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Dématérialisation

Nathalie Biquard (DGFIP) : « La full-démat est une démarche gagnant-gagnant »

Publié le 27/08/2014 • Par Claire Chevrier Cédric Néau • dans : A la Une finances, Actualité Club finances

nathalie biquard
P. Marais
Cheffe du service des collectivités à la DGFIP, coauteure d’un ouvrage sur la dématérialisation, Nathalie Biquard fait le point sur ce sujet à moins de cinq mois de la généralisation du PES V2.

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Dématérialisation : un long chemin... vertueux !

Où en sont les collectivités dans leur migration vers le PES V2 ?

Depuis la fin des élections municipales, on note une accélération du rythme des migrations vers le PES V2 : nous basculons environ 1 300 nouveaux budgets par semaine, contre 600 en début d’année. Fin juin, 52 % des budgets principaux et annexes concernant les collectivités étaient actifs : 32 600 étaient en production, 17 600 en phase de tests et pour 35 700 nous étions en attente des fichiers de tests.

Combien cela prend-il de temps pour opérer la bascule ? Y a-t-il des points de blocage ?

Depuis janvier 2014, les procédures sont simplifiées pour les collectivités de moins de 3 500 habitants : elles n’ont plus qu’à tester les mandats ordinaires et les mandats de paye. Cela ne leur nécessite donc plus que quelques semaines. Pour les collectivités plus grandes, il faut compter environ deux mois. Le réseau de la direction générale des finances publiques (DGFIP) rapporte, dans certains départements, des difficultés de mobilisation des éditeurs de logiciels. Le risque d’un « goulet d’étranglement » en fin d’année 2014 ne peut donc être écarté. Je ne vois guère sinon de réel point de blocage.

Quels dispositifs avez-vous mis en place dans les trésoreries et les paieries ?

Un réseau de spécialistes de la dématérialisation accompagne nos agents dans tous les départements. De plus, tous les responsables de trésorerie et leurs adjoints auront suivi avant l’automne une formation d’une journée sur la dématérialisation. Les agents du Trésor commencent à avoir l’expérience de la dématérialisation : deux tiers de nos 2 500 postes comptables traitant des budgets de collectivités ont migré. Plus de la moitié ont accompagné les collectivités dans cette démarche.

Que pèse la dématérialisation en termes d’investissements pour la DGFIP ?

La dématérialisation, en 2014, a représenté 2 000 jours-hommes soit 1,2 million d’euros hors taxes d’investissement. C’est une somme qui représente la quasi-totalité des investissements informatiques Helios. Nous sommes par ailleurs contraints par la capacité à faire des équipes. Nous sommes actuellement au maximum de nos possibilités.

Pensez-vous que toutes les collectivités auront réussi à migrer d’ici au 1er janvier 2015 ? Qu’arrivera-t-il à celles qui n’auront pas mené à terme ce projet ?

Les chiffres sont plutôt bons. On peut dire que la machine est lancée, même si toutes les collectivités ne seront peut-être pas prêtes au 1er janvier prochain. Actuellement, nous n’avons pas de motif pour envisager un report de la date de bascule qui avait été fixée en concertation avec les partenaires locaux. Cependant, ce qu’un arrêté fait, un autre peut le défaire. La structure nationale partenariale, représentante de 13 fédérations d’élus, de la Cour des comptes et de la DGFIP, décidera à l’automne s’il faut revoir ou non cette date butoir.

Que répondez-vous aux ordonnateurs qui ont le sentiment qu’on demande aux collectivités d’investir dans la dématérialisation mais que cela n’a d’intérêt que pour le comptable public ?

J’entends souvent cette critique. La « full-démat » est vraiment une démarche gagnant-gagnant pour l’ordonnateur et le comptable. Bien sûr, la DGFIP y gagne en termes de qualité des informations reçues, de temps… Cependant, les gains pour l’ordonnateur, à condition qu’il soit bien dans une perspective de dématérialisation globale, sont de plusieurs ordres : moins de photocopies, réduction des délais de paiement des fournisseurs, gains de temps dans la préparation des dossiers de mandatement pour le comptable, etc.

Des comptages effectués dans des collectivités en « full-démat » montrent que, une fois les processus bien rodés, des gains de temps de 15 à 20 % dans la journée sont à attendre. Ces gains ne se convertissent pas de manière automatique en gains d’équivalents temps plein ; il faut pour cela que la collectivité ait déjà une certaine taille et que certains aménagements dans les fiches de poste soient effectués…

La prochaine étape, ce sera donc la dématérialisation globale ?

La question est de savoir par quel chemin parvenir à la « full-démat ». On en est encore loin. L’utilisation de la signature électronique et le taux de dématérialisation des pièces justificatives (PJ) sont encore faibles. Actuellement, pour les budgets qui ont migré, seuls 30 % d’entre eux utilisent la signature électronique et 25 % des pièces justificatives sont dématérialisées. D’ici trois ans, nous souhaiterions que deux tiers des PJ le soient. Cela permettrait de créer des changements de pratiques. Tant que la dématérialisation restera partielle, les agents passeront du temps à gérer différents processus en parallèle…

Cela pourra-t-il être l’occasion de revenir sur les pièces justificatives à télétransmettre ?

