois », confirme la responsable.

Une bonne façon de vérifier l’appropriation du système par les managers, comme de corriger les bugs. Car une fois que le choix de l’éditeur et des options de logiciels sont faits, la collectivité se retrouve liée pour un bon nombre d’années !

« C’est devenu une expérience complexe »

David Bessot, directeur associé d’Infhotep, cabinet de conseil en stratégie

« Aujourd’hui, le déploiement d’un Sirh n’est plus contraint par les outils. Les logiciels, les applicatifs, les solutions en mode SaaS… le panel d’offres est plus important et plus accessible. En revanche, la mise en place d’un système logiciel permettant de suivre le parcours de l’agent doit répondre à une vraie stratégie. Il faut aligner sa vision des RH avec le bon outillage, ce qui peut s’avérer complexe.
Cela implique d’évaluer la maturité des agents, l’aspect financier, les ressources de la direction des systèmes d’information. Il faut trouver un compromis entre l’efficacité opérationnelle, l’expérience agent, la souveraineté de la donnée, l’interopérabilité avec, parfois, un système déjà ancien dans la collectivité. Enfin, il faut s’interroger sur la gouvernance de la donnée elle-même : où est-elle ? A qui est-elle accessible ? Comment est-elle valorisée ? Cette question va se poser encore plus dans les prochaines années avec, pour les DRH, le défi de pérenniser l’accès aux outils. »

Une feuille de route déclinée en six axes

Partie intégrante du programme de transformation de l’administration Action publique 2022, la feuille de route « RH 2022 » se décline en six axes : consolidation et optimisation des fonctions socles qui assurent la gestion administrative RH, la paye et le déclaratif ; « full démat » ou dématérialisation totale des processus et des documents ; simplification des processus RH par une automatisation. Le quatrième axe prévoit que tous les utilisateurs des Sirh (agents et acteurs RH) devront disposer de nouveaux services numérisés, dont la qualité se rapprochera de celle des services utilisés dans la sphère privée. Cinquième axe : meilleure maîtrise de l’adéquation entre la compétence requise et celle détenue par l’utilisation d’outils de suivi . Enfin, le développement des outils de pilotage de la politique RH partagés sera mis en place, de façon à mutualiser les indicateurs.

Attention mirage !

Les logiciels « Saas » (Software as a Service, installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l’utilisateur) proposent des solutions clés en main, mais il faut se montrer vigilant, notamment dans le suivi de la sécurité des données.

Répondre aux nécessités de maintien dans l’emploi

[Concarneau Cornouaille agglomération (Finistère) 9 communes • 270 agents • 50 000 hab.] En plein déploiement d’un système d’information des ressources humaines (Sirh), la communauté d’agglomération Concarneau Cornouaille dispose d’un service RH commun. Avec ses cinq entités adhérentes – la ville de Concarneau, son centre communal d’action sociale (CCAS), la ville de Trégunc et son CCAS et la commune de Névez –, elle gère un total de 1 000 agents. Son objectif ? « Construire et lier la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences avec le Sirh », assure Lénaïc Robin, la DRH. L’agglo, qui a pris en charge le coût de changement du logiciel (24 000 euros), doit maintenant réfléchir à des développements avec l’éditeur qui lui permettraient d’identifier des aires de mobilités possibles pour les agents.

Parmi les projets de la collectivité figurent la dématérialisation des dossiers des agents, ainsi que les fiches d’évaluation et les fiches de postes, afin de gérer le maintien dans l’emploi dans la collectivité. « Nous sommes confrontés à cette problématique avec une pyramide des âges qui avance. Nous cherchons donc, à partir des aires de mobilité et des référentiels de compétences, à établir des liens avec les fiches métier des agents. » Le développement du Sirh sur lequel travaille la collectivité devrait lui permettre de créer un moteur de recherche dédié à cette identification. Afin de le déployer à toutes les entités.

Contact. Lénaïc Robin, lenaic.robin@cca.bzh

Références

Le recrutement et la gestion numérisée du personnel posent la question du traitement des données des agents. La Cnil fournit des repères dans « Le recrutement et la gestion du personnel », 2018.

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