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Cet article vous est proposé par Cegid

Les nouveaux modes de travail impactent la DSI

Publié le 15/09/2018 • Par Auteur partenaire • dans : Contenu partenaire

Cegid_Visu01_640x360_0918
D.R.
Persuadée qu’une modernisation des services améliorera ses performances, l’équipe municipale de la ville de Suresnes (Hauts-de-Seine) transforme ses modes de travail avec le télétravail et la mise en place de bureaux flexibles. Bruno Noyer, DSI de la collectivité, explique les changements opérés.

Qu’est-ce qui a poussé Suresnes à vouloir rénover son fonctionnement ?

La modernisation de la collectivité est un projet que nous menons depuis de longues années pour améliorer notre efficacité, c’est un chantier au long cours. L’une des premières tâches que nous avons effectuées a été d’informatiser les métiers. Car c’est l’une des spécificités d’une collectivité de regrouper une multitude de métiers, du jardinier au comptable en passant par l’aide maternelle. Aujourd’hui, nous nous concentrons sur l’évolution des modes de travail avec le télétravail et des locaux en Flex Office. Ces changements sont poussés par les élus, il y a une vraie volonté politique d’améliorer la performance publique et le bien-être au travail.

Comment avez-vous procédé pour mettre en place le télétravail ?

Nous avons lancé l’an dernier une phase d’expérimentation basée sur le volontariat comprenant une journée par semaine en télétravail, d’abord avec un groupe d’une trentaine de personnes composé de cadres, en majorité des femmes, puis avec un groupe mixte d’une vingtaine de personnes de catégories B et C. même si le numérique est partout dans notre quotidien, nous nous sommes aperçus qu’il faut accompagner les agents, notamment au niveau managérial, pour leur apprendre à travailler par objectif et à être évalué sur le résultat. La mobilité renforce la responsabilisation, mais aussi la confiance accordée à l’agent.

Qu’est-ce que cela a impliqué au niveau du système d’information ?

Nous avons fourni aux agents de nouveaux ordinateurs, il a fallu veiller à ce qu’ils y retrouvent leurs programmes et que ces derniers fonctionnent parfaitement à l’extérieur. La sécurité est le premier point d’attention à avoir à l’esprit. Nous avons crypté les disques durs pour éviter toute fuite de données en cas de perte, ce qui se conforme par ailleurs au règlement général sur la protection des données (RGPD). Nous nous sommes aperçus de la nécessité de vérifier la connexion des agents, si certains ont une connexion ADSL faible, cela peut compromettre le télétravail. Nous avons aussi dû tester les applications métier en WiFi, nos éditeurs devront les faire évoluer vers des technologies modernes ou nous devrons en changer.

Avez-vous rencontré des contraintes avec l’instauration du Flex Office ?

Ce projet a été pour nous un moyen de faire évoluer le poste de travail : il ne va plus y avoir de bureaux individuels, mais des espaces de travail collaboratifs, des box pour des entretiens et une salle de créativité. Les services Senior, Insertion Sociale et Handicap seront les premiers à emménager dans cet espace en octobre prochain. Nous avons travaillé en amont, depuis deux ans, sur la migration du logiciel métier, en dématérialisant les dossiers et les procédures, c’était un prérequis pour le groupe projet. Ce sera ensuite au tour du service RH en 2019. À termes, tous les services du centre administratif travailleront de cette manière. Nous pensons que le décloisonnement des bureaux encourage la collaboration. Du point de vue technique, nous devons supprimer tous les téléphones ; à la place, les agents ont une application « softphone » sur leur ordinateur. Nous installons progressivement le WiFi et des doubles écrans dans l’ensemble des locaux et la DSI va devoir veiller à introduire de nouveaux outils, notamment pour la réservation de salles ou la projection de contenus sans fil sur des écrans interactifs. La dématérialisation – menée de manière transverse au niveau comptable et du courrier notamment – est par ailleurs nécessaire pour évoluer vers les nouveaux modes de travail que sont le Flex Office et le télétravail.

Vous êtes-vous inspirés d’autres initiatives pour mener à bien ces projets ?

Nous nous sommes pas mal déplacés pour observer ce qui se faisait ailleurs, mais nous n’avons pas trouvé d’équivalent dans les collectivités de taille identique. Nous avons donc étudié des initiatives dans le secteur privé – à Axa, L’Oréal ou Onepoint – ou celles de très grosses collectivités, et cela nous a permis de gagner du temps, car ils ont rencontré les mêmes problématiques.

Est-ce que changer de mode de fonctionnement vous a permis d’élaborer de nouveaux services aux citoyens ?

La dématérialisation du courrier nous a poussés à adopter un outil capable de traiter aussi les réclamations effectuées sur le site internet. Cette même base nous permet d’être plus efficients. Les citoyens attendent de nous des services en ligne pour chacune de leurs démarches, nous allons lancer en ce sens un portail citoyen qui, à partir du mois de novembre, pourra être accessible avec les identifiants de France Connect. Nous allons aussi proposer une application pour leur permettre de nous signaler tout problème dans la rue, qui sera gérée avec le même logiciel en back-office.

Quels sont vos prochains enjeux ?

Pour l’instant, le télétravail est effectué par une cinquantaine de personnes. À l’avenir, plus de 400 employés y seront éligibles alors il nous faudra réfléchir à la mise en place d’outils collaboratifs intégrant le présentiel pour savoir où chacun se trouve ou comment le joindre le plus facilement (téléphone, visio-conférence, chat…). Notre priorité sera de trouver les logiciels les plus adaptés.

Comment percevez-vous la transformation globale des villes ?

Dans le contexte actuel de déficit des finances publiques, le numérique est un bon moyen de réaliser des économies. C’est pourquoi la dématérialisation doit-être fixée comme une priorité. L’enjeu à venir pour les collectivités est d’apprendre à travailler en permanence en mode agile, car les services vont encore évoluer. Elles doivent avoir le système d’information le plus transverse possible. Selon moi, la prochaine étape sera la participation des citoyens dans l’action des collectivités. Suresnes a anticipé cette voie en publiant ses données en début d’année en open-data.

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