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Droit d'accès aux documents administratifs

Des dispositions régissent-elles la numérisation des documents d’état civil ?

Publié le 13/06/2019 • Par Gabriel Zignani • dans : Réponses ministérielles

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Réponse du ministère de la Culture : Les actes de naissance, de reconnaissance et de mariage sont communicables à tous au terme de 75 ans en application de l’article L. 213-2 du code du patrimoine et de l’article 26 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil. Les actes de décès sont pour leur part immédiatement communicables, sauf si l’accès est limité par le Procureur de la République compte tenu de la présence d’informations de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes désignées dans l’acte, en application des articles 26 et 30 du décret précité.

Les documents librement communicables peuvent être consultés par les généalogistes amateurs dans les institutions qui les conservent : mairies, greffes ou services départementaux d’archives. En application de l’article L. 213-1 du code du patrimoine, la communication s’opère dans les conditions définies à l’article L. 311-9 du code des relations entre le public et l’administration et notamment, au choix du demandeur, par consultation gratuite sur place ou par la délivrance d’une copie. Si l’usager peut obtenir une copie réalisée par la collectivité ou l’administration détentrice des registres, rien ne s’oppose en droit à ce qu’il reproduise lui même les documents avec son propre matériel (appareil photographique ou téléphone portable par exemple) sur place, dans les locaux de la collectivité ou de l’administration et sous la surveillance permanente d’un agent public. C’est une pratique courante dans les services d’archives depuis une dizaine d’années, mais également dans certaines mairies.

Ces opérations de reproduction ne doivent cependant pas être autorisées si elles présentent un risque pour la conservation des registres originaux, précieux témoins de l’histoire des hommes et des territoires qu’il convient de transmettre en bon état aux générations futures. Pour cette raison, les registres détériorés doivent être exclus, non seulement de la reproduction, mais aussi de la communication jusqu’à leur restauration par des ateliers spécialisés. Par ailleurs, les reliures des registres communicables ne doivent pas être forcées, même lorsque le texte s’insinue jusque dans le pli de la reliure ; les photocopieurs classiques et les scanners à plat sur lesquels les registres seraient retournés et soumis à une pression sont donc prohibés. La reproduction doit se faire dans les mêmes conditions que la consultation, en prenant le plus grand soin des documents, avec des appareils portatifs et prise de vue en surplomb ou avec du matériel plus lourd de numérisation spécifique pour les registres et autres ouvrages reliés, et doté de « plateaux compensateurs » qui ménagent les reliures.

En application du code des relations entre le public et l’administration, la réutilisation des informations publiques obtenues dans ce cadre est libre et gratuite. Néanmoins, lorsque les documents reproduits comportent des données à caractère personnel, c’est-à-dire relatives à des personnes vivantes, leur traitement par les usagers et en l’occurrence par les associations généalogiques est soumis au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

La plus grande vigilance s’impose s’agissant du traitement des actes d’état civil relatifs à des personnes potentiellement vivantes. La Commission nationale de l’Informatique et des Libertés a notamment interdit toute mise en ligne, par des opérateurs de généalogie, de fichiers-images et d’indexations nominatives d’actes de moins de 120 ans ou relatifs à des personnes nées depuis moins de 120 ans (délibérations n° 2011-383 du 24 novembre 2011 et n° 2015-125 du 7 avril 2015).

Ces contraintes législatives et réglementaires doivent être rappelées aux associations généalogiques par les collectivités et administrations qui conservent les documents.

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