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Organisation du travail

Des bureaux repensés et adaptés aux besoins des services

Publié le 05/12/2018 • Par Gaëlle Ginibrière • dans : Actu Emploi, France, Toute l'actu RH

Busy co-workers using mobile technology while sharing a desk in
Kzenon/AdobeStock
Déménagement, réaménagement des plateaux, coworking… Ces projets influent sur les modes de travail. Ils représentent un moyen d’action pour introduire plus de transversalité entre les directions et renforcer l’efficacité des agents.

Des bureaux conçus pour harmoniser les besoins de chaque direction, un espace de coworking ouvert aux visiteurs ou aux agents d’autres sites… le déménagement de 870 agents de la métropole Rouen-Normandie (71 communes, 1 600 agents, 489 400 hab.) il y a un an et demi a permis de repenser les espaces de travail et leur articulation. C’est aussi la réflexion que mène la communauté d’agglo (CA) Paris-Saclay (27 communes, 600 agents, 298 000 hab.) pour le déménagement de son siège prévu à l’été 2020. « Organiser ce nouvel espace de 5 000 mètres carrés fournit l’occasion de réfléchir aux besoins de chaque service : isolement pour se concentrer ou, au contraire, transversalité avec d’autres directions. Avec une possibilité de marier les deux approches », indique Philippe Maître, directeur général des services de la CA Paris-Saclay.

Appel à projets

Points communs de ces démarches : associer les agents à la conception des bureaux pour s’assurer qu’ils répondent à leurs besoins. Dans cette perspective, le conseil départemental du Val-d’Oise (3 800 agents) a lancé, fin novembre, un appel à projets « locaux innovants » pour transformer son site principal datant des années 80. « L’objectif est de rénover l’intérieur des plateaux en les adaptant aux usages. Des équipes présenteront une proposition pour repenser l’aménagement de leurs locaux en expliquant leur organisation du travail et les limites qu’elles y voient. Six équipes seront présélectionnées et accompagnées par une designeuse d’espaces recrutée il y a quelques mois. Elles auront quatre mois pour faire mûrir leur projet, avant de le défendre devant un jury. Trois d’entre eux seront retenus pour des travaux prévus à l’été 2019 », détaille Cécile Roussel, directrice de la gestion du patrimoine. Une enveloppe de 500 000 euros est destinée à cette opération qui devrait se renouveler chaque année.

Echange de bonnes pratiques

En matière d’aménagement des espaces de travail, les attentes ont en effet évolué. L’archivage électronique a rendu moins utiles les pièces cloisonnées dotées de grandes armoires et le bureau spacieux est moins perçu comme un attribut de pouvoir. Au conseil régional d’Ile-de-France, directeur général des services et directeur général adjoint travaillent ainsi dans l’open space, bénéficiant des mêmes équipements que l’ensemble des agents. Les espaces de travail répondent plutôt à la multitude d’activités et de pratiques exercées au cours d’une journée : préparer un budget, conduire un entretien, échanger avec un collègue d’un autre service… D’où une combinaison d’espaces divers (salles de réunion, pièces où s’isoler, lieux de convivialité…) et de mobilier modulable. De son côté, le conseil régional d’Occitanie (6 600 agents) a mis à la disposition des équipes des salles de créativité sur les sites de Toulouse et de Montpellier afin de faciliter les échanges physiques. Il commence également à déployer des écrans tactiles pour soutenir le travail à distance qui s’est fortement développé depuis la fusion. « Ces écrans permettent à des équipes aujourd’hui éloignées de plusieurs centaines de kilomètres de plancher sur des travaux de conception méthodologique, en partageant des documents sur l’écran ou en passant par une phase de dessin », décrit Nicolas Trillaud, responsable du service « innovation dans les politiques publiques ».

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