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SERVICE AUX USAGERS
L’administration peut-elle exiger des usagers la production de copies certifiées conformes ?
Jean-Marc Joannès | Réponses ministérielles | Publié le 20/01/2015 | Mis à jour le 07/01/2015

Le décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 [1] portant abrogation des dispositions réglementaires relatives à la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives, interdit aux administrations de l’État, des collectivités territoriales, aux établissements publics, aux entreprises, et aux caisses et organismes contrôlés par l’État, d’exiger des usagers la production d’une copie certifiée conforme d’un document délivré par l’un d’entre eux. Ces dispositions relatives à la certification conforme s’appliquent aux services suivants : les administrations de l’État et ses établissements publics ; les collectivités territoriales et leurs établissements publics ; les gestionnaires de services publics ; les organismes de sécurité sociale ; tous autres organismes contrôlés par l’État.

Les services municipaux, habituellement sollicités, comme les autres services ne peuvent accéder à la demande de certification conforme d’une copie par un usager que lorsque celle-ci sera exigée par une administration étrangère. Les photocopies des documents originaux, dès lors qu’elles sont lisibles, doivent être acceptées. En cas de doute sur l’authenticité du document original reproduit ou sur l’authenticité de la photocopie elle-même, le service ou l’organisme instructeur peut demander par lettre recommandée avec demande d’avis de réception la production de l’original. Les délais d’instruction sont alors suspendus jusqu’à la production de ce document par l’usager.

La certification conforme des photocopies de documents destinées à des administrations étrangères demeure possible. Dans ce cas, les services administratifs ou municipaux habilités à certifier conforme sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés. Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par des administrations étrangères qui leur sont présentées par certains usagers à l’appui de leur dossier. En effet, les règles introduites par les décrets du 26 décembre 2000 et du 1er octobre 2001 ont pour objet d’alléger les contraintes qui pèsent sur les usagers et ne sauraient avoir pour effet de leur rendre certains droits inaccessibles.

Enfin, certaines copies ou ampliations ne peuvent être délivrées que par les autorités administratives ou judiciaires ou des professionnels du droit. C’est le cas des copies d’actes judiciaires ou authentiques, qui relèvent de la seule compétence des greffes des tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers, par exemple). Le décret du 1er octobre 2001 ne remet pas en cause les exigences de production des copies délivrées par ces autorités ou ces professionnels du droit.

Toutes ces informations sont disponibles sur le site service-public. fr dans la rubrique « papiers-citoyenneté [2] », édité par la direction de l’information légale et administrative.

REFERENCES