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Numérique

Comment un service d’archives peut organiser la dématérialisation des factures et documents comptables

Publié le 31/05/2018 • Par Nathalie Levray • dans : Actu experts finances, Innovations et Territoires, Régions

dématérialisation des archives
Adobestock
Certains justificatifs financiers sous forme papier sont désormais scannés pour conservation avant d’être détruits. Une première en France, effective depuis janvier au service des finances mutualisé de la ville de Voiron et de la communauté d’agglomération du pays Voironnais.

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Dématérialisation : un long chemin... vertueux !

[Ville et communauté d’agglomération de Voiron, Isère, 31 communes, 95 300 habitants]

Se passer du papier : ce rêve, caressé depuis l’invasion des documents numériques à la fin des années 2000, est devenu réalité au service des finances mutualisé de la ville de Voiron et de la communauté d’agglomération du pays Voironnais, une première en France. « La commande est arrivée en juillet 2017 en provenance de la direction des finances, très moteur sur la transition numérique et la dématérialisation », explique Eve Jullien, la responsable de l’archivage numérique.

Dossier auprès des archives départementales

Elle se tourne alors vers les archives départementales de l’Isère, compétentes

pour autoriser l’élimination des documents, et prépare le dossier en s’appuyant sur le vade-mecum (« Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation ») du service interministériel des archives de France (Siaf) de mars 2014 et sur le décret du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1 379 du code civil.

L’instruction a été « assez simple », note Mathilde Le Roc’h-Morgère, directrice adjointe aux archives départementales. Elle relève les trois atouts de la requête. Le dossier, porté par la direction générale des services, implique aussi les services des finances et de l’informatique, autour d’une équipe des archives « experte ». La demande porte « sur les factures et documents comptables dont le délai de conservation est de dix ans », ils sont donc éliminables à terme et les moyens techniques actuels permettent de garantir leur conservation décennale sous forme électronique.

Une double sauvegarde et un protocole éprouvé

Le dossier prévoit, en outre, une double sécurité avec une première sauvegarde sur

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Dématérialisation : un long chemin... vertueux !

Sommaire du dossier

  1. Quels délais pour la facturation électronique entre administrations ?
  2. Une SPL propose des services de dématérialisation
  3. La révolution prochaine de la facturation électronique
  4. Passage à la « full démat » : les chiffres exclusifs (et prometteurs)
  5. Dématérialisation de la chaîne comptable et budgétaire : la démarche s’accélère
  6. Comment un service d’archives peut organiser la dématérialisation des factures et documents comptables
  7. Bercy simplifie les procédures comptables
  8. « Full-démat » : liste de courses et bonnes pratiques
  9. Par où commencer pour réussir le passage au PES V2 ?
  10. Le PES V2, un casse-tête pour les petites communes
  11. Dématérialisation : le PESV2 en passe d’être généralisé
  12. Nathalie Biquard (DGFIP) : « La full-démat est une démarche gagnant-gagnant »
  13. La signature électronique, prochaine étape de la dématérialisation
  14. Douai économise plus de 47 000 euros en dématérialisant ses actes
  15. Mutualisation : les régions multiplient les économies
  16. Dématérialiser, un vrai défi pour les directions financières
  17. Les bénéfices réels de la dématérialisation
  18. Télétransmettre son budget en préfecture
  19. L’abécédaire de la dématérialisation comptable
  20. La marche en avant de la dématérialisation des « Actes budgétaires »
  21. Le dispositif SEPA
  22. Etes-vous prêt à passer au SEPA en février 2014 ?
  23. Le Cantal dématérialise titres, mandats et pièces justificatives
  24. La facturation électronique se rapproche et se prépare !
  25. Facturation électronique : la région PACA dresse un 1er bilan positif
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