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Prix de l’innovation Club finances - Afigese (3/4)

L’autocontrôle, la solution d’un petit département pour maîtriser les allocations de solidarité

Publié le 06/11/2019 • Par Frédéric Ville • dans : A la Une finances, Innovations et Territoires, Régions, Toute l'actu finances

RSA
Funtap / AdobeStock
Le département de l'Aube s’appuie sur ses services et analyse les risques afin d’améliorer les processus de gestion. Une démarche récompensée par le Prix de l'innovation du Club finances de « La Gazette » et de l’Afigese.

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[Aube 308 900 hab.] Le Club finances de « La Gazette » et l’Afigese (Association finances, gestion et évaluation des collectivités territoriales) récompensent chaque année les collectivités faisant preuve d’innovation en matière financière ou de gestion. Nous vous présentons cette semaine le lauréat 2019 dans la catégorie « contrôle de gestion ».

Sur son budget annuel de 380 millions d’euros, le conseil départemental de l’Aube consacre 103 millions aux allocations individuelles de solidarité (AIS) : 60 millions de revenu de solidarité active, 34 millions d’allocation personnalisée d’autonomie et 9 millions de prestation de compensation du handicap. Les dépenses de personnel s’élèvent, elles, à 60 millions par an. Aidé par le contexte législatif incitant à l’amélioration de la qualité comptable, le département a décidé d’agir.

Fin 2016, il fait diagnostiquer la certificabilité de ses états financiers. Cela le convainc en 2018-2019 de construire un référentiel de contrôle interne « pour mieux maîtriser les risques et fiabiliser les procédures en matière d’AIS et de dépenses de personnel », relate Matthieu Gruson, responsable du pilotage de la démarche. Le but est aussi d’« interroger la sécurité des systèmes d’information [SI] et les processus d’échanges internes », note Philippe Brunel, directeur général des services (DGS).

Matrice des contrôles et des risques

Philippe Brunel, Matthieu Gruson et Marin Bourgade, le directeur des finances, du contrôle de gestion et des marchés, cadrent alors la mission et initient un comité de pilotage (DRH, pôle « solidarités », chefs de service…) ainsi qu’un comité technique. « L’implication des 50 services opérationnels, par le biais d’un questionnaire et d’ateliers sur le contrôle interne, a été une réussite », se félicite Matthieu Gruson.

Cela débouche sur un diagnostic détaillé évaluant le niveau de contrôle existant, manuel ou automatisé, et donnant pour chaque processus une cartographie des SI métier utilisés (en lien avec le SI finances).

Une matrice décrit ensuite pour chaque processus les contrôles et les risques que ces derniers couvrent… ou non. Par exemple, le contrôle du relevé d’identité bancaire d’un bénéficiaire, pourtant très important, ne se faisait pas : « Le RIB peut être invalide car mal saisi ou ne pas s’appliquer au bénéficiaire, il peut y avoir fraude… », décrypte Matthieu Gruson.

Acculturation des services

Le but est d’identifier les redondances et les manques. En découle un plan d’action, qui « établit des recommandations en vue d’améliorer le contrôle interne au moyen de SI optimisés, par un autocontrôle renforcé, des changements organisationnels, etc. », poursuit Matthieu Gruson.

« L’autocontrôle est important, car notre département n’a pas la taille suffisante pour séparer celui qui fait de celui qui contrôle », ajoute Philippe Brunel. Plutôt que des économies, « l’objectif à court terme est d’acculturer nos services aux processus de contrôle », précise le DGS. Et donc de s’orienter vers un niveau standardisé de contrôle interne.

« Une nouvelle tendance organisationnelle »

Maziere-Laurent

Laurent Mazière, administrateur de l’Association finances, gestion, évaluation des collectivités territoriales (Afigese)

« L’expérience singulière du département de l’Aube place l’analyse des risques comme une méthode d’amélioration des processus de gestion. Cela se pratique déjà pour les audits de structures satellites ou la certification des comptes, et peut donc s’étendre au-delà. La démarche est transposable aux différentes catégories de collectivités locales. Par ailleurs, elle confie aux opérateurs et acteurs de la gestion la responsabilité de la qualité du service accompli, pratique déjà répandue dans l’industrie. C’est sans doute une nouvelle tendance organisationnelle que de rénover le système coûteux de séparation des fonctions entre celui qui fait et celui qui contrôle. »

 

 

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