Récolement post-électoral : les 7 erreurs à ne pas commettre

Qu’il ait été élu ou réélu lors du scrutin de mars 2014, tout maire doit commencer à se préoccuper du récolement des archives municipales.
Car l’exercice – qui consiste en une vérification systématique des fonds et des collections, en en vérifiant la localisation et l’état de conservation – est incontournable : « Lors de chaque changement de maire et/ou de municipalité, la rédaction d’un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire (article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 cité en référence) », rappelle la circulaire du Service interministériel des archives de France (SIAF), diffusée le 3 mars 2014, en vue des élections municipales des 23 et 30 mars.
Cette obligation vaut aussi pour les présidents de département et de région, lors du renouvellement des assemblées.

« Les scrutins locaux sont suivis d’une vague de récolement, puisqu’on attend le changement d’exécutif. Le récolement doit être réalisé dans un délai d’un an. Mais s’il y a une alternance politique, il vaut mieux le dresser le plus rapidement possible », insistent Katell Auguié et Agnès Dejob, co-auteurs du guide que vient de publier l’Association des archivistes français (AAF).

Cependant, force est de constater que le caractère obligatoire du récolement post-électoral est peu connu des exécutifs locaux. Ses modalités pratiques encore moins souvent maîtrisées. L’archiviste – ou le DGS, dans les communes qui en sont dépourvues – ont donc un rôle déterminant. Voici les 7 erreurs à éviter.

1 – Jouer la stratégie d’évitement

Parce qu’on n’en parle peu, le récolement glisse naturellement au rang des choses à faire « plus tard », après les priorités des débuts de mandat. « Assez technique, le sujet fait peur aux élus, constatent soulignent Katell Auguié et Agnès Dejob.

Dans les petites communes, les élus peu expérimentés peuvent se dire qu’après tout, puisque leur commune n’a pas de service d’archives, le sujet ne les concerne pas. Erreur ! Car selon le Code du patrimoine (articles L.212-6 et 212-6-1), les communes et leurs groupements sont propriétaires et responsables de leurs archives.
En conséquence, même les plus petites communes doivent s’organiser pour assurer la conservation de leurs archives, notamment avec l’aide des archives départementales. Le maire (le président de département ou de région) doit donc avoir connaissance de cette obligation. L’AAF, qui pour la deuxième année consécutive sera au Salon des maires en novembre 2014, contribue à faire connaître cet exercice imposé.

« Ce qui est à retenir du récolement post-électoral, c’est qu’il concerne l’ensemble des documents conservés dans la collectivité, y compris dans les bureaux des services : les archives courantes, intermédiaires et définitives. Ce qui n’est pas le cas dans les autres types de récolement ⁽¹⁾ qui ne concernent que les archives sous la responsabilité du service des archives », soulignent Katell Auguié et Agnès Dejob.

Par ailleurs, au-delà d’une mise en conformité avec la loi, le récolement constitue « une démarche de bonne gestion et de sauvegarde des archives, de gouvernance de l’information et un potentiel de valorisation du patrimoine », soulignent les deux archivistes.

2. Récoler seul

L’agent qui procède au récolement – ou le service des archives, quand il existe – travaille trop souvent seul. Or le récolement est l’occasion de nouer des relations avec divers interlocuteurs pour faire progresser la gestion des fonds. C’est notamment un bon prétexte pour nouer des contacts avec les services versants, pour leur parler de cette opération et les sensibiliser au soin qu’ils doivent apporter à leurs archives courantes, qui, ultérieurement, seront versées au service des archives ⁽²⁾.

C’est aussi le bon moment pour contacter la tutelle scientifique (notamment les archives départementales) pour demander des conseils ou faire valider une procédure, non seulement à propos du récolement, mais, plus généralement, pour toute question archivistique.

Enfin, le récolement constitue une belle occasion de parler avec les services techniques de la collectivité pour,  les sensibiliser, eux aussi, aux exigences de la bonne conservation des archives et bénéficier de leurs prestations quant au conditionnement des collections, au diagnostic des locaux, à la logistique etc.

