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Numérique

Comment travailler en mode collaboratif en toute sécurité

Publié le 06/02/2018 • Par Baptiste Cessieux • dans : France, Innovations et Territoires, Toute l'actu RH

Close-up of hands of business meeting
Fotofabrika - stock.adobe.com
Les outils de collaboration en ligne apportent une souplesse dans le travail de groupe. Si les données sont stockées à l’étranger, elles ne sont toutefois pas protégées. Les élus et les agents territoriaux peuvent vouloir travailler à plusieurs sur un même document. Les informations de ce fichier doivent donc être protégées selon leur caractère. Des collectivités hébergent déjà des outils afin de travailler sur des documents en dehors de leur intranet. D’autres solutions, moins gourmandes, existent aussi.

La première expérience du travail de groupe dans un environnement numérique s’effectue souvent sous Google Docs. Echange de documents, travail collaboratif en temps réel, sauvegarde en ligne et simplicité d’utilisation en font un incontournable pour tous ceux ayant une appétence informatique. Malheureusement, et comme de nombreux autres services en ligne, l’éditeur américain récupère l’ensemble des données conservées sur son espace de stockage. Des logiciels d’analyses automatiques des textes exploitent ensuite ces informations afin de proposer des services à des entreprises tierces.

Alternatives aux outils gratuits

« Il se pose aussi le problème de la sécurité, pointe Pascal Kuczynski, délégué général de l’Adullact. Tout le monde n’est pas un champion de la sécurité et, si un agent se fait pirater son adresse mail, l’ensemble des services rattachés deviennent vulnérables. La sécurité de l’hébergeur peut, elle aussi, être problématique. » Pour les agents qui sont amenés à travailler avec les données de leurs concitoyens, les risques encourus méritent donc que l’on s’interroge sur la pertinence de ces outils.

« La difficulté, c’est que certains agents et élus ont pris l’habitude de la liberté offerte par ces produits gratuits, explique Sylvain Defromont, responsable de la direction des services d’information [DSI] du centre départemental de gestion du Nord. Et il est rare que les outils des administrations offrent la même liberté, justement pour des questions de sécurité. »

A la place, les collectivités utilisent généralement des moyens de « versionnage », qui enregistrent une nouvelle version à chaque modification. Laval agglomération (20 communes, 95 700 hab., Mayenne) partage, par exemple, un serveur Alfresco avec la ville de Laval et le centre communal d’action sociale. Son avantage est qu’il permet d’échanger avec des personnes extérieures à l’intranet d’une collectivité. Inconvénient : il crée une nouvelle version à chaque enregistrement. Dans les faits, si deux personnes travaillent en même temps sur un même document, deux versions seront sauvegardées. Et évidemment, contrairement à un Google Docs, une licence est nécessaire au-delà d’un certain volume de stockage. Pour le trio lavallois, le coût est de 20 000 euros par an.

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Commentaires

Comment travailler en mode collaboratif en toute sécurité

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Olivier Loncin

07/02/2018 06h49

Ce que vous affirmez concernant la revente des données de l’utilisateur à des tiers est faux.
Notamment si l’organisation utilise la version professionnelle de ces outils, G Suite Basic, Business ou Entreprise.
Croyez-vous vraiment que des entreprises comme Valeo, Auchan, Decathlon ou Randstadt utiliseraient ces services si ce que vous affirmez était vrai ?

Raphaël Doursenaud

07/02/2018 12h20

Permettez-moi d’appuyer le commentaire d’Olivier Loncin.
J’aimerais aussi ajouter que vous devriez lire attentivement les conditions d’utilisation et les règles de confidentialité du service. Vous pourrez constater que vos propos sont faux, y compris pour l’édition grand public.
Il y a bien analyse des données *pour fournir le service* (notamment la recherche) et en aucun cas transfert à des tiers sans consentement préalable conformément à la réglementation en vigueur!
https://www.google.com/drive/terms-of-service/
https://www.google.com/policies/privacy/

B Cessieux

09/02/2018 04h54

Bonjour Olivier Loncin et Raphaël Doursenaud,

Je vois à vos commentaires qu’une partie de mon texte n’était pas claire. Lorsque j’ai écrit « Des logiciels d’analyses automatiques des textes exploitent ensuite ces informations afin de proposer des services à des entreprises tierces », je ne pensais pas à la revente d’informations mais à celles de services. Les entreprises capitalisant sur les données de leurs utilisateurs vendent aux annonceurs la promesse de cibler les bons consommateurs. Ils ne vendent pas l’information elle-même.

De la même façon, le texte parle ici des outils gratuits et pas de la suite bureautique G Suite, vendue par Google.

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