Pour concevoir le projet DIAN, Nicole Le Dieu de Ville a prix exemple sur l’organisation adoptée par la Caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales (CNRACL) et la Caisse d’allocations familiales (CAF) de Pau.
Chaque document est numéroté puis scanné avant d’être envoyé dans la boîte aux lettres numérique du gestionnaire chargé de le classer au bon endroit. Reprenant ces modalités, le DIAN comprend neuf rubriques définies par le CIG Grande couronne (recrutement, carrières, maladie maternité, accident du travail, absentéisme, rémunération, notation, formation, retraite, discipline). Structuré comme un thésaurus, il offre une arborescence qui permet le codage de chaque document selon sa nature puis son archivage par n’importe quel agent. Des fichiers au format PDF, infalsifiables, et l'horodatage des documents, garantissent leur traçabilité, à condition d’être vigilant sur leur authenticité.
Compatible avec tous les systèmes d’information RH (SIRH), ce dossier, qui se feuillette d’un clic au coin de chaque page, a fait l’objet d’une étude d’opportunité par la Caisse des dépôts et consignations. Il devrait faciliter la communication des services RH avec les agents. « Si l’on prend l’exemple d’un arrêté à notifier, la notification électronique permet de s’assurer que l’agent l’a bien reçu. La numérisation nous fournira une main courante de gestion », souligne la présidente de l’ANDRHD. Elle voit aussi dans le DIAN une réponse possible à l’obligation future d’adhérer à une plateforme e-retraite et un prélude à la mise en place de plateformes de mutualisation de la gestion et de l’accompagnement des agents, à condition que son format devienne la norme.

Martine Doriac