La Gazette : Quel enjeu représente le dossier individuel numérisé pour une communauté d’agglomération ?

Avec les transferts d’agents, le recrutement d’agents de l’Etat et de contractuels, nous avons récupéré des dossiers dans des états variables. La numérisation est une opportunité d’homogénéiser ces dossiers très disparates. Aujourd’hui, quand un agent demande à consulter son dossier, le DRH en réorganise les pièces, ôte celles qui ne sont pas communicables. Mais le DIAN, dans lequel on s’inscrit, n’est pas seulement une démarche réglementaire et de confort. Il nous fera faire des économies de gestion en coordonnant le système d’information RH (SIRH) et la GRH.

La Gazette : Comment la numérisation modifie-t-elle le rôle du service RH ?

Les agents, au lieu de solliciter simplement la communication de leur dossier, vont nous demander des informations sur leur dossier. Et ils vont attendre de nous des réponses rapides. Nous allons donc former tout le personnel du service RH à la polyvalence, pour répondre à toutes les questions des agents sur l’évolution du statut.
Donner un accès immédiat à l’information dans un espace de transparence suppose que nos équipes soient capables d’informer, mais aussi de conseiller les agents, par exemple sur des choix d’options pour les concours ou la mobilité interne. Derrière cette démarche, c’est la relation entre le service DRH et les agents qui est modifiée.

La Gazette : Quelles sont les limites du DIAN ?

Parvenir au zéro papier est un vœu pieux. Il y aura toujours des informations que l’on souhaite conserver et qui n’ont pas à figurer dans le dossier individuel numérisé. Il faudra faire un double dossier. Nous avons aussi conscience d’une fracture numérique pour certains agents qui ont du mal à lire des informations écrites et ne sont pas familiers de l’informatique. Ils pourront toujours venir consulter leur dossier à la DRH avec l’aide des agents du service.

La Gazette : Que pensez-vous du projet Dian ?

Le concept du dossier électronique des agents me semble, tel que présenté sous le nom de « DIAN », tout à fait adapté. Je suis venu témoigner au Club RH de la nécessité de réaliser ce projet et de sa pertinence. La modernisation de la fonction ressources humaines exige de nouveaux outils permettant un plus grand partage et un meilleur accès à l’information. Le dossier numérique est un outil de simplification de la gestion administrative, de transversalité entre les différentes dimensions de la gestion des ressources humaines des fonctions RH et de proximité avec les agents. Il permet de décloisonner l’information traitée par les services RH, et d’en faciliter l’accès aux agents.

La Gazette : Quels en sont les enjeux pour un service RH ?

Ce dossier dématérialisé peut être un levier de GRH et accompagner une nouvelle organisation de la fonction RH. Le conseil général envisage de déconcentrer certaines fonctions ressources humaines. La gestion de la paie, de la carrière, de la formation et des recrutements se ferait dans six délégations territoriales, notre souci étant d’organiser la gestion des ressources humaines au plus près des agents. Dans ce contexte, la numérisation permettrait de partager l’information entre le siège de la DRH et les « délégations aux Ressources » sur les territoires.

La Gazette : Qu’apportera la numérisation de leur dossier aux agents ?

Pour les agents, si l’accessibilité au dossier individuel est un droit, elle reste assez difficile car très centralisée. Les agents étant répartis sur l’ensemble du territoire, ils n’ont accès à leur dossier qu’en venant à Nantes. Avec la numérisation, cette consultation sera facilitée. C’est un progrès. On va pouvoir amener l’information vers les agents.
Quant à la préparation de ce projet, il ne faut pas sous estimer le travail préalable de classement et de toilettage des dossiers avant leur numérisation. C’est un travail indispensable. La sécurité et l’authentification des documents doivent en outre être garanties. Et, pour être partagée en interne mais aussi entre administrations en cas de mobilité, le choix d’une même norme suppose l’adhésion la plus large possible des collectivités.