Le dossier individuel des agents territoriaux en 10 questions

01 – Qu’est-ce que le dossier individuel ?

Unique, le dossier individuel permet à l’administration de recenser toutes les informations concernant la situation administrative d’un fonctionnaire. Il est composé des documents qui intéressent sa situation administrative, notamment ceux qui permettent de suivre son évolution professionnelle (loi du 13 juillet 1983, article 18).

02 – Les agents contractuels disposent-ils aussi d’un dossier individuel ?

La tenue d’un dossier individuel pour les agents contractuels s’impose, en vertu de l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983, qui leur est applicable (loi du 26 janvier 1984, article. 136). Le décret du 15 février 1988 relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale (art. 1-1) précise le contenu de ce dossier (lire la question n°3).

03 – Que doit contenir le dossier individuel ?

« Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité » (art. 18, loi du 13 juillet 1983).

S’agissant des agents contractuels, la même obligation de numérotation et de classement sans discontinuité des pièces du dossier individuel est reprise de manière explicite par le décret du 15 février 1988 (article 1-1).

De manière générale, cette obligation constitue une garantie essentielle pour les agents. Il s’agit d’assurer l’authenticité, la neutralité, la confidentialité et l’accessibilité du dossier individuel. En effet, le fractionnement du dossier rendrait plus difficile sa communication. En outre, la numérotation des pièces sans discontinuité est nécessaire pour éviter le retrait ou l’ajout de pièces inexactes.

Pour autant, le non-respect de ces modalités de classement ne constitue pas un vice de procédure ⁽¹⁾, sauf si l’absence de classement et de numérotation ne permet pas de s’assurer que le dossier de l’agent est complet.

Parmi les éléments du dossier figurent, par exemple, l’état civil du fonctionnaire, son arrêté de titularisation, les actes relatifs à sa notation, son avancement, ses éventuelles mutations ou, le cas échéant, des sanctions disciplinaires.

En effet, l’article 89 de la loi du 26 janvier 1984 précise les sanctions devant être inscrites dans le dossier individuel du fonctionnaire et selon quelles modalités. Parmi les sanctions disciplinaires du premier groupe, seuls le blâme et l’exclusion temporaire de fonctions de trois jours maximum sont inscrits dans le dossier du fonctionnaire. Ces sanctions sont effacées automatiquement au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période.

En revanche, un simple avertissement n’a pas à y être mentionné. Pour les sanctions des deuxième et troisième groupes, les conditions et les délais à l’expiration desquels la mention de ces sanctions cesse de figurer au dossier du fonctionnaire sont précisés par décret (décret n 89-677 du 18 septembre 1989, art. 31).

Ainsi, le fonctionnaire frappé d’une sanction disciplinaire des deuxième et troisième groupes peut, après dix années de services effectifs à compter de la date de la sanction disciplinaire, demander la suppression de la sanction prononcée dans son dossier. Sauf si une autre sanction est intervenue pendant cette période, cette demande ne peut être refusée. L’autorité territoriale statue, après avis du conseil de discipline. Le dossier du fonctionnaire est alors reconstitué dans sa nouvelle composition sous le contrôle du président du conseil de discipline.

04 – Des éléments sont-ils à exclure du dossier individuel ?

L’administration ne doit pas faire état dans le dossier d’un agent, de même que dans tout document administratif, de ses opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques. Il s’agit de garantir la liberté ...