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Archives

A Béthune, archivistes municipaux et intercommunaux marchent vers la mutualisation

Publié le 01/10/2012 • Par Hélène Girard • dans : A la une, France

archives
CC-BY-SA-3.0 by Archives nationales (France)
La section « Archives municipales et intercommunales » de l’Association des archivistes français (AAF) tient son 10ème colloque national à Béthune (Pas-de-Calais) du 2 au 4 octobre 2012. Au programme : la mutualisation. Un sujet qui monte en puissance, sous diverses formes, avec de multiples enjeux.

«Toute modification d’une organisation a un impact sur les archives», pose d’emblée Laurence Perry, directrice des archives de la Communauté urbaine de Strasbourg (Bas -Rhin) et présidente de la section des archivistes municipaux et intercommunaux de l’Association des archivistes français
Les archivistes sont en première ligne pour observer tout se qui se passe en matière de réorganisation territoriale et de recherches de mutualisation. »

Mutualisation fonctionnelle à géométrie variable – Transfert de compétences vers une intercommunalité, regroupements de divers services au sein de structures, comme les établissements publics de coopération culturelle (EPCC), rapprochements pour raisons budgétaires, partage de locaux avec d’autres services culturels… les archivistes sont confrontés à des scénarios très divers, avec, à la clef, « une multitude de formes de mutualisation à géométrie variable », observe Laurence Perry.
« La question de la mutualisation est encore plus d’actualité depuis le vote de la loi du 16 décembre 2010 sur la réforme territoriale, dans la mesure où elle incite au regroupement de services fonctionnels », complète Arnaud Willay, directeur des archives municipales de Béthune.
De tous les scénarios de mutualisation, le transfert de compétences produit l’impact le plus lourd sur la gestion des archives. Avec souvent des questions complexes :

  • existe-il un service d’archives en mesure de recevoir les versements ? 
  • A quel niveau les archives seront-elles gérées, celui de l’intercommunalité ou celui de la ville-centre ?
  • Où seront–elles physiquement conservées ?
  • Comment distinguer entre archives municipales et archives communautaires ?

La loi 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives mentionne, certes, pour la première fois, le fait intercommunal, mais de dit rien de son effet sur la gestion des fonds (voir encadré).

Impact sur la doctrine archivistique – D’où beaucoup d’interrogations en termes de doctrine archivistique, c’est–à-dire les règles qui régissent le travail scientifique des archivistes, en matière de collecte, de cotation et de gestion des fonds, dont ils doivent garantir l’intégrité. Ce qu’explique Laurence Perry.

 

Les archivistes municipaux et intercommunaux attendent beaucoup de la table ronde qui sera consacrée à ce sujet : les retours d’expérience devraient indiquer une tendance sur la nécessité, ou pas, d’adapter la doctrine aux situations qui se dessinent sur le terrain, et, si oui, dans quel sens.

Retombées en termes de ressources humaines – L’impact de la mutualisation intercommunale concerne également les ressources humaines. Les professionnels balancent souvent entre optimisme et inquiétude :

  • d’un côté ils espèrent pouvoir travailler à une échelle plus large (sur plusieurs communes et avec des équipements variés: hôpitaux, établissements d’enseignements artistiques, médico-sociaux, etc.) et voir leur fonction s’enrichir intellectuellement ;
  • de l’autre, ils s’inquiètent des moyens qui leur seront donnés et redoutent de devoir assurer la gestion de fonds bien plus nombreux et étendus, sans renfort d’effectifs. « Le scénario perdant est bien sûr celui où la mutualisation se solde par des suppressions de postes », souligne Arnaud Willay. 

En tout état de cause, il ne peut y avoir de mutualisation réussie si les services mutualisés et leurs agents ne sont pas tous gagnants d’une manière ou d’une autre. L’objectif de notre colloque n’est d’ailleurs pas de dire que la mutualisation est forcément positive. Certaines voix s’élèveront pour dire : « attention ! ». Tout dépend de l’objectif de la mutualisation : selon qu’il s’agit uniquement de faire des économies, ou bien d’améliorer la qualité du service public. »

Archivage électronique – La réflexion sur la mutualisation devrait aussi aider la profession à aborder la problématique de l’archivage électronique, question montante. En effet, beaucoup de services commencent à s’interroger sur les capacités de stockage informatique de leur collectivité.
D’où l’idée de mettre en place, à l’avenir, des plateformes communes de stockage avec des départements ou des centres de gestion. « Par exemple, une commune comme Béthune ne pourra pas développer, seule, une solution de conservation de documents électroniques. Il nous faudra forcément envisager des partenariats », observe Arnaud Willay.

Partenariats pour la mise en valeur des ressources- Autre acception de la mutualisation : la mise en œuvre de partenariats, sur le volet de la valorisation des fonds. Les professionnels s’engagent de plus en plus dans des réseaux patrimoniaux, des montages d’expositions, des démarches de médiation culturelle sur des portails numériques etc. Ils s’y impliquent avec leurs homologues d’autres collectivités, avec des services culturels cousins (musées, bibliothèques…), locaux ou extérieurs à leur commune, voire, avec des institutions étrangères. Objectifs : animer leurs territoires et valoriser leurs ressources. « Les pratiques de partenariat et de coopération ne sont pas assez valorisées. Elles sont pourtant déterminantes pour le développement de certains services. A Béthune, elles constituent même un axe stratégique, fait valoir Arnaud Willay. Cela nous permet de réaliser certains projets que nous ne pourrions pas envisager seuls, grâce à la mise en commun de moyens financiers, humains, matériels. C’est le cas de l’exposition que nous avons montée début 2012 avec le musée d’ethnologie régionale à propos de l’ancien tramway de Béthune, la Maria, ou du Beffroi numérique, dalle tactile installée au pied du beffroi dont nous avons élaboré le contenu avec l’association d’artistes Koan » dans le cadre de l’opération Béthune 2011, capitale régionale de la culture.

Médiatisation sur le web – Enfin, nombre d’archivistes pratiquent aussi une forme de mutualisation par le biais du numérique. Ces technologies favorisent le partage de ressources au sein de sites et de portails. En fort développement depuis une dizaine d’années, les démarches de médiation culturelle autour des fonds archivistiques avaient déjà fait sortir la profession de l’ombre. Le numérique l’a véritablement propulsée en pleine lumière, comme l’explique Laurence Perry.

 

Archives intercommunales : que dit la loi ?

Les responsabilités des groupements de communes en matière d’archives sont apparues dans la loi, pour la première fois, avec la réforme de 2008. La loi 2008-696 du 15 juillet 2008 indique : « les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur. Ils peuvent également confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d’archives de l’une des communes membres du groupement ou les déposer au service départemental d’archives compétent. Le dépôt au service départemental d’archives est prescrit d’office par le préfet, après une mise en demeure restée sans effet, lorsqu’il est établi que la conservation des archives du groupement n’est pas convenablement assurée.

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