En effet, la dématérialisation est l’occasion de revisiter les pratiques comptables. Il est donc recommandé au préalable de faire le point avec le comptable sur l’application des règles de production des PJ. Cet exercice mené en commun est très utile et permet de « faire le ménage » dans des pratiques parfois anciennes et sans justification réglementaire. De son côté, la DGFIP a proposé récemment aux associations nationales d’élus locaux une concertation sur la simplification des règles de production des PJ. J’attends des remontées de propositions concernant la mise en œuvre pratique des règles.

D’autres éléments pourraient-ils accélérer la « full-démat » ?

L’ordonnance relative au développement de la facturation électronique, adoptée le 26 juin 2014, plaide aussi pour la dématérialisation totale : elle impose la dématérialisation des factures des plus grandes entreprises d’ici à 2017 et à horizon 2020 pour les plus petites. Les collectivités n’auront plus alors à numériser ces documents. La plateforme Chorus, qui permet aux fournisseurs de l’Etat de saisir leurs factures, deviendra accessible aux fournisseurs des collectivités. Par ailleurs, Atlas, le système d’archivage électronique que nous partageons avec les chambres régionales des comptes, sera ouvert aux ordonnateurs qui le souhaitent. Les délais de cette mise à disposition dépendront des budgets qui nous seront alloués pour 2015.

Quel impact pourrait avoir la dématérialisation sur vos relations avec l’ordonnateur ?

Nous pouvons utiliser la dématérialisation comme un vecteur d’approfondissement de nos relations. Nous ne voulons pas être vus juste comme un opérateur d’exécution des dépenses et des recettes mais être également perçus comme un partenaire pouvant délivrer du conseil financier et fiscal…

Lexique de la dématérialisation

  • PES V2 est la version 2 du protocole d’échange simplifié que toutes les collectivités devront utiliser d’ici au 1er janvier 2015 pour télétransmettre titres et mandats.
  • La signature électronique est obligatoire pour les collectivités souhaitant dématérialiser les pièces justificatives. La DGFIP propose un outil de signature gratuit, mais sans parapheur électronique. Elle devrait en améliorer l’ergonomie en 2015.
  • La « full-démat » ou dématérialisation globale consiste à envoyer des bordereaux signés électroniquement et des pièces justificatives dématérialisées via le PES V2. Elle n’est obligatoire que pour les métropoles mais devrait être étendue aux grandes collectivités dans un délai à définir.
  • Atlas est la plateforme d’archivage des documents électroniques commune à la DGFIP et aux chambres régionales des comptes. Elle va être ouverte aux collectivités qui ne souhaitent pas investir dans un système d’archivage propre et ne pourra être utilisée que pour les documents comptables.

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Dématérialisation : un long chemin... vertueux !

Sommaire du dossier

  1. Quels délais pour la facturation électronique entre administrations ?
  2. Une SPL propose des services de dématérialisation
  3. La révolution prochaine de la facturation électronique
  4. Passage à la « full démat » : les chiffres exclusifs (et prometteurs)
  5. Dématérialisation de la chaîne comptable et budgétaire : la démarche s’accélère
  6. Comment un service d’archives peut organiser la dématérialisation des factures et documents comptables
  7. Bercy simplifie les procédures comptables
  8. « Full-démat » : liste de courses et bonnes pratiques
  9. Par où commencer pour réussir le passage au PES V2 ?
  10. Le PES V2, un casse-tête pour les petites communes
  11. Dématérialisation : le PESV2 en passe d’être généralisé
  12. Nathalie Biquard (DGFIP) : « La full-démat est une démarche gagnant-gagnant »
  13. La signature électronique, prochaine étape de la dématérialisation
  14. Douai économise plus de 47 000 euros en dématérialisant ses actes
  15. Mutualisation : les régions multiplient les économies
  16. Dématérialiser, un vrai défi pour les directions financières
  17. Les bénéfices réels de la dématérialisation
  18. Télétransmettre son budget en préfecture
  19. L’abécédaire de la dématérialisation comptable
  20. La marche en avant de la dématérialisation des « Actes budgétaires »
  21. Le dispositif SEPA
  22. Etes-vous prêt à passer au SEPA en février 2014 ?
  23. Le Cantal dématérialise titres, mandats et pièces justificatives
  24. La facturation électronique se rapproche et se prépare !
  25. Facturation électronique : la région PACA dresse un 1er bilan positif
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  • Nathalie Biquard est coauteur de l'ouvrage "Réussir la dématérialisation des procédures financières, retour d'expérience" (Territorial éditions, 2013).

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Nathalie Biquard (DGFIP) : « La full-démat est une démarche gagnant-gagnant »

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GIMENEZ Roger

18/05/2016 11h11

Atlas est la plateforme d’archivage des documents électroniques commune à la DGFIP et aux chambres régionales des comptes.Sera t-elle ouverte à toute la sphère publique au delà des collectivités qui ne souhaitent pas investir dans un système d’archivage propre et ne pourra être utilisée que pour les documents comptables ?

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