D’autres services de la collectivité sont aussi des interlocuteurs potentiels pour améliorer la gestion des archives : services informatique, formation, communication. « D’une façon générale, c’est le moment de sensibiliser les décideurs », complètent Katell Auguié et Agnès Dejob.

3. Travailler sans préparation et sans méthode

« Le récolement relève de la conduite de projet », martèlent les deux archivistes. Il passe donc par une réflexion préalable sur les besoins humains et matériels nécessaires à cette opération. « Il faut faire le point en amont et pendant le récolement sur ses compétences archivistiques, car il met en jeu des compétences multiples, en gestion des archives (règles de conservation préventive), de gestion des locaux, de description, de cotation, d’informatisation des archives, etc. », souligne les deux auteurs.

Le récolement suppose aussi une planification des étapes à mener à bien pour l’établissement du récolement, sur quelques semaines ou quelques mois. Il faut aussi garder à l’esprit que cette opération induit par ailleurs des tâches de traitement des fonds, qui devront nécessairement être reportées après le récolement.

4. Eluder les problèmes constatés

Avec le récolement, la collectivité fait l’état des lieux de ses archives. Il arrive donc que des lacunes, des défaillances dans la gestion des fonds (cotation absente ou impropre, conditionnement impropre, locaux inadaptés etc.), voire des manquements à la loi soient mis au jour. De quoi inquiéter l’agent qui récole, surtout si les défauts de gestion s’accumulent. Eluder ces problèmes serait contreproductif, puisque le récolement est justement l’occasion de les pointer.

La bonne attitude consiste à les recenser et à prendre conseil auprès de la tutelle scientifique pour se mettre en conformité avec les règles de l’archivistique et la loi.

Le récolement réglementaire n’impose pas que toutes les mesures correctives soient prises sur le champ. Le fait de les avoir listées permet au moins de les planifier, et d’argumenter auprès des décideurs pour obtenir les moyens nécessaires. « Le récolement n’a pas d’intérêt s’il n’est pas sincère », insistent Katell Auguié et Agnès Dejob.

5. Vouloir récoler les archives détenues par les services versants

Inclure dans le périmètre du récolement les fonds détenus par d’autres services de la collectivité (notamment dans le cadre du pré-archivage) peut être tentant pour avoir une vue d’ensemble plus large de la problématique « archives ».
Cependant, c’est aller au-delà du récolement réglementaire, qui limite la description des fonds aux archives déjà versées au service afférent.
De plus, le risque existe de déresponsabiliser les services versants sur l’attention qu’ils doivent porter aux documents qu’ils produisent et conservent. Il s’agit donc plutôt de procéder à un rapide état des lieux, et de conseiller les différents services concernés pour qu’ils récolent eux-mêmes.

6. Récoler trop discrètement

Le récolement doit faire l’objet d’une démarche de communication vers les autres services. Comme indiqué précédemment, il faut informer les services versants pour les sensibiliser aux problématiques des archives en général et du récolement en particulier. Le dialogue avec les services versants permet de faire remonter des informations sur l’état des archives détenues par ceux-ci, donc de pouvoir prévenir d’éventuels problèmes.

Le récolement peut aussi faire l’objet d’une communication externe. Ainsi, le public (en salle ou en ligne) sera, lui aussi, informer des raisons d’une moindre disponibilité du service. Par ailleurs, expliquer la démarche au public, c’est l’occasion de valoriser les archives et le travail des archivistes.

7. S’en tenir au récolement stricto sensu

Parce qu’il donne une photographie précise des fonds et de leur état, le récolement constitue la base d’un projet de service. C’est « un outil de dialogue avec les autres partenaires», notent Katell Auguié et Agnès Dejob, comme les services techniques, les pompiers (prévention des risques incendie et inondation, élaboration d’un plan d’évacuation), les services généraux (demande de moyens, de formations, de réorganisation etc.). Pour étayer ses arguments, l’archiviste peut même le diffuser (en totalité ou partiellement), à condition d’occulter les données confidentielles.
Par ailleurs, le récolement sert de base à l’établissement d’un plan de travail pour les années à venir.