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Données personnelles

RGPD : une formation révèle l’ampleur du chantier pour les petites communes

Publié le 14/01/2019 • Par Alexandra Caccivio • dans : France

protection donnees cnil
CNIL
La mise en conformité avec le règlement général de protection des données constitue un énorme chantier pour les collectivités locales qui se posent nombre de questions. Exemple en Bourgogne Franche-Comté, où les agents chargés de mettre en oeuvre le RGPD se posent de nombreuses questions.

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« Je n’avais pas pensé à répertorier les archives papier » qui, comme « le registre de l’urbanisme », contiennent des données personnelles, constate Alexandra Cornier, secrétaire de mairie à Collonges-lès-Premières (900 habitants en Côte-d’Or). Elle fait partie des six personnes venues suivre, jeudi 10 janvier, la formation à l’outil Super Chef que le groupement d’intérêt public Territoires Numériques propose gratuitement à ses 1 600 adhérents afin qu’ils se mettent en conformité avec le règlement général de protection des données (RGPD).

Recenser tous les fichiers bureautiques, logiciels, matériels et outils de stockage contenant des données personnelles, « ce n’est pas une mince affaire », constate avec elle Michael Villerot, responsable informatique à Chalon-sur-Saône (ville, CCAS et communauté d’agglomération). La collectivité – qui compte environ 2 000 agents – s’est appuyée, pour réaliser ce recensement, sur un prestataire externe qui l’a aidée à rédiger un formulaire que les 80 services ont rempli.

« La peur d’oublier des choses »

Même dans les petites communes, « la peur d’oublier des choses » est présente, témoigne Leticia Guigon, secrétaire de mairie pour trois communes rurales, dont la plus petite (Glanon, 242 habitants) l’a nommée déléguée à la protection des données. « Je pense au dossier enfoui dans une armoire ou à des documents qui, comme la liste des personnes âgées bénéficiaires du colis de Noël, ne sont utilisés qu’une fois par an », dit-elle.

Le travail conduit par les collectivités pour se mettre en conformité avec le RGPD marque, en tout état de cause, l’occasion de revoir et de rationaliser les processus internes. « Pour s’abonner à la newsletter de la commune, par exemple, il n’est pas nécessaire de connaître le prénom et le nom de la personne, une adresse mail suffit », illustre Jennifer Pierre, responsable des relations avec les adhérents à Territoires Numériques.  « Nous ne pensions pas que nous avions autant de traitements » de données personnelles, révèle à ce sujet Michaël Villerot. Près de 800 ont été recensés sur les trois collectivités. Le déploiement du RGPD est donc « une opportunité ». Il devrait permettre, à terme, d’en réduire le nombre.

Des questions auxquelles les collectivités ne pensent pas

C’est au contact des collectivités locales qu’il forme que le GIP Territoires numériques mesure l’étendue des questions qui sont à traiter dans le cadre du RGPD. « Nous avons bâti », avec Super Chef, « une trame de travail que les collectivités déroulent » pour se mettre en conformité mais « il y a des questions, parfois toutes bêtes, que nous n’avions pas prévues de traiter », explique ainsi Bruna Rinquin, l’animatrice de la formation. Le sujet du téléphone portable a ainsi émergé au contact du maire de Thorey-sur-Ouche qui utilise un mobile pour communiquer par SMS avec ses administrés – essentiellement sur les alertes météo du préfet. La tenue d’un registre de traitement, ici, est obligatoire et, surtout, le maire doit veiller à ce que les données enregistrées dans son téléphone soient protégées. « Ce n’était pas le cas puisqu’il n’y avait même pas de code de verrouillage », dit Bruna Rinquin.

Au total, en Bourgogne Franche-Comté, le Territoires Numériques a déjà formé au RGPD et à l’utilisation de Super Chef une cinquantaine de personnes, à fin 2018. Sept sessions de formation sont programmées dans le courant du premier semestre 2019. « Dans les 48 heures qui ont suivi l’ouverture des inscriptions, elles étaient remplies », constate Jennifer Pierre. Qui précise que l’outil Super Chef, intuitif et très descriptif, peut être utilisé sans passer par la formation. Il n’empêche : sur la question du RGPD, les collectivités ont besoin d’un accompagnement, tant les questions qui se posent sont nombreuses.

Cet article fait partie du Dossier

Données personnelles : un gisement sous haute protection

Sommaire du dossier

  1. Données personnelles : ce que dit la (nouvelle) loi française
  2. RGPD : une formation révèle l’ampleur du chantier pour les petites communes
  3. A qui appartiennent les données personnelles détenues par les collectivités territoriales ?
  4. Le bloc communal à la traîne pour désigner les délégués à la protection des données
  5. Une nouvelle certification pour les délégués à la protection des données
  6. Point complet sur le règlement européen relatif aux données personnelles
  7. Protection des données personnelles: une responsabilité des collectivités très encadrée
  8. Données personnelles : appliquer la nouvelle réglementation en six étapes clés
  9. Données personnelles : un délégué externalisé, la solution pour bon nombre de collectivités
  10. RGPD : les RH doivent s’interroger sur le traitement des données de leurs agents
  11. « Le self data permet au citoyen d’améliorer son quotidien »
  12. Données personnelles et commande publique : de nouvelles clauses contractuelles à prévoir
  13. Le self data met l’habitant au centre des décisions sur son territoire
  14. RGPD : protéger les données à caractère personnel dès la conception des traitements
  15. Mise en œuvre du RGPD : comment documenter sa conformité
  16. Réaliser une analyse d’impact pour protéger les données en cinq étapes
  17. Désigner un délégué à la protection des données au sein de sa collectivité en 6 étapes
  18. Comment gérer les droits des agents et des administrés en matière de données personnelles en 7 étapes
  19. Données personnelles : la mise en conformité n’attend plus
  20. Données personnelles : 5 règles à respecter pour protéger les citoyens
  21. Données à caractère personnel : « Les citoyens demandent des règles claires et précises »
  22. Améliorer les services, mieux cibler les politiques publiques, avec les données personnelles
  23. Charente-Maritime : les agents sensibilisés à la protection des données à caractère personnel
  24. Les données personnelles, une denrée sous-utilisée par les collectivités